4.8. Функция административного учета

Административный учет представляет собой систему ком­плексного учета затрат и доходов, нормирования, контроля и анализа. Указанная система предназначена для сбора, обоб­щения, интерпретации и анализа информации, необходи­мой для принятия обоснованных управленческих решений.

Содержание и характер управленческого учета опре­деляются целями организации. В любой момент они могут быть изменены волевым решением администрации в зависимости от задач, поставленных перед руководителями внутренних структурных подразделений. В то же время основное назначение административного учета всегда остается неизменным. Оно заключается во взаимоувязывании процесса управления с учетными процессами в организации.

В качестве предмета административного учета в наибо­лее общем виде выступает совокупность всех объектов, уча­ствующих в процессе управления деятельностью организа­ции. Объекты административного учета можно условно раз­делить на две основные группы.

К первой группе объектов управленческого учета относятся производственные ресур­сы организации.

Производственными ресурсами организации являются:

■ основные фонды (т. е. средства труда);

■ нематериальные активы;

■ материальные ресурсы (предметы труда).

В состав второй группы входят все хозяй­ственные процессы, протекающие внутри организации.

К хозяйственным процессам, являющимся объектами административного учета, относятся следующие виды деятель­ности:

■ снабженческо-заготовительная;

■ производственная;

■ финансово-сбытовая;

■ организационная.

Методом административного учета называется вся сово­купность различных приемов и способов, посредством при­менения которых количественные характеристики объектов управленческого учета отражаются в информационной сис­теме организации.

Метод управленческого учета включает в себя следую­щие основные элементы:

■ документирование;

■ инвентаризацию;

■ группировку и обобщение контрольных счетов;

■ планирование;

■ нормирование;

■ лимитирование;

■ контроль;

■ анализ.

Документирование представляет собой создание первичных документов и машинных носителей информации, гарантирующих административному учету достаточно полное отражение производственно-хозяйственной деятельности организации.

Основным источником информации для административ­ного учета является первичный учет. Комплексный подход к организации первичного учета позволяет:

-осуществлять оперативное планирование и контроль хода производства;

-увязывать задачи оперативного учета между собой и с задачами календарного планирования;

-осуществлять контроль использования материальных и трудовых ресурсов;

-повысить эффективность складского учета.

Этим же целям служит и оперативный учет в организа­ции.

Инвентаризация - это способ определения фактическо­го состояния объекта административного учета, а также выявления отдельных отклонений состояния указанного объекта от учетных данных.

Инвентаризация способствует обеспечению сохранности материальных ценностей организации, позволяет контролировать их использование и подтверждать полноту и достоверность учетной информации.

Группировка и обобщение контрольных счетов является одним из способов административного учета, который позво­ляет накапливать и систематизировать информацию об объек­те по определенным признакам.

Главными признаками группировки объектов админист­ративного учета являются:

-специфика производственной деятельности организации;

-технологическая и организационная структура пред­приятия;

-организация управления;

-целевые функции системы управления.

Контрольные счета представляют собой итоговые счета, по которым производятся записи итоговых сумм финансово-хозяйственных операций учетного периода. Система контрольных счетов, по сути, является основным связующим звеном между управленческим и финансовым учетом.

Планирование составляет непрерывный замкнутый цик­лический процесс, направленный на приведение в соответ­ствие возможностей предприятия с условиями рынка. Оно неразрывно связано с решением будущих проблем органи­зации и основано на использовании метода выбора альтер­нативных управленческих решений общего и частного ха­рактера.

Нормирование представляет собой процесс научного рас­чета оптимальных норм и нормативов, направленный на обес­печение эффективного использования всех видов ресурсов организации. Комплекс норм и нормативов, применяемых в конкретной организации, образует так называемое норма­тивное хозяйство указанной организации. Без нормативного хозяйства абсолютно невозможны организация и нормальное функционирование любой системы административного учета.

Лимитирование основано на системе норм запасов и зат­рат материальных ресурсов и представляет собой первую ступень контроля за материальными издержками организа­ции. Применительно к хозяйственной деятельности органи­зации лимит - это норма расхода ресурсов на изготовление единицы продукции, закрепленная в технологической доку­ментации.

Анализ играет важную роль в системе способов административного учета. Анализу подвергается вся производственно-хозяйственная деятельность организации и её структурных подразделений, выраженная в экономических показателях. Выбор таких показателей определяется целями и возможностями системы управления.

В процессе анализа выявляются взаимосвязи и взаимозависимости между отдельными подразделениями организации, проявляющиеся в процессе выполнения плановых заданий, а также определяются различные отклонения от заданного режима функционирования и причины появления указанных отклонений.

Контроль - завершающий этап планирования и анали­за. На этом этапе периодически осуществляется фиксиро­вание состояния объектов административного учета в за­данные моменты времени. Основу системы контроля состав­ляет обратная связь, дающая необходимую информацию для осуществления контрольной деятельности.

Практическая реализация административного учета осу­ществляется на основе применения ряда основополагающих принципов, к числу которых относятся:

■ Принцип непрерывности деятельности предприятия.

■ Принцип использования единых для планирования и учета единиц измерения.

■ Принцип оценки результатов деятельности структур­ных подразделений предприятия.

■ Принцип преемственности и многократного использования первичной и промежуточной информации в целях управления.

■ Принцип формирования системы показателей внут­ренней отчетности как основы коммуникационных связей между уровнями управления.

■ Принцип применения бюджетного (сметного) метода управления запасами и затратами.

■ Принцип полноты и аналитичности, призванный обес­печить наличие исчерпывающей информации об объектах административного учета.

■ Принцип периодичности, позволяющий отражать про­изводственный и коммерческий циклы предприятия, уста­новленные учетной политикой.

Вышеперечисленные принципы определяют содержание основных функций административного учета, в число ко­торых входят:

1. Обеспечение необходимой информацией руководителей всех уровней управления.

2. Формирование информации, необходимой для осуще­ствления коммуникационных связей между уровнями уп­равления и структурными подразделениями организации.

3. Оперативный контроль и оценка результатов деятель­ности отдельных структурных подразделений и организации в целом.

4. Перспективное планирование и координация разви­тия предприятия в будущем на основе анализа фактичес­ких результатов деятельности предприятия.

Основными показателями, характеризующими текущее состояние системы административного учета организации, являются

-объем информации,

-поставленные цели,

-критерии и средства достижения этих целей,

-состав основных эле­ментов системы и

-характер их взаимодействия.

По широте охвата информации различают системы систематического и проблемного учета, а также полные системы, предполагающие одновременное использование двух вышеназванных видов административного учета.

Систематический учет представляет собой финансовый учет затрат на производство с его регламентацией по соста­ву затрат, способам регистрации, идентификации и группи­ровки.

В число элементов систематического учета входят:

1. Измерение и оценка затрат по приобретению и исполь­зованию производственных ресурсов.

2. Контроль процессов снабжения, производства и реали­зации в натуральных единицах измерения.

3. Группировка затрат по статьям расхода и элементам.

4. Внутренняя и внешняя отчетность.

В процессе проблемного учета формируется информация

-об экономической, технологической, конструкторской и организационной подготовке производства;

-о ценах и объемах реализации продукции;

-об управлении производственными запасами и

-рационализации расходования производственных ресурсов.

Данные проблемного учета используются в следующих целях:

- планирование и прогнозирование затрат и доходов.

- анализ расходов и доходов производства.

- оценка деятельности отдельных структурных подраз­делений и организации в целом по критерию величины зат­рат и доходов.

- принятие многовариантных управленческих решений в области производства и сбыта.

- разработка моделей управления запасами и затратами.

По степени взаимосвязи между финансовым и управлен­ческим учетом различают две системы административного учета: монистическую и автономную.

Монистическими являются интегрированные системы административного учета, объединяющие систематический и проблемный учет на основе прямой и обратной связи счетов бухгалтерского учета.

Автономные системы административного учета образу­ются в результате обособленного формирования систем сис­тематического и проблемного учета. При этом связь между финансовым и управленческим учетом осуществляется по­средством применения так называемых парных контрольных счетов одного и того же наименования.

По оперативности учета затрат на производство (функционирование) выделяют систему учета фактических затрат и систему учета стандартных (нормированных) затрат.

В зависимости от полноты включения затрат в себестоимость выделяют системы учета полных и частных затрат. Применение системы учета полных затрат предполагает разделение всех затрат организации на прямые и косвенные. Сумма двух вышеназванных групп полностью включается в себестоимость продукции.

В процессе функционирования системы частных затрат осуществляется отбор отдельных элементов затрат пря­мого характера, которые включаются в себестоимость от­дельных видов продукции. Затраты, определяемые таким способом, находятся в непосредственной зависимости от величины объема производства, поэтому их принято назы­вать переменными затратами. Калькуляция переменных затрат включает в себя только производственные расхо­ды, связанные с выпуском определенных видов продукции.