7.1.4 Планирование штатных расписаний

Эта подсистема предназначена для разработки штатного распи­сания предприятия с возможностью распределения планируемых ра­бот между штатными должностными единицами, формирования тре­бований, инструкций и условий работы. Она применяется для пла­нирования загруженности штатных должностей предприятия на ос­новании описанных работ и формирования приказов о перераспре­делении работ. Позволяет оперативно и корректно изменять загрузку персонала, обоснованно формировать требования, инструкции и ус­ловия работы для набора, расстановки и увольнения персонала по штатным должностям.

Подсистема предусматривает решение следующих задач:

• формирование организационной структуры предприятия;

• планирование загруженности штатных должностей;

• формирование должностных инструкций;

• формирование штатных расписаний.

Основой для их разработки являются описания выполняемых ра­бот в структуре подчиненности персонала. Единицей работ является работа, выполняемая одним сотрудником на одном рабочем месте. Описание единицы работы включает в себя:

• установление требований, предъявляемых к сотруднику;

• исчисление трудоемкости;

• назначение субъекта ответственности;

• подготовку инструкций.

На основе структуры подчиненности (структурной схемы коллек­тива) строится дерево подчиненности штатных единиц.

Должностной и численный состав предприятия с указанием фон­да заработной платы закрепляется в штатном расписании. В нем ве­дется список штатных единиц, детально определяются квалификаци­онные требования, диапазон оплаты труда и должностные инструк­ции по каждой штатной единице. Спланированное штатное расписа­ние может загружаться в текущее штатное расписание кадровой под­системы. На основе этих данных можно производить автоматизиро­ванный подбор персонала на штатную должность, анализировать соответствие сотрудника требованиям, предъявленным к закреплен­ным за штатной должностью работам, формировать плановый табель с указанием структуры планируемых работ.

В подсистеме предусматривается генератор отчетов, позволяю­щий формировать различные отчеты в необходимых разрезах по те­кущему и плановому штатным расписаниям, штатным единицам, видам работ. Формируются должностные инструкции по изменениям штатных расписаний. Расходы на персонал отображаются в сопос­тавлении с источником финансирования.

Возможно формирование следующих документов:

• приказы по должностным обязанностям штатных единиц,

• отчеты о загрузке подразделений и штатных единиц по видам работ.

7.1.5 Накопление персональных данных о сотрудниках

Подсистема предназначена для выполнения следующих функций:

• работы с данными о сотрудниках предприятия;

• оформления, хранения и печати приказов по предприятию, печати выписок из приказов по любому сотруднику;

• ведения штатных расписаний и карточек штатных единиц;

• ведения организационной структуры предприятия;

• подбора сотрудников на должности;

• анализа соответствия сотрудников занимаемым должностям;

• ведения журналов по кадровым перемещениям и изменениям штатного расписания;

• формирования и хранения запросов для отбора сотрудников;

• формирования отчетов, списков и статистики. Подсистема позволяет вести справочную работу, подготавливать

различные статистические данные, формировать документооборот. Конфигурация базы данных реализуется как открытая система, кото­рая позволяет пользователю добавить любое количество таблиц и справочников, необходимых для накопления данных о сотрудниках предприятия.

Ведение данных по сотруднику осуществляется в форме кадровой карточки (рис.10.1), которая содержит сведения о сотруднике: фами­лию, имя, отчество, биографические данные, сведения о выполняе­мой в настоящее время работе и трудовом контракте, паспортные данные, страховой номер ПФР, семейное положение, данные воин­ского учета и т.п.

В журналах, создаваемых пользователями по мере необходимо­сти, отражаются история изменений фамилии, имени, отчества, та­бельного номера сотрудника, его служебных перемещений и сведе­ния о ранее предоставленных ему отпусках.

Присоединенные таблицы также создаются пользователем и свя­зываются с кадровой карточкой, в них может вноситься информация о полученном образовании, знании иностранных языков, результатах аттестации, членах семьи сотрудника, телефонах, прежних местах работы, результатах медицинского освидетельствования и множество других данных, требуемых для учета на предприятии. Содержание присоединенной таблицы определяется пользователем по его усмот­рению и может быть включено в базу данных. Например, для пре­доставления отчетности в государственные органы могут быть созда­ны таблицы с кодами ОКПДТР (Классификатор профессий, долж­ностей и тарифных разрядов)

В базе данных подсистемы регистрируются приказы о приеме со­трудника, его увольнении, перемещении, отпуске, начислении опла­ты труда и др. Как правило, предусматривается возможность выбрать и просмотреть существующие приказы по периодам или типу прика­за, а также выбрать все приказы, относящиеся к конкретному со­труднику. Реестр приказов распечатывается в форме списка.

Обычно печать приказа в целом или отдельной из него выписки происходит согласно настраиваемому для каждого типа приказа шаблону. Шаблон может быть произвольно откорректирован или изменен пользователем.

Формирование приказа проходит несколько последовательных стадий:

• создание проекта приказа и его регистрацию (присвоение но­мера);

• проверку корректности составления приказа;

• проведение (регистрацию) приказа после его подписания.

Регистрация приказа сопровождается автоматическими измене­ниями в кадровой карточке сотрудника, журнале кадровых переме­щений и штатном расписании. При приеме на работу осуществляет­ся проверка соответствия сотрудника требованиям, указанным для данной штатной единицы.

По данным приказов и персональных карточек формируются вы­водимые на печать документы, например приказы, личные листки, списки, статистические отчеты. Печатная форма приказов формирует­ся по настраиваемому шаблону через механизм генератора отчетов.

В подсистеме выполняется ведение закрепленного штатного рас­писания. Ведется список штатных единиц, детально определяются квалификационные требования, диапазон оплаты труда и должност­ные инструкции по каждой штатной единице. При приеме на работу в рамках штатного расписания автоматически производятся контроль вакантности штатной единицы, а также подбор и проверка соответ­ствия сотрудника требованиям, указанным для данной штатной еди­ницы. Ведется планирование и учет отпусков сотрудников согласно трудовым контрактам.

В рамках подсистемы проводится анализ соответствия сотрудни­ка функциям, закрепленным за данной штатной должностью. Фор­мируется резерв на замещение штатной единицы. Планируется за­крепление сотрудников за штатными единицами в плановых штат­ных расписаниях. Планируется карьерный рост сотрудников. Опре­деляются потребности в обучении сотрудников, формируются персо­нальные планы обучения.

По данным кадровых карточек, спискам приказов и штатному расписанию формируются разнообразные настраиваемые отчеты .

1. Отчеты—персональные документы создаются в форме доку­мента либо текстового файла на основе свободно редактируемого шаблона.

2. Списки сотрудников, содержащие различные данные кадровой карточки. Пользователь по своему усмотрению производит отбор данных (колонок) для отчета и указывает критерий отбора данных: по структурным подразделениям, по приказам, по интервалу дат (периоду) или по произвольно устанавливаемому шаблону.

3. Статистика распределения сотрудников по подразделениям, категориям, стажу, образованию и прочая необходимая статистика в форме сводных таблиц с произвольным выбором критерия группи­ровки.

4. Отчеты по штатному расписанию с использованием специали­зированного генератора отчетов: должностные инструкции, данные по вакансиям и сводной численности, собственно штатное расписание.

5. Графики ежегодных отпусков, содержащие в графическом и текстовом виде сведения об использованном и планируемом отпуске.