19. Подготовка материалов для pr-мероприятий и рекламной деятельности организации.

 1. Определение целей мероприятияНеобходимо четко представлять ради чего задумано наше мероприятие: каких целей мы будем добиваться и о чем мы хотим поведать миру? Существует негласное правило, правильность которого каждый может проверить на практике: Плохая постановка задачи удлиняет время ее выполнения.

2. Определение бюджета мероприятияПеред началом работы по организации мероприятия неплохо бы знать, какие средства могут быть потрачены на его реализацию. Это оградит вас от выполнения ненужной работы. Не стоит сразу  расстраиваться, если вы считаете, что средств выделено мало. Я знаю много примеров малобюджетных PR-мероприятий, которые имели хороший результат. Но если бюджет совсем не соответствует поставленным целям, может стоит использовать другие инструменты PR?

3. Назначение ответственного за проведение мероприятияЕсли нет того, кто полностью отвечает за проект, скорее всего, проект будет обречен на неудачу. Как говорится: «у семи нянек детя без присмотра». Человек, отвечающий за организацию и проведение мероприятие, должен  в первую очередь обладать организационными способностями и, конечно же представлением о PR.

4. Определение целевой аудитории мероприятияНеобходимо четко представлять кто будет участниками (гостями) предстоящего мероприятия. Будут ли это только представители СМИ, или только ваши постоянные или потенциальные клиенты, или и представители СМИ, и клиенты? От этого будет зависеть многое: и формат мероприятия, и форма подачи информации и т.п.

5. Определение названия мероприятия Тема мероприятия должна быть актуальной для его участников и должна быть связана с деятельностью компании организатора.

6. Определение формата мероприятия Продолжительность мероприятия, способ и место проведения, количество докладчиков.

7. Выбор докладчиков, согласование содержания выступления, формирование списка необходимого дополнительного оборудования и вопросов, связанных с оформлением помещения, выбор ведущего

Докладчик должен быть интересен целевой аудитории, он должен быть в первую очередь хорошим оратором и «владеть материалом». Желательно обеспечить наличие дополнительного оборудования, необходимого для более эффективного изложения материала (проектор, экран, микрофон, блокнот и т.д.).

8. Формирование базы данных (БД) участников Необходимо определить источники формирования БД участников мероприятия. При количественном формировании БД необходимо учесть, что отклик целевой аудитории на приглашения принять участие в бесплатном семинаре при грамотном подходе составляет менее 10%.

9. Выбор даты проведения семинара При выборе даты необходимо учесть следующие факторы: на приглашение участников мероприятия и согласование всех его аспектов потребуется время. Дату мероприятия лучше назначать на середину недели; не должна совпадать с событиями, которые могут быть интересны вашей целевой аудитории.

10. Выбор места проведения семинара Место проведение должно соответствовать уровню предполагаемых участников, быть легко досягаемым для участников, пользующихся как личным, так и общественным.

11. Подготовка  текста приглашения и программы семинара Текст приглашения должен заинтересовать целевую аудиторию Не забудьте указать в нем: название, предварительную программу, дату, место и время проведения, контакты для обратной связи. Желательно приложить схему проезда к месту проведения.

12. Подготовка презентации компании, рекламно-информационных материалов для раздачи участникам семинара. Решение вопросов по оформлению помещения Качество и полнота информации презентационных материалов может повлиять на ее имидж. Они также помогут вам подробно рассказать о вашей компании, ее услугах и т.п.

13. Приглашение участников Необходимо определить инструмент или совокупность инструментов для приглашения участников (электронная рассылка приглашений, почтовая или факсовая рассылка, телефонный прозвон, доставка приглашений куртером). Выбор зависит от оперативности и «пафостности» участников мероприятия.

14. Ведение регистрационной БД. Осуществление обратной связи с откликнувшейся целевой аудиторией Главное не потерять ни один контакт и не оставить без ответа ни один пришедший отклик!!!

15. Изготовление идентификационных карточек участников Главное – правильно написать ФИО всех зарегистрировавшихся участников и не забыть про докладчиков и сотрудников компании.

16. Обучение персонала компании для работы на мероприятии Необходимо объяснить сотрудникам компании, которые будут работать на мероприятии, что семинар (презентация, пресс-конференция) не только возможность поесть вкусных булочек и попить кофе, а возможность привлечь нового «толстого» клиента.

17. Доставка приглашений курьером всем зарегистрировавшимся участникам семинара Это необязательный пункт. Все зависит от финансовых возможностей!

18. Контакт с зарегистрировавшимися участниками семинараОбязательно необходимо сделать за 1 – 2 дня до мероприятия.

19. Проверка боевой готовности! No comments…

20. Проведение семинара Если все предыдущие Вы подошли к выполнению вышеописанных пунктов и выполнили их в изложенном порядке, все должно пройти хорошо, если только не форс-мажорные обстоятельства. 

21. Оценка проведенного мероприятия Оцените, как прошло ваше мероприятие. Если что-то прошло не по запланированному сценарию, выясните: ПОЧЕМУ?

22. Работа с участниками мероприятия Проведенное PR-мероприятие –  это только начало большого объема работ PR-специалиста: работа с представителями СМИ, отслеживание вышедших публикаций, написание отчета и т.п. Если в мероприятии принимали участие потенциальные или постоянные клиенты, то впереди работа менеджеров компании.