Гост 2.321–84 ескд. Обозначения буквенные.

ГОСТ 2.503–90 ЕСКД. Правила внесения изменений.

ГОСТ 2.701–84 (1992) ЕСКД. Схемы, виды и типы. Общие требования к выполнению.

ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированная система организационно-распоряди-тельной документации. Требования к оформлению документов.

ГОСТ 6.38–90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГОСТ 7.1–2003 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления.

ГОСТ 7.9–95 (ИСО 214–76) Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Реферат и аннотация. Общие требования.

ГОСТ 7.12–93 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила.

ГОСТ 7.32–2001 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.

ГОСТ 7.54–88 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление численных данных о свойствах веществ и материалов в научно-технических документах. Общие требования.

ГОСТ 8.417–2002 Государственная система обеспечения единства измерений. Единицы физических величин.

ГОСТ 13.1.002–2003 Репрография. Микрография. Документы для съемки. Общие требования и нормы.

ГОСТ 15.011–96 Система разработки и постановки продукции на производство. Порядок проведения патентных исследований.

ГОСТ 21.1101–92 СПДС. Основные требования к рабочей документации.

ГОСТ 9327–60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

ГОСТ 28388–89 Система обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения.

Введение

Соблюдение нормативных требований при написании и оформлении текстовых документов, чертежей, схем и плакатов способствует сокращению избыточности информации, ускорению прочтения и исключению многозначности их восприятия.

Текстовым документом^ принято считать пояснительную записку к дипломному, курсовому проекту (работе), отчет по лабораторной работе, производственной и преддипломной практике, расчет или другой документ в машинописном варианте или выполненный на ПЭВМ с последующей распечаткой на принтере.

В данном учебном пособии приведены требования государственных стандартов к структуре, оформлению и изложению документов, к оформлению графического материала, а также учтены учебно-методические рекомендации по организации учебного процесса в университете.

1. Текстовые документы

1. Структура текстовых документов

Структурными элементами текстового документа являются:

1) титульный лист;

2) список исполнителей;

3) реферат;

4) содержание;

5) нормативные ссылки;

6) определения;

7) обозначения и сокращения;

8) введение;

9) основная часть;

10) заключение;

11) список использованных источников;

12) приложения.

Структурные элементы приведены в порядке размещения их в текстовом документе.

Обязательные структурные элементы выделены полужирным шрифтом. Необязательные структурные элементы включают в текстовый документ по усмотрению исполнителя.

Титульный лист является первой страницей текстового документа, служит источником информации, необходимой для обработки и поиска документа.

На титульном листе приводятся следующие сведения:

1) наименование вышестоящей организации;

2) наименование организации-исполнителя;

3) наименование работы;

4) тема;

5) должности, ученые степени и звания, фамилии и инициалы руководителей и исполнителя;

6) место и дата составления.

Подписи и даты подписания должны быть выполнены только черными чернилами или тушью.

Элементы даты приводят арабскими цифрами на одной строке в следующей последовательности: день, месяц, год. например, дату 10 апреля 2006 г. следует оформлять 10.04.2006.

Пример оформления титульного листа дипломного проекта (работы) представлен в приложении А, курсового проекта (работы) – в приложении Б, отчета по лабораторной, практической работе, по практике и т. п. – в приложении В.

В список исполнителей должны быть включены фамилии и инициалы, должности, ученые степени и звания руководителей работы, ответственных исполнителей, исполнителей и соисполнителей, принимавших участие в выполнении работы. В конце списка помещают подпись нормоконтролера.

Если отчет выполнен одним исполнителем, его должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы, а также подпись нормоконтролера следует указывать на титульном листе отчета.

Реферат должен содержать:

1) сведения об объеме работы, количестве иллюстраций, таблиц, приложений, количестве книг, количестве использованных источников;

2) перечень ключевых слов;

3) текст реферата.

Перечень ключевых слов должен включать от 5 до 15 слов или словосочетаний из текста, которые в наибольшей мере характеризуют его содержание и обеспечивают возможность информационного поиска. Ключевые слова приводятся в именительном падеже и печатаются прописными буквами через запятую.

Текст реферата должен отражать:

– объект исследования или разработки;

– цель работы;

– метод или методологию проведения работы;

– результаты работы;

– основные конструктивные, технологические и технико-эксплуатационные характеристики;

– степень внедрения;

– рекомендации по внедрению или итоги внедрения;

– область применения;

– экономическую эффективность или значимость работы;

– прогнозные предположения.

Если текстовый документ не содержит сведений по какой-либо из перечисленных структурных частей реферата, то в тексте реферата эта часть опускается, при этом последовательность изложения сохраняется.

Пример составления реферата приведен в приложении Г.

Содержание включает введение, наименование всех разделов, подразделов, пунктов (если они имеют наименование), заключение и приложения с указанием номеров страниц, с которых начинаются эти элементы. В текстовом документе объемом не более 10 страниц содержание допускается не составлять.

Структурный элемент Нормативные ссылки содержит перечень стандартов, на которые в тексте дана ссылка.

Перечень стандартов начинают со слов: «В настоящем отчете использованы ссылки на следующие стандарты».

В перечень включают обозначения стандартов и их наименования в порядке возрастания регистрационных номеров обозначений.

Структурный элемент Определения содержит определения, необходимые для уточнения или установления терминов, используемых в работе.

Перечень определений начинают со слов: «В настоящем отчете применяют следующие термины с соответствующими определениями».

Структурный элемент Обозначения и сокращения содержит перечень обозначений и сокращений, используемых в данной работе.

Запись обозначений и сокращений приводят в порядке упоминания их в тексте, сопровождая необходимой расшифровкой и пояснениями.

Список должен располагаться в виде столбца. Слева приводят сокращения, условные обозначения, символы, единицы физических величин и термины, справа – их детальную расшифровку.

Допускается определения, обозначения и сокращения приводить в объединенном структурном элементе Определения, обозначения и сокращения.

Если сокращения, обозначения и термины повторяются в отчете менее трех раз, отдельный список не составляют, а расшифровку дают непосредственно в тексте при первом упоминании.

Введение должно содержать оценку современного состояния решаемой научно-технической проблемы, основание и исходные данные для разработки темы, обоснование необходимости работы, сведения о планируемом научно-техническом уровне разработки, патентных исследованиях и выводы из них, сведения о метрологическом обеспечении. Во введении должны быть отражены актуальность и новизна темы, связь данной работы с другими исследованиями.

Основная часть текстового документа должна содержать данные, отражающие сущность, методику и основные результаты выполненной работы.

В зависимости от особенностей работы основную часть излагают в виде текста, таблицы, сочетания иллюстраций и таблиц или сочетания текста, иллюстраций и таблиц.

Основную часть текстового документа следует разбить на разделы. Разделы основной части могут делиться на подразделы и пункты. Пункты при необходимости могут быть разделены на подпункты. Каждый пункт должен содержать законченную информацию.

Данные о свойствах веществ и материалов приводятся в соответствии с ГОСТ 7.54, единицы физических величин – по ГОСТ 8.417.

Заключение должно содержать краткие выводы о результатах выполненной работы, оценку полноты решений поставленных задач, разработку рекомендаций по конкретному использованию результатов, оценку технико-экономической эффективности принятых решений и оценку научно-технического уровня выполненной работы в сравнении с лучшими достижениями в данной области.

Список использованных источников должен содержать сведения об источниках, использованных при составлении текстового документа.

Сведения об источниках следует располагать в порядке появления ссылок на источники в тексте документа и нумеровать арабскими цифрами с точкой.

Сведения об источниках приводятся в соответствии с требованиями ГОСТ 7.1. Примеры их библиографических записей приведены в приложении Д.

В приложения рекомендуется включать дополнительные и вспомогательные материалы, связанные с выполненной работой, которые по каким-либо причинам не могут быть включены в основную часть.

В приложения могут быть включены:

1) материалы, дополняющие отчет;

2) промежуточные математические доказательства, формулы и расчеты;

3) таблицы вспомогательных цифровых данных;

4) протоколы испытаний;

5) описание аппаратуры и приборов, применяемых при проведении экспериментов, измерений и испытаний;

6) заключение метрологической экспертизы;

7) инструкции, методики, описания алгоритмов и программ задач, решаемых ЭВМ и разработанных в процессе выполнения работы;

8) иллюстрации вспомогательного характера;

9) акты внедрения результатов работы и др.

Также в приложения рекомендуется включать иллюстрации, таблицы, распечатки с ЭВМ, выполненные на листах формата А3.

Правила оформления приложений представлены в пп. 1.2.7.

1.2 Правила оформления текстовых документов

1.2.1 Общие требования

текстовые документы оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ 7.32, ГОСТ 2.105 и ГОСТ 6.30. Страницы текста и включенные в отчет иллюстрации и таблицы должны соответствовать формату А4 по ГОСТ 9327. Допускается представлять иллюстрации, таблицы и распечатки с ЭВМ на листах формата А3.

Текстовые документы подразделяются на два типа – содержащие сплошной текст (расчеты, пояснительные записки и т. п.) или содержащие текст, разбитый на графы (спецификации, таблицы и т. п.). Часто при выполнении различных работ и проектов создаются текстовые документы, представляющие собой сочетание обоих типов документов.

Текстовые документы выполняют одним из следующих способов:

– машинописным, в соответствии с требованиями ГОСТ 13.1.002. Шрифт пишущей машинки должен быть четким, высотой не менее 1,8 мм. Текст печатается на одной стороне листа писчей бумаги белого цвета через 1,5 интервала. абзацный отступ должен быть одинаковым, равным пяти ударам пишущей машинки (15–17 мм). Необходимо использовать ленты только черного цвета (полужирная);

– с применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ (ГОСТ 2.004);

– в виде исключения преподаватель имеет право разрешить студенту оформить отчет по лабораторной, практической работе, отчет по практике, курсовой проект (работу) в рукописном виде.

Правила и рекомендации по оформлению текстовых документов, выполненных на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ, приведены в пп. 1.2.13.

Текст отчета следует печатать, соблюдая следующие размеры полей: правое – не менее 10 мм, верхнее, нижнее и левое – не менее 20 мм.

Вне зависимости от способа выполнения документа качество напечатанного текста и оформление иллюстраций, таблиц, распечаток с ЭВМ должно удовлетворять требованию их четкого воспроизведения и восприятия.

При выполнении документа необходимо соблюдать равномерную плотность, контрастность и четкость изображения. Все линии, буквы, цифры и знаки должны быть одинаково черными и четкими по всему документу.

Вписывать в отпечатанный текст документа отдельные слова, формулы, знаки допускается только черными чернилами или черной тушью, при этом плотность вписанного текста должна быть максимально приближена к плотности основного изображения.

Опечатки, описки и графические неточности допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного изображения машинописным способом или от руки черными чернилами или черной тушью.

Повреждения листов текстовых документов, помарки и следы не полностью удаленного прежнего текста (графики) не допускаются.

Фамилии, названия учреждений, организаций, фирм, названия изделий и другие имена собственные приводят на языке оригинала. Допускается транслитерировать имена собственные и приводить названия организаций в переводе на язык отчета с добавлением (при первом упоминании) оригинального названия.

При сокращении русских слов и словосочетаний следует руководствоваться ГОСТ 7.12.