Тема 8. Организационные структуры менеджмента

Вопросы:

1. Общая характеристика организационных структур и их элементы

2. Виды организационных структур

3. Выбор типа структуры. Основные методы рационализации и проектирования организационных структур.

Литература:

1. М. Х. Мескон и др. Основы менеджмента – М, гл. 12

2. Веснин В. Р. Основы менеджмента. – М, гл. 6

3. Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент. – М, стр. 336-349.

1 Общая характеристика организационных структур и их элементы

Эффективность достижения целей организации и реализации ее стратегии в значительной мере определяются правильностью построения организационной структуры.

Организационная структура является важной внутренней переменной организации. Она представляет собой состав, взаимосвязь и соподчиненность самостоятельных управленческих подразделений и отдельных должностей.

Организационную структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенной для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое руководители организаций уделяют построению структур управления.

На формирование организационной структуры оказывают влияние ряд факторов, различных по своей природе и виду воздействия на структуру.

Можно выделить факторы, непосредственно влияющие на структуру управления, и факторы, действие которых проявляется косвенно. К числу факторов прямого влияния относятся прежде всего цели. Система целей организации является основной для выделения в структуре управления подразделений, отвечающих за достижение конкретных целей.

Далее, основными факторами, воздействующими на структуру, являются также функции управления, их состав, содержание и объем.

На структуру управления непосредственно влияют также тип производства, характер выпускаемой продукции; специализация, размеры и территориальное размещение производства.

К группе факторов косвенного влияния на структуру относятся: кадры, техника и технология управления, организация труда.

Структура управления оказывает значительное воздействие на функционирование организации. Можно выделить следующие положения, определяющие ее значимость:

1. организационная структура обеспечивает координацию всех функций менеджмента;

2. структура управления организации определяет права и обязанности (полномочия и ответственность) на всех управленческих уровнях;

3. от организационной структуры зависит эффективная деятельность организации, ее выживание и процветание;

4. структура управления, принятая в конкретной организации, определяет организационное поведение её сотрудников, т. е. стиль руководства и качество труда коллектива.

В структуре управления выделяются 4 элемента (Рис. 1):

• звенья управления,

• связи (отношения),

• уровни,

• полномочия.

Рис 1 Структура управления

Звеньями управления могут быть службы или органы аппарата управления, а также отдельные работники. Главным условием выделения звеньев в структуре управления является выполнение ими определенной конкретной функции управления. Пример звена: отдел, бюро, руководитель службы - главный инженер.

Отношения между звеньями управления устанавливаются благодаря связям, которые подразделяются на горизонтальные и вертикальные.

Горизонтальные связи - это связи между двумя или более равными по положению в иерархии звеньями или членами организации. Их главное назначение – способствовать эффективному взаимодействию частей организации, т. е. они носят характер согласования и являются одноуровневыми. Эти связи обычно не формализуются, т. е. не закрепляются в каких – либо регламентирующих документах.

Вертикальные связи – это отношения подчинения. Эти связи соединяют иерархические уровни в организации. Данные связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации. В рамках вертикальных связей решаются проблемы власти и влияния.

По количеству вертикальных связей судят о размерах организации – рост организации сопровождается ростом вертикальных связей.

Вертикальные связи формализуются при проектировании организации в нормативных документах, изображаются на схемах структуры аппарата управления и указывают на наличие уровней управления.

Вертикальные связи могут носить линейный и функциональный характер. Линейные связи означают подчинение линейным руководителям, то есть по всем вопросам управления. Функциональные имеют место при подчинении по определенной группе проблем функциональному руководителю.

Уровень управления – это совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в управленческой иерархии. Уровни управления находятся в вертикальной зависимости и подчиняются друг другу по иерархии.

Примеры уровней: уровень управления фирмой, уровень управления цехом, уровень управления участком.

В рамках уровня управления руководитель принимает самостоятельные решения без согласования с выше или ниже расположенными уровнями.

Количество уровней управления определяет “этажность” организации. При прочих равных условиях «этажность» организации обратно пропорциональна общей эффективности организации, так как при большем количестве уровней имеется опасность значительного искажения информации, передаваемой в организации сверху вниз и в обратном направлении.

Наименьшее количество уровней в организации – два, то есть двухзвенная система управления.

Линейные и функциональные связи и уровни управления определяют полномочия, т.е. те пределы прав, в рамках которых данное лицо может действовать самостоятельно.

Выделяются полномочия линейного персонала, штабного персонала и функциональные.

Линейные полномочия дают право решать все вопросы развития вверенных им организаций и подразделений, а также отдавать распоряжения, обязательные для выполнения другими членами организации (подразделений).

Штабные полномочия ограничиваются правом планировать, рекомендовать, советовать или помогать, не приказывать другим членам организации выполнять их распоряжения.

Функциональные полномочия – это полномочия по решению определенного типа проблем, например, рекламе, снабжению.

В практике управления в организациях применяются две системы распределения прав и ответственности или полномочий по уровням.

Первая система строится на основе принципа единства подчинения и называется системой “елочки” или разделенной системы (Рис. 2).

Принцип единства подчинения заключается в том, что работник должен получать распоряжение, относящиеся к выполняемой работе, только от своего начальника. Исходя из этого система «елочка» построена так, что права и ответственность вышестоящего руководителя поглощают только часть прав и ответственности нижестоящего руководителя.

Т

Рис. 2 Система “ёлочки”

акая система отличается четкостью в фиксации прав и ответственности руководителя каждого уровня. Она позволяет легко найти ответственного за неудачу в организации.

Вторая система – система двойного или множественного подчинения получила название системы “матрешка” или поглощенной системы (Рис. 3).

Система “матрешка” построена так, что права и ответственность вышестоящего руководителя полностью поглощают права и ответственность нижестоящих руководителей.

При такой системе права и ответственность распылены между многими уровнями организации и здесь практически невозможно найти виновного за случившееся. Им может стать руководитель любого уровня и определяться это будет субъективным мнением вышестоящего руководителя.

В России эта система использовалась с давних времен, используется и сейчас.

Между всеми рассмотренными элементами структур управления существуют сложные отношения взаимозависимости: изменения в каждом из них (числа звеньев и уровней, количества и характера связей и полномочий работников) вызывают необходимость пересмотра всех остальных.

Например, увеличение количества отделов в аппарате управления или уровней управления приведет к значительному росту числа и сложности связей, которые возникают в процессе принятия решений, а следствием этого будет замедление процесса управления, что недопустимо в современных условиях.

О сновными требованиями, предъявляемыми к организационной структуре, являются:

1. оптимальность – установление рациональных связей между звеньями и ступенями управления на всех уровнях при наименьшем числе ступеней управления;

2. оперативность – способность структуры обеспечить принятие решений в кратчайшие сроки;

3. гибкость – способность изменятся в соответствии с изменениями внешней среды;

4. у

   Рис. 4 Система “матрешки”

   стойчивость – неизменность ее основных свойств при различных внешних воздействиях;

5. надежность – обеспечение бесперебойной связи в системе управления, недопущение искажений управляющих команд и других передаваемых данных.

Конкретное выражение структура управления организации находит в таких нормативных документах, как штатное расписание, схема оргструктуры, положения об отделах и других структурных подразделениях, должностных инструкциях, которые утверждаются руководителем организации.