Тема 3. Организационно-распорядительная документация.

Организационно-распорядительная документация.

Система организационно-распорядительной документации включает в себя: организационно-правовые документы и распорядительные документы.

Организационно-правовая документация

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, — организация системы и процессов управления, т. е.: создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

• регистрация организации;

• установление ее структуры;

• определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей;

• регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

• формирование коллегиальных и совещательных органов управления;

• регламентация деятельности аппарата управления;

• лицензирование деятельности в необходимых случаях;

• установление режима работы и системы охраны;

• организация труда работников и оценка труда работников;

• реорганизация организации;

• ликвидация организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др. ) или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых (в соответствии с ГОСТ Р 6. 30-2003) реквизитов: название учреждения подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Организации, учреждения, частные предприятия создают уставы, положения, инструкции и т. д.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Существуют, например уставы добровольных спортивных обществ, акционерных обществ, товариществ с ограниченной ответственностью, уставы, определяющие организацию и сферу деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой, дисциплинарный и др. ), уставы общественных организаций и т. д.

Уставы - это сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики.

Текст устава состоит из разделов:

• общие положения (определяют задачи и цели создаваемой организации);

• организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязи); регламент деятельности (формы управления, права и обязанности

• должностных лиц);

• финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);

• отчетная и ревизионная деятельность;

• порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Уставы частных предприятий утверждают владельцы, коллективы при регистрации в областных, краевых, городских или районных администрациях.

Формуляр-образец УСТАВА состоит из реквизитов: наименование организации (наименование министерства, ведомства) -автора документа;

наименование вида документа - УСТАВ;

• дата,

• номер;

• место издания (город);

• гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано); текст; подпись.

Должностная инструкция - организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц.

Все инструкции можно разделить на две основные группы:

• инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);

• должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных актов и распорядительных документов (законов, постановлений, приказов).

Инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа.

Раздел "Общие положения" устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее.

Раздел "Должностные обязанности" определяет виды работ, выполняемые сотрудником.

Раздел "Права" устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.

Раздел "Ответственность" конкретно указывает на то, за что работник несет ответственность.

Разделы инструкции могут иметь и другие названия.

Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных Подразделений; отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст согласовывают с юристами, отделом труда и заработной платы. Утверждают должностные инструкции руководители организации или с помощью распорядительного акта.

Изменения в должностную инструкцию вносит руководитель организации своим приказом или с помощью распорядительного акта.

Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеет право", "не допускается", "запрещается" и т. д. Текст излагают от третьего лица или в безличной форме.

Если инструкция предусматривает введение в практику документа новой формы (карты учета, акта, плана задания и т. д. ), то проект бланка этого документа должен содержаться в приложении к инструкции. В тексте следует описать порядок использования документа (перечень реквизитов, указание на того, кто заполняет документ, количество экземпляров, указание на того, кому передают документ и в какой период времени).

Инструкцию подписывает автор-составитель, а утверждает руководитель или специальный распорядительный документ.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Инструкцию оформляют на бланке формата А4. Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта (договора) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.

Инструкции по безопасности труда оформляют отделы охраны труда и техники безопасности.

Формуляр-образец ИНСТРУКЦИИ состоит из реквизитов:

• наименование организации - автора документа;

• наименование документа - ИНСТРУКЦИЯ;

• дата;

• номер;

• место издания (город);

• заголовок к тексту (в именительном падеже);

• гриф утверждения (или отметка, что инструкция является приложением к распорядительному документу);

• текст;

• подпись;

• гриф согласования;

• визы согласования.

Положение - правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают:

• индивидуальные - об отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием;

• типовые - о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатывают по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений.

Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения (его деятельность регламентируется вышестоящим руководителем, которому подчиняется данное подразделение), и разработчик.

Проект положения согласовывают с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения и замечания, их излагают на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта.

Проект положения представляют на утверждение руководителю предприятия.

Положение об организации утверждают с помощью распорядительного документа вышестоящей организации.

Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом. Его структура и содержание, как правило, определяет учреждение-разработчик.

Текст может состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, организация работы в целом или отдельных структурных подразделений.

Формуляр-образец ПОЛОЖЕНИЯ состоит из реквизитов:

наименование организации - автора документа;

наименование вида документа - ПОЛОЖЕНИЕ;

гриф утверждения;

дата; номер;

место издания (город);

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

гриф согласования;

визы согласования.

Структура и штатная численность поддерживается согласно Уставу организации. Указываются все структурные подразделения и количество штатных единиц в должности.

Документ оформляют на бланке организации, согласуют с главным бухгалтером. Утверждает руководитель организации. Все изменения вносят приказом руководителя.

Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав организации, указывает фонд заработной платы.

Оформляют на бланке организации. Утверждает руководитель организации. Все изменения вносят приказом руководителя.

Распорядительные документы

К распорядительным документам относятся приказы, протоколы, решения.

Приказ

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, для разрешения как основных, так и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Ведение приказов по основной деятельности и по личному составу осуществляется раздельно.

Приказами по основной деятельности оформляются все решения, связанные с реорганизацией и ликвидацией учреждения, утверждением или изменением структуры и штатов, утверждением и (или) введением в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), планированием, отчетностью, материально-техническим обеспечением, финансированием, информационным и документационным обеспечением, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности.

Приказами по личному составу оформляются прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников, командирование, изменение фамилии и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами.

Обязательными реквизитами приказа являются:

наименование организации (включая наименование вышестоящей организации), название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания (если необходимо), заголовок к тексту, текст, подпись, визы (согласования или ознакомления).

Датой приказа считается дата его подписания, если время вступления приказа в силу специально не оговаривается в тексте.

Регистрация приказов представляет собой присвоение порядковых номеров в пределах календарного года. Обычно к порядковому номеру приказов по основной деятельности добавляют буквенный индекс «од», приказов по личному составу сроком хранения 75 лет (прием на работу, увольнение, перевод, изменение фамилии и т.п.) – «лс», сроком хранения 3 года (командирование, предоставление отпуска и т.п.) – «к». Наличие буквенных индексов зависит от принятой в образовательном учреждении системы регистрации документов.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, кратко, выражает основное содержание документа и отвечает на вопрос «О чем?». Заголовок может занимать не более 5 строк, печатается у левого поля через 1 интервал: