Глава 2. Использование компьютерных технологий

при подготовке презентаций

Презентация – это специальное шоу для демонстрации новых изделий и других нововведений. Ее отличие от выставок состоит в том, что на выставках экспонируются любые изделия, а презентация проводится с целью ознакомления потребителей с новейшей продукцией и любыми другими нововведениями.

При этом нужно быть готовым к тому, что нововведение может вызвать настороженный прием со стороны общественности. Убедить общественность в целесообразности нововведения и его полезности – вот основная задача решаемая специалистом по связям с общественностью. Подчеркнем, что презентация – это шоу и компьютерные технологии позволяют сделать таковым любой, даже не очень интересный аудитории доклад.

Мы говорим о презентациях, но большинство из рассмотренных ниже приемов использования компьютерных технологий можно применять при подготовке к любому совещанию, собранию, конференции и пр.

Типичные вопросы, возникающие при подготовке презентации:

- На какую аудиторию ориентироваться?

- Что эта аудитория хочет услышать?

- Где будет проходить презентация?

- Когда она состоится?

Подобные вопросы возникают и при подготовке других мероприятий, организуемых отделами по связям с общественностью. Не стоит забывать и о том, что работа над презентацией, как и над любым другим PR проектом неизбежно проходит характерные для проекта этапы реализации:

- Определение целей и путей их достижения, проведение маркетинговых исследований, разработка плана мероприятий;

- Реализация проекта;

- Реклама проекта, привлечение внимания общественности;

- Подведение итогов на основе сравнения полученных результатов с запланированными по установленным критериям.

Уделяя основное внимание вопросам реализации проекта, другим этапам придают порой меньшее значение, что в корне неверно. Без правильно поставленных целей и путей их реализации вряд ли можно рассчитывать на эффективность проекта. Отсутствие «разбора полетов» делает весьма вероятным повторение уже допущенных ошибок. На этапе реализации проекта основное внимание необходимо уделять подготовке к мероприятию.

Подготовка к презентации должна включать в себя:

1) Изучение темы.

2) Подготовку выступления.

3) Подготовку иллюстративного материала.

4) Посещение места будущего выступления.

5) Проверку оборудования.

6) Практику в использовании оборудования.

7) Практику речи.

8) Подбор соответствующего типа одежды.

Основное внимание уделим третьему пункту приведенного выше перечня. При этом под иллюстративным материалом будем понимать набор слайдов, демонстрируемых аудитории посредством мультимедийного проектора.

Создание таких слайдов возможно с использованием различных пакетов прикладных программ. Мы остановимся на программе информационной и компьютерной поддержки презентаций Microsoft PowerPoint, разработанной корпорацией Microsoft и входящей в стандартный пакет Microsoft Office. PowerPoint создает файл презентаций, который содержит набор слайдов и имеет расширение имени *. ppt или *.pps.

Данная программа может использоваться и как редактор слайдов, и как программный продукт, с помощью которого происходит отображение созданного файла презентации.