47

Курс лекций Назарова В.М. по административному менеджменту

Тема 5. Задачи, формы и методы административного менеджмента

5.1. Система администрирования в организации

5.2. Задачи администрирования

5.3. Формы администрирования

5.4. Понятие и виды методов административного менеджмента

5.5. Организационно-распорядительные методы управления

5.6. Административно-распорядительные методы управления

5.7. Понятие и основные этапы организационного проектирования

5.8. Определение миссии и целей организации

5.9. Выбор правовой формы организации

5.10. Создание рабочих групп

5.11. Формирование уровней управления организации

5.12. Выбор оптимальной структуры управления организации

5.13. Делегирование полномочий и распределение ответственности

5.14. Создание системы коммуникаций и информационного

обеспечения организации

5.1. Система администрирования в организации

В практике управления исполнение каждого принимаемого решения в той или иной степени необходимо обосновывается, сопровождается и обеспечивается администрированием. Этим определяется организационно - методическое значение административного менеджмента в разработке, принятии и реализации любых управленческих решений, обеспечении эффективного функционирования и развития каждой организации.

Однако перед тем, как непосредственно приступить к предусмотренной бизнес-планом организации деятельности, организацию необходимо учредить, зарегистрировать, оформить.

Осуществить это нужно тогда, когда аппарата управления, как и вообще какого-либо персонала организации, еще не существует. Конечно, данные операции может выполнить представитель учредителя или специ­ализирующаяся на них организация, но это не меняет админист­ративного содержания предусмотренных ими действий. Таким образом, еще до создания собственно организации возникает по­требность в осуществлении комплекса определенных операций и процедур, относящихся непосредственно к административному менеджменту.

Понятно и то, что исполнение этих, как и всех последующих функций в самой организации, нуждается в постоянном и в той или иной степени детализированном контроле. С этой целью со­здается адаптированная под организацию система ответственности, контроля исполнения, оценки и стимулирования.

Ее построение и применение на практике реализует опять же административный менеджмент, закрепляющий универсальную модель осуществления как выше перечисленных, так и ряда дополнительных функ­ций. Все они направлены на достижение результата и повышение эффективности функционирования организации на основе уста­новленной и прозрачной системы руководства.

Самой очевидной и обязательной составляющей администра­тивного менеджмента является оперативно-регулирующее сопро­вождение функционирования организации. Оно осуществляется непрерывно на протяжении всей жизни организации и представ­ляет собой непосредственное руководство деятельностью подчи­ненных. Основываясь на механизмах диспетчеризации и регули­рования, такое сопровождение становится наиболее явным пред­ставлением содержания администрирования. В целом этим комплексом можно достаточно полно отразить основную роль административного менеджмента в организации, которая схематически представляет­ся следующим образом (рис. 5.1).

Рис.5.1. Роль административного менеджмента в организации

Многие полагают, что основанные на всемерном освобождении инициативы и предприимчивости рыночные механизмы эконо­мики и управления изначально отвергают значительную часть ресурсов администрирования. Более того, все еще достаточно рас­пространено, особенно в среде дилетантов, мнение о том, что именно либеральная рыночная экономика освобождает организа­цию от администрирования. При этом совершенно необоснован­но ставится под сомнение не только объективная необходимость организационно-методического обеспечения всей совокупности процессов и систем организации, но и в целом прикладное, прак­тическое значение административного менеджмента.

Обеспечиваемое административным менеджментом практичес­кое построение и прикладное использование процедур и структур функционирования организации получает совершенно особое, сопровождающее весь жизненный цикл организации значение. Оно начинает проявляться задолго до непосредственного учреж­дения и тем более начала функционирования организации и не­редко еще используется после того, как организация фактически ликвидирована. Эта особенность непрерывности и постоянства проявления прикладного значения административного менедж­мента обусловливает перманентное практическое востребование его ресурсов.

Прежде всего, оно проявляется при проектировании организа­ции в разработке, оформлении и представлении бизнес-плана, формулировании, согласовании с учредителями и официальной регистрации принятого пакета документов, заключении трудовых контрактов и комплектации персонала.

Непосредственно организации делегируется существенно большее, чем в централизованной системе госуправления (существовавшей в советское время), число разнообразных админи­стративных функций. При этом они объединяют и конкретизиру­ют полномочия, закреплявшиеся и исполнявшиеся в централизо­ванной государственной системе значительным числом специаль­ных органов и организаций.

К числу таких полномочий относится, прежде всего, комплекс конкретных операций регистрации, установления, оформления, коммуникации, разграничения ответственности и т. д. Важно по­нимать, что в рыночных условиях прикладная содержательная адаптация и практическое осуществление этих и многих других операций не только предоставляются, но и закрепляются за орга­низацией на постоянной основе. Это обусловливает постоянно возрастающее организационно-методическое значение админи­стративного менеджмента для построения эффективного процес­са функционирования и развития рыночной организации.

Формализуя разработку содержания принимаемого решения, административная система мобилизует и объединяет весь комп­лекс профессиональных ресурсов, преобразуя их в готовый управ­ленческий продукт.

Вслед за этим администрирование организует, оформляет и сопровождает практическую реализацию принятого решения, и, наконец, оно же обеспечивает осуществление своевременного контроля, оценки и отчетности исполнения решения. Именно такое целенаправленное, последовательное и комплексное сопро­вождение выработки, принятия и реализации решения наиболее полно определяет прикладное значение административного ме­неджмента в организации.

Выделение административного менеджмента в самостоятель­ную область знаний и учебную дисциплину явилось не только конструктивной основой, но и необходимым условием обеспече­ния практики функционирования всей совокупности систем и процессов управления на профессиональной основе. В результате деятельность руководителя стала более результативной и эффек­тивной уже постольку, поскольку те или иные формы его администрации профессионально обеспечили, сопровождали и оцени­вали постановку и достижение им целей организации. На практике оно обеспечивается специализацией персонала администрации на построении и реализации основных форм администрирования.

Это обусловило применение профессионального подхода к вы­делению, формированию и осуществлению пакета функциональ­но необходимых для эффективного руководства организацией административных программ. Прежде всего на данной основе были сформированы программы

-обеспечения статуса руководи­теля,

-построения структур организации,

-кооперации труда персо­нала организации,

-сопровождения процессов функционирования,

-соблюдения исполнительской дисциплины,

-осуществления доку­ментооборота и делопроизводства,

-регистрации и оформления от­четности.

Естественно, что как состав, так и содержание этих про­грамм постоянно развиваются и совершенствуются, обеспечивая решение новых задач практической деятельности руководителя.

Важно понимать, что в реальных условиях, такие программы мобилизации и использования практических ресурсов админист­ративного менеджмента характеризуют не только состав и содер­жание, но и логику построения руководящей деятельности адми­нистрации. Именно она обеспечивает последовательность и пре­емственность построения и осуществления программ на основе комплексной, прикладной адаптации системы управления орга­низацией. Вместе с тем, они определяют основные направления администрирования и комплектуют его палитру комплексом раз­нообразных функциональных составляющих обеспечения деятель­ности руководителя.

Формы и содержание практического построения этого процес­са исторически складывались, развивались и адаптировались при­менительно к конкретным организациям и условиям их админи­стрирования исключительно разнообразно. При этом сущность административного подхода к обеспечению менеджмента неиз­менно определяла его как организационно-методическое сопро­вождение процесса осуществления менеджером постановки и достижения целей организации. И действительно, в реальной ор­ганизации именно администрирование самым непосредственным образом обеспечивает практическое становление менеджмента как самостоятельного вида деятельности.

Разработки административного менеджмента описали выделе­ние статуса руководителя из управленческого персонала органи­зации, определили иерархию его отношений с ним, установили и закрепили распределение полномочий.

Административный менеджмент структурно, процессуально, организационно обеспечивает формирование и становление имиджа руководителя, определяет и закрепляет его руководящее положе­ние в организации. Оформляя установившуюся иерархию системы управления, закрепляя полномочия и ответственность, регламен­тируя содержание деятельности аппарата, административный менеджмент фактически определяет самого менеджера как профес­сионально действующего руководителя организации.

