5.2. Задачи администрирования

Апробация и адаптация всей совокупности действий админи­страции к потребностям и условиям функционирования органи­зации позволили Райченко А.В., автору известного учебника, достаточно четко определить базовый состав административных задач (далее в тексте выделены курсивом). Он логически обусловлен и выстраива­ется в преемственно обосновываемую последовательность.

Ее на­чало определяется целями первого этапа жизненного цикла орга­низации, которые выделяют такие стартовые задачи, как (1) официальная регистрация и (3) организационное оформление.

Обеспечение их конструктивного решения объективно основывается на необ­ходимости проведения (2) содержательной детализации основных элементов, характеристик, признаков и средств идентификации организации.

Внешнее (3) организационное и юридическое оформление позво­ляет перейти к постановке и решению таких внутриорганизационных задач, как (4) функциональная регламентация, (5) иерархическая структуризация, (6) статусное позиционирование, (7) должностная суб­ординация. Их результаты определяют структуру организации и её подразделений, распределение и закрепление прав, обязанно­стей и ответственности между сотрудниками и их формализован­ными объединениями. Естественно, что это предполагает прове­дение (8) методического инструктирования персонала и (9) операцион­ной процедуризации содержательного исполнения закрепленных полномочий.

Разработка и проведение основных процедур целенаправлен­ного функционирования подразделения и сотрудников организа­ции объективно нуждаются в (10) комплексном обеспечении. Под ним подразумевается предоставление подразделениям и сотрудникам всего необходимого разнообразия материальных ресурсов, взаи­модействий и услуг, предусмотренных их полномочиями, струк­турным положением и субординационным статусом. В этой связи ставятся и решаются также такие совершенно необходимые для нормального функционирования организации задачи, как (13) офисная организация, (14) курьерское обслуживание, (15) канцелярское сопровож­дение. Их эффективное разрешение завершается обеспечением соблюдения (12) режимных ограничений и (11) физической охраны, завер­шающих офисное представление организации.

Постановка и решение блока предыдущих задач изначально носит универсальный характер, что позволяет стандартно исполь­зовать его практически для любых организаций. Их ориентация на конкретные условия, профиль деятельности, специфику функ­ционирования существенно расширяют и углубляют режимы ап­робации и адаптации административных задач.

Прежде всего, здесь выделяются (19) внешняя коммуникация и (18) ведомственная коммутация, во многом модифицирующие соответствующие структуры и про­цедуры. Естественно, что такая модификация соответствующим образом отражается на постановке и решении задач построения систем: (17) служебной корреспонденции и (16) документационного оформ­ления.

Проведенные подготовительные меры административного обе­спечения функциональной деятельности организации позволяют перейти к постановке и решению задач организации (20) ведения до­говорных отношений и (21) сопровождения выполнения их содержа­тельных положений и установленных условий. Они представляют основную деятельность организации, которая необходимо обес­печивается и сопровождается постановкой и осуществлением пер­манентных программ: (25) инспектирования деятельности и (22) контроля исполнения.

Выявленные в результате этих действий отклонения предпола­гают постановку и решение контрастных и наглядно выделяющих­ся задач администрирования организации. К ним относятся три таких важнейших инструмента администрирования, как (23) перма­нентная диспетчеризация, (24) оперативное регулирование и (26) санкци­онирование действий. При этом первые две составляющие разли­чаются предоставленными полномочиями, тактически ориенти­рованными диспетчеризацией и стратегически направляемые регулированием. Административное санкционирование подразу­мевает как предоставление полномочий, так и применение санк­ций по результатам их осуществления.

Завершающий блок объединяет достаточно понятные задачи обеспечения отражения деятельности организации и ее результа­тов как в ее собственных интересах, так и в связи с деятельностью контролирующих органов. Здесь чаще всего выделяются такие административные задачи, как (27) организация документооборота, (28) ведение делопроизводства, (29) обеспечение статистической отчетно­сти и (30) архивного хранения.

Их постановка и решение, так же как в первом и третьем блоках, носят достаточно универсальный ха­рактер, но в той или иной степени отражают специфику конкрет­ной организации. Понятно, что такая специфика для исключи­тельно больших (глобальных) и уникальных организаций может существенно расширять круг приведенных задач администриро­вания, что должно соответствующим образом учитываться.

В целом состав и содержание базового цикла апробированных, адаптированных и ориентированных на потенциальную необхо­димость модернизации административных задач можно предста­вить следующим образом (табл. 2).

Естественно, что в реальных условиях формирования и функ­ционирования конкретной организации состав, содержание и по­зиционирование таких задач могут претерпевать то или иное из­менение. Вместе с тем, общая логика построения основного содержания администрирования организации, отражается приведенным составом достаточно полно и обоснованно.

Таблица 2.