5.12. Делегирование полномочий и распределение ответственности

Делегирование полномочий означает передачу задач и полномочий определенному лицу, которое принимает на себя обязательство их выполнения.

Полномочия - это ограничен­ное право распоряжаться ресурсами и определять действия работников организации.

Делегирование задач и полномочий порождает в органи­зации проблему распределения ответственности.

Ответствен­ность - это обязательство работника выполнять присущие занимаемой им должности задачи и отвечать за результаты своей деятельности. При этом различают ответственность ис­полнителя и ответственность руководителя.

Ответственность исполнителя представляет собой обяза­тельство работника выполнять делегированные ему задачи и отвечать за результаты своего труда. А ответственность руководителя - это обязательство отвечать за результаты труда подчиненных ему работников.

Различают следующие виды организационных полномочий:

1. Линейные - право непосредственного единоличного командования.

2. Аппаратные - полномочия аппарата управления. Под­разделяются на две группы:

а) рекомендательные - линейные руководители могут (но не обязаны) обращаться к аппарату управления за консуль­тациями;

б) полномочия обязательного согласования - линейные руководители обязаны обсуждать и согласовывать с соответ­ствующими подразделениями аппарата проекты готовящих­ся к принятию решений.

3. Функциональные полномочия - право руководителя самостоятельно принимать решения, но только в пределах определенной функции.

4. Параллельные полномочия - право отклонять реше­ния линейного руководителя.

Основной проблемой в процессе делегирования полномо­чий и распределения ответственности является необходимость обеспечения рационального соотношения между ними. Иными словами, наделение руководителя или работника определенными полномочиями неизбежно должно сопровождаться соответствующим повышением степени ответственности указанного руководителя или работника за результаты своей деятельности.

5.13. Создание системы коммуникаций и информационного

обеспечения организации

Коммуникация - это обмен информацией между людьми.

В систему коммуникаций организации входят внешние и внутренние коммуникации.

Внешние коммуникации включают в себя обмены инфор­мацией между организацией и ее внешней средой.

Внутрен­ние коммуникации представляют собой информационные об­мены между элементами организации.

Внутренние коммуникации подразделяются на следую­щие виды:

а) вертикальные - передача информации с высших уров­ней руководства на низшие;

б) горизонтальные - связывают равноправные элементы организации;

в) формальные - основаны на формальных, служебных отношениях;

г) неформальные - основаны на личных, неслужебных отношениях.

Процесс коммуникации возможно осуществлять при на­личии следующих основных элементов: отправитель, сооб­щение, канал связи, получатель.

Основными этапами процесса коммуникации являются:

1. Формулирование идеи и отбор информации.

2. Кодирование информации и формирование сообщения.

3. Выбор канала связи и передача сообщения.

4. Декодирование сообщения и восприятие информации.

5. Интерпретация сообщения и формирование ответа на него.

6. Передача ответа отправителю.

Главной задачей процесса коммуникации в организации является обеспечение руководителей и работников на всех уровнях управления необходимой для принятия и реализа­ции управленческих решений информацией.

Информационное обеспечение менеджмента заключается в создании эффективной системы сбора, обработки, хране­ния и передачи информации.

Различают также два вида состояния информации: ста­тическое и динамическое.

Статическое представляет собой организованное хранение и накопление необходимой инфор­мации в базах данных.

Динамическое - это движение инфор­мации в процессах коммуникации по каналам связи в виде информационных потоков.

В деятельности крупных организаций передача оператив­ной и достоверной информации становится первостепенным фактором, поэтому для современного менеджмента характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации.

Управленческая внутрифирменная информационная сис­тема (ВИС) представляет собой совокупность информацион­ных потоков, удовлетворяющих потребности в информации различных центров принятия управленческих решений. Она состоит из

-технических средств обработки информации;

-внут­ренних и внешних каналов связи;

-информации, зафиксиро­ванной на соответствующих носителях.

Цели ВИС:

1. Автоматизация административно-управленческого труда.

2. Повышение оперативности и обоснованности принимае­мых решений.

3. Создание системы доступа, хранения, обновления и обработки информации.

4. Непрерывное развитие и совершенствование техноло­гии обработки информации.

Функции ВИС:

1. Определение потребности каждого менеджера в необ­ходимой ему информации.

2. Разработка программного обеспечения, создание и ис­пользование банков данных.

3. Определение потребности в технических средствах и уровня затрат на их приобретение и эксплуатацию.

4. Координация всех работ по информационному обслу­живанию.

5. Автоматизированная обработка и выдача документов и текстовой информации.