Все это обусловило выделение достаточно разнообразных фак­торов мобилизации и применения ресурсов административного менеджмента различными субъектами взаимодействия с органи­зацией. Для возглавляющих как саму организацию, так и ее под­разделения менеджеров к ним следует отнести три основных про­явления его практического значения.

С организационных позиций это оперативно-регулирующее сопровождение процесса непосред­ственного руководства подчиненными в организации.

В методическом плане это определение конструктивных основ адаптированного по­строения и адекватного применения механизма управления органи­зацией.

В целом же с позиций системно-структурного подхода это обеспечение эффективного функционирования всей системы руковод­ства и управления в организации.

Подчиненные воспринимают и применяют ресурсы админи­стрирования организации с собственных, обусловливаемых ста­тусом функциональных позиций.

В организационном плане они определяют должностное позиционирование работника в струк­турах и процедурах организации.

Методическое значение адми­нистрирования для абсолютно всех сотрудников организации определяется перманентным сопровождением и содержательным инструктированием исполнения закрепленных за ними должност­ных обязанностей.

В целом же администрирование определяет в организации построение и использование системы конструктив­ного позиционирования и функционального взаимодействия под­чиненного.

Особо выделяется практическое значение администрирования для прокураторов, представляющих интересы государственных контролирующих органов.

Оно проявляется в организационном обеспечении своевременного и полного предоставления финан­совой и иной, законодательно установленной отчетности.

Методически это сопровождается обеспечением прозрачности не­обходимого информационного представления содержания организации.

В целом же администрирование организации позволяет обеспечить стабилизацию построения и эффективность действия системы соблюдения общеустановленных требований.

Наиболее сложным сегментом практического применения административных ресурсов является сфера взаимодействия орга­низации с постоянными и временными внешними контрагентами. Это связано с их административной обособленностью, обуслов­ливающей организационное обеспечение как официального, так и неформального позиционирования и представления организа­ции.

В методическом плане администрирование обеспечивает в этом сегменте адаптацию инструментов взаимодействия органи­зации и контрагентов и, как результат, формирование системы устойчивых отношений.

С развитием рыночных отношений, как официальные органы, так и сама организация все шире и активнее привлекают к иссле­дованиям, анализу, оценкам, консалтингу и выработке рекомен­даций специалистов-экспертов. Такое привлечение необходимо основывается на обеспечении административным менеджментом возможности комплексной оценки основных и специфических параметров функционирования организации.

Этот процесс, в свою очередь, опирается на обеспечение прозрачности методического построения и процедурного применения действующего механиз­ма организации. Естественно, что все предполагаемые и осущест­вляющиеся действия экспертов в данных исследованиях и разра­ботках становятся возможными только на основе обеспечения сопоставимости систем и методов действий и оценок различных организаций.

Основное содержание функционирования организации в ры­ночных условиях, в конечном счете, приоритетно ориентировано на ее настоящих и потенциальных клиентов.

В организационном плане такая целенаправленная ориентация выражается в админи­стративном обеспечении выработки и установления модели их конструктивного взаимодействия с организацией.

Методически она сопровождается перманентно проводящейся администрацией рационализацией сложившихся процедур и структур обращения клиентов к организации.

В целом же развитие корреспонденции клиентов с организацией направлено на поэтапную выработку административного закрепления оптимальной системы взаимоот­ношений между ними.

Проведенный Райченко А.В., автором известного учебника по административному менеджменту, анализ проявления превалирующих тенденций прикладного применения административного менеджмента позволяет выделить и структурировать основные приоритеты его практического значения.

По его мнению, наиболее показательно позиционировать их по главным субъектам взаимодействия с организацией, по­скольку именно ими непосредственно востребуется и использует­ся конструктивный потенциал администри-рования.

При этом практическое значение административного менеджмента целесо­образно представить в организационном, методическом и систем­ном аспектах, что позволит детализировать субъектно-функциональную оценку. Описанным подходом и определяется матричная форма отражения результатов проведенного анализа, системати­зирующая следующие показатели (табл. 1.).

Таблица 1