3.3.2.3. Визначення умов
Після додавання в запит необхідних полів визначаються умови, за якими будуть відбиратися дані при виконанні запиту. Умови задаються в рядку Условия отбора (Criteria) бланку запиту.
Наприклад, якщо ввести в рядок Условие отбора (Criteria) графи CENA (Цена) >100, то цим користувач вкаже на необхідність відбору всіх записів, у яких у полі CENA стоїть значення, більше ніж 100.
Можна визначати кілька умов, вводячи їх в кілька граф або об'єднуючи за допