5.3. Формы администрирования

Форма как внешнее, образное, наиболее запоминающееся пред­ставление об объекте рассматривается, прежде всего, как характе­ристика его выделения, идентификации и позиционирования в окружающей среде. С постановкой этих задач развивается гораздо более глубокое и комплексное применение формы, обеспечиваю­щее объединение, упорядочивание, сохранение состава и содержа­ния представляемого ею объекта. Объединение всего комплекса подобных действий понятием «формирование» во многом предопределяет востребование и применение соответствующих воз­можностей администрирования организации.

Естественно, что с формированием организации не только не исчезает, но, напротив, резко возрастает практическая потребность в ее администрировании. Реальное функционирование организации сопровождается разработкой и применением исключительно раз­нообразного спектра форм администрирования. Их объектами, за­дачами, функциями, по мнению Райченко А.В., становятся: - официальное представительство,

- взаимодействие с контрагентами,

- договорное сопровождение,

- ве­дение документооборота,

- делопроизводства и многие другие пози­ции.

Наконец, завершение деятельности и непосредственная лик­видация организации целиком и полностью осуществляются и оформляются административными ресурсами.

Таким образом, как весь жизненный цикл организации, так и ряд действий до его начала и после завершения необходимо обес­печиваются широким спектром форм администрирования. Но как любая организация, так и ее администрирование сопровождаются, прежде всего, расширением и углублением специализации соот­ветствующих форм.

Объектная, целевая, субъектная и другая иден­тификация позволяет достаточно полно и разнообразно класси­фицировать не только их состав и содержание, но и весьма спе­цифическое и разнообразное взаимодействие. Именно оно, его целенаправленно мобилизуемые конструктивные ресурсы закла­дывают основы разработки и применения современных подходов к администрированию организации.

Организационно-методическое обеспечение и оперативно - регулирующее сопровождение реального процесса формирования, функционирования, развития, свертывания и ликвидации орга­низации предполагают разработку и применение универсальных и специализированных форм прикладного администрирования организации. Необходимость комплексного подхода к разработке и применению административного обеспечения современной ор­ганизации обусловливается не только собственно ее содержатель­ным развитием и усложнением. Во многом она определяется по­следовательной, активной и вероятностной интеграцией органи­зации в социальную, государственную системы, конкурентную деловую среду рыночных экономических отношений.

С позиций внутренней организации администрирование представляется пакетом устоявшихся форм регистрации, регламента­ции, нормирования, инструктирования и санкционирования её уставной деятельности.

Специализация их построения и применения в режимах обеспечения и сопровождения деятельности ор­ганизации предполагает определенную адаптацию к конкретным целям, задачам и условиям. Она приводит к определенным внут­ренним особенностям состава и содержания конкретных форм администрирования той или иной организации.

Такое обособление само по себе не нарушает универсального подхода к построению и применению комплекса современных форм администрирования внутренних процессов организации. Напротив, оно становится не только отражением административ­ной индивидуальности данной организации, но и представляет эволюцию выработки и отбора более прогрессивных администра­тивных инструментов. Базовый состав и соответствующее ему содержание основных форм внутреннего администрирования орга­низации представляют собой стабилизировавшийся перечень, объединяющий следующие позиции (рис. 5.2.)

Рис. 5.2. Основные формы внутреннего администрирования в организации

Представленный на рисунке перечень объединяет понятные всем формы администрирования, с которыми каждый из нас не раз встречался в своей профессиональной деятельности.

Вместе с тем, их состав, содержание и, что особенно важно, применение постоянно развиваются и совершенствуются, обеспечивая новые формы реализации растущих потребностей организации и потен­циала ее персонала. Это предполагает необходимость обеспечения определенности, четкости и, главное, однозначности понимания и применения даже самых привычных и постоянно используемых форм администрирования организации (далее в тексте эти формы выделены жирным шрифтом).

Порядки, изначально выделяя двойственную природу своего становления, применяются к администрированию приоритетно по отношению к определяемым процессам производства, реали­зации, обращения. Эволюционно складываясь, в дальнейшем они оптимизируются и закладываются в основу формирования и функ­ционирования организации.

Порядок ад­министративно оформляется в уставе, учредительном договоре, пакете официально регистрируемых документов (например, порядок проведения общего собрания акционеров). При этом устав как главный закон организации определяет цель, вид, форму и ос­новные характеристики, позиционирующие ее в деловой среде.

Внутренние основы формирования и функционирования ор­ганизации определяются положениями, направляющими ту или иную деятельность составляющих ее подразделений (например, положение о Совете директоров). Они определяют их место, роль, статус и другие характеристики, необходимо обеспечивающие позиционирование и уставную деятельность организации.

На практике реализация основных позиций и принципов применения этих документов во многом осуществляется ранжированием самых разнообразных последовательностей. Определяемые ими приоритеты, составы, очередности и другие характеристики построения и оформления организации позволяют целенаправленно подготовить ее к устав­ной деятельности.

Структура как отражение внутреннего строения и форма как представление внешнего образа организации устойчиво опреде­ляют ее состояние, отношения, строение и ряд других основооб­разующих характеристик (например, ОАО, ЗАО, ТОО и др.).

Юридически регистрируемые формы определяются административным кодексом, а организационные, корпоративные и иные - конкретизируются уставом и учреди­тельным договором, позволяя организации оформиться в качестве субъекта рыночного взаимодействия. Палитра организационных структур позволяет конкретизировать, позиционировать и стаби­лизировать содержание организации в качестве объекта руковод­ства и управления.

Оперативные характеристики деятельности организации опре­деляются целенаправленно разрабатываемыми и устанавливаемы­ми режимами ее функционирования. Они согласовываются с объ­ективными временными параметрами и синхронизируются с со­ответствующими характеристиками процессов параллельно и последовательно функционирующих организаций (например, 2-х сменный или 3-х сменный режим работы).

Одним из обязательных условий такого согласования яв­ляется установление и поддержание строго определенных времен­ных циклов и периодов функционирования организации. Оно обеспечивается регламентацией ее деятельности, которая распро­страняется не только на оперативные, но и на стационарные ха­рактеристики.

Регламентация в широком смысле этого понятия определяется установлением и соблюдени­ем строгих границ, рамок, пределов, составов и пр., обеспечива­ющих предсказуемость организации.

В отличие от нее норма лишь отражает или устанавливает наиболее ожидаемые или ориентиру­ющие уровни тех или иных показателей формирования или функ­ционирования организации.

Эти и другие формы администриро­вания объединяются правилами и инструкциями как непо­средственно называемыми документами, так и опосредованно воспринимаемыми и исполняемыми обобщениями (например, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции).

Особое место в пакете ресурсов администрирования организа­ции занимают такие специфические формы, как субординация и полномочия. Не представляя конкретного материального ресурса, они решающим образом распределяют права, обязанности и от­ветственность персонала организации по его штатному составу и должностному содержанию.

Такими же значимыми ресурсами административного воздействия реально функционирующей ор­ганизации являются приказы, распоряжения, указания, контроль исполнения и ответственность.

С их помощью осуществляется абсолютное большинство процедур администрирования. Все выше приведенные формы администрирования непосредственно применяются или оказывают существенное воздействие не только на внутреннюю, но и на внешнюю деятельность организации.

Единый комплекс унифицированных форм административно­го сопровождения внешней деятельности становится необходимым условием эффективной интеграции организации в реальную деловую среду. Чаще всего она обеспечивается представлением уни­фицированных документов, оформляемых по административно установленной форме и проводимых в соответствии с действующей процедурой. В самом общем виде основные направления и при­меры соответствующих им документов можно представить следу­ющим образом (рис. 5.3).

Рис. 5.3. Формы внешнего документального администрирования

Документальные формы администрирования внешних отно­шений организации, как отраженные на рисунке, так и вообще возможные, представляются достаточно определенно. Вместе с тем, процедуры внешнего обращения документальных форм ад­министрирования предполагают реализацию значительно более сложных вероятностных конфигураций. Это обусловливает необ­ходимость четкого, прозрачного и, главное, превентивного согла­сования форм и методов администрирования процедур докумен­тального обращения между всеми потенциальными участниками рынка.

Если процедуры административного документального обеспе­чения штатного взаимодействия с официальными структурами; финансовыми организациями, проверяющими органами и т. д. устанавливаются централизованно, то инициируемые бизнесом контакты требуют предметной проработки. Формы и методы ад­министративного обеспечения и сопровождения возможного спек­тра таких взаимодействий обусловливают подробное изложение практического освоения и адаптированного применения.

Так, с активным развитием рыночных отношений унификация и регламентация форм администрирования, применяемых, напри­мер, при обеспечении оформления и преобразования отношений собственности, становятся не только целесообразными, но и со­вершенно необходимыми.

Об этом свидетельствуют постоянно увеличивающееся число и расширяющееся разнообразие способов незаконных слияний, поглощений, захватов имущества «по-свое­му перспективных» организаций. Большинство из них основыва­ется на несовершенстве или просто неграмотности администра­тивного оформления прав и процедур легитимного обращения собственности. В этой связи необходимо помнить, что законода­тельное сопровождение и конструктивное обеспечение осуще­ствления отношений собственности возможны только на детально проработанной административной основе, всеобщей и обязатель­ной к соблюдению всеми участниками рыночных отношений.

Разработка, утверждение, введение в действие и эксплуатация таких всеобщих административных систем, как земельный кадастр, единый государственный реестр юридических лиц, реестры акци­онеров и т. п., призваны обеспечить базовые условия для решения этой проблемы. Но их эффективное использование предполагает административное сопровождение установления и исполнения соответствующих пакетов документов и процедур их оформления и обращения. Отсутствие такового или недостаточное админист­ративное обеспечение и становятся основными причинами таких нарушений законодательства, как, например, криминальный «пе­редел собственности».

Помимо документально обеспечивающих, организация прини­мает участие и в других, самых разнообразных процедурах, необ­ходимо сопровождающих реализацию ее внешних взаимодействий. Их состав и содержание формируются настолько разнообразно, насколько инновационно развивается собственно данное взаимо­действие и соответствующий сегмент бизнеса. Административное обеспечение и сопровождение подобных процессов нуждаются в настолько же инновационных, настолько разнообразных и, глав­ное, адекватных содержанию формах построения и реализации соответствующих процедур.

Практикой инициативного введения и внутреннего применения сегодня последовательно расширяется и специализируется пакет корпоративных документов, включающий разнообразные уставы, кодексы и другие положения. В большинстве случаев их еще не­льзя, да, возможно, и не следует облачать в непосредственно администрируемую форму, но ряд подобных положений эффектив­но применяется современными компаниями в инновационном администрировании.

Например, такое конкурентное преимуще­ство, как «деловая репутация компании» не присваивается или закрепляется официально. Вместе с тем, его мгновенно дезавуи­рует применение административных санкций, даже если вина конкретной компании, как это было в период банковского кри­зиса, официально еще не доказана.

Состав, а особенно содержание администрирования, в том чис­ле с помощью развития разнообразных инновационных форм, выделяют конкурентные способности организации, специализи­руют и подчеркивают ее индивидуальность. Вместе с тем, необхо­димость постоянной коммуникации и взаимодействия организа­ции с кругом самых разнообразных внешних контрагентов пред­полагает неизбежную унификацию обеспечивающих их форм администрирования. Конструктивные решения данных задач, как в области документооборота, так и в сфере сопровождения про­цедур взаимодействия контрагентов, также необходимо основы­ваются на администрировании.

Это, прежде всего, относится к официальному оформлению и административному сопровождению таких важнейших корпора­тивных процедур, как:

• презентация новой организации;

• проведение конкурсов, аукционов и тендеров;

• публикация проспекта эмиссии общества;

• первичное размещение ценных бумаг;

• презентация инвестиционных проектов;

• ведение официальных переговоров;

• создание объединений и консорциумов;

• регистрация заключения контрактов и сделок;

• осуществление арбитражного судопроизводства;

• достижение пониманий и соглашений;

• объявление о совместных намерениях и т. п. Отсутствие или недостаточное административное обеспечение оформления, представления и проведения таких мероприятий не­редко сознательно используются заинтересованными сторонами для принятия и продвижения нелегитимных решений. Ярким при­мером этого стала критика Президентом Российской Федерации действий коррумпированных чиновников, осуществляющих через аффилированные структуры скупку конкретной недвижимости, перед реализацией государственных проектов на их территории. Сама возможность таких действий, а тем более их осуществление должны однозначно пресекаться, а лучше всего в принципе адми­нистративно не допускаться.

Выделенные направления, приведенные примеры и проблемы обеспечения и сопровождения организации современными фор­мами администрирования показали исключительную актуальность их освоения и практического применения. Современная реальная организация необходимо основывается, оформляется и реализу­ется самыми разнообразными прикладными административными ресурсами.