6 Функціональний аналіз та контролінг у діяльності органу державної влади план:

1.Функціональне обстеження органів виконавчої влади.

2. Сутність і завдання контролінгу.

1.

Функціональне обстеження апаратів органів виконавчої влади проводиться з метою удосконалення їхньої структури та підвищення ефективності роботи.

Завдання функціонального обстеження апарату конкретного органу полягають у тому, щоб визначити:

• які конституційно та законодавчо визначені цілі поставлено перед конкретним органом виконавчої влади і чи охоплюють їх завдання, передбачені у положенні про цей орган;

• які функції закріплені у положенні про цей орган і наскільки вони відповідають завданням, визначеним в інших актах законодавства;

• якою мірою положення про структурні підрозділи органу виконавчої влади відповідають положенню про цей орган, чи повністю повноваження цих органів забезпечують виконання функцій, покладених на орган;

• якою мірою посадові інструкції відповідають положенням про орган та його структурні підрозділи, професійно-кваліфікаційним характеристикам посад державних службовців, а також реально виконуваній роботі;

• чи потребують уточнення перелік завдань і функцій даного органу, а також структура його апарату та кадровий склад.

Для проведення функціонального обстеження наказом керівника органу створюється робоча група на чолі з його заступником, відповідальним за роботу апарату, у складі керівників кадрової та юридичної служб, фахівців структурних підрозділів.

Робоча група:

• складає графік функціонального обстеження, який затверджує керівник центрального органу виконавчої влади;

• аналізує законодавчі та інші нормативно-правові акти, що визначають сферу діяльності органу, його організаційно-правовий статус, цілі, завдання та функції, порівнює їх з документами, які передбачають розподіл повноважень між структурними підрозділами і посадовими особами;

• аналізує розподіл обов'язків між керівником та заступниками керівника органу виконавчої влади;

- готує звіт про підсумки функціонального обстеження апарату та пропозиції щодо можливих змін в його організаційних структурах, удосконалення відповідних нормативно-правових актів;

- готує проект інформації про результати функціонального обстеження.

При розподілі обов'язків визначаються відповідальні за координацію роботи певних підрозділів апарату державного органу, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів , консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів, утворених керівником для сприяння здійсненню повноважень.

Визначаються також відповідальні за взаємодію з центральними органами виконавчої влади, їх територіальними підрозділами, підприємствами і установами, які функціонують в регіоні.

За підсумками аналізу складається таблиця про розподіл обов'язків між головою та заступниками голови місцевої держадміністрації. Робиться висновок про повноту встановлення відповідальності за виконання місцевою держадміністрацією завдань, визначених чинним законодавством.

Голові держадміністрації можуть бути внесені пропозиції про удосконалення розподілу обов'язків: перерозподіл, включення до розподілу передбачених законодавством, але не включених завдань, вилучення з переліку дрібних, не передбачених законодавством завдань та інше.

2.

Контролінг - управлінська концепція, що виходить за межі функцій і підтримує процеси прийняття рішень і управління за допомогою цілеспрямованого забезпечення інформацією з метою досягнення кінцевих цілей і результатів діяльності.

Контролінг не можна ототожнювати з контролем. Контролінг являє собою спосіб мислення, орієнтований в майбутнє та пов'язаний з процесами. Контролінг відрізняється саме цим від контролю, який спрямований в минуле, направлений в минуле, на виявлення помилок, відхилень, прорахунків і проблем "розподіляє" провину та орієнтується на поодинокі випадки.

Контролінг- це міжфункціональний інструмент керування, покликаний допомогти вищому керівництву і керівній ланці приймати рішення.

Контролінг - це така організація управління, при якої не констатується факт, а роз'яснюється та проводяться консультації з метою досягнення постав­лених цілей та запобігання помилок.

У задачі контролінгу входить збір, систематизація, опрацювання, і уяв­лення даних про діяльність установи і зовнішньому оточенні для виробітки рі­шень. Таким чином, керівник служби контролінгу повинний зводити воєдино й аналізувати інформацію, що надходить до нього. Він повинний упроваджувати систему керування і контролю, орієнтовану на результат.

Сфери задач контролінгу:

• Планування. Визначення цілей установи.

• Контроль. Порівняння "план-факт» /аналіз відхилень

• Керування. Здійснення зустрічних мір.

Основне завдання контролінгу - дати в руки керівництву інформацію якими новими якісними методами можна досягти поставлених цілей. Контролінг має своїм завданням координацію системи планування, контролю та інформаційного забезпечення адміністративного менеджменту. Завдання контролінгу полягає в тому, щоб створювати системи автоматичного регулювання, які вможливлюють процеси керування та навчання.

В якості субсистеми адміністративного управління контролінг має своїм завданням координацію системи планування, контролю та інформаційного за­безпечення адміністративного менеджменту. Таким чином адміністративні конт­ролери надають адміністративному менеджменту сервісні послуги щодо еконо­міки, організації та управління виробництвом.

Функції контролінгу:

• Сервісна;

• Прийняття рішень;

• Інформаційного обслуговування;

• Керуюча;

• Координації цілей різних рівнів;

• Внутрішнього контролю.

Умови впровадження контролінгової системи:

• Завдання та цілі повинні плануватись стратегічно.

• Цілі щодо результатів визначаються як цілі щодо видатків, часу та якості.

• Продуктивність планується з орієнтацією на результат.

• Для створення результату задається певний бюджет.

• Керівники безперервно забезпечуються інформацією стосовно ступеню досягнення цілей.

Шляхи впровадження контролінгу:

1. Визначення цілей щодо продуктивності управління.

2. Надання послуг в системі управління в умовах ринкової економіки (за принципом конкуренції у виробництві, створення ринку управлінської праці, вивчення попиту у клієнтів).

3. Вибір ефективних шляхів досягнення цілей.

4. Визначення кінцевого продукту управлінської діяльності.

5. Впровадження пов'язаної з розрахунком витрат на ці продукти калькуляції видатків та надходжень, або калькуляції витрат і результатів.

6. Упорядкування бюджету.

7. Сучасний кадровий менеджмент. Мотивація працівників. Робота з персоналом ( кадри - самий важливий ресурс держави).

8. Створення команд з співпрацівників, які пройшли підвищення кваліфікації.

9. Деталізація завдань.

10) Делегування відповідальності.

11) Розподіл зобов'язань та повноважень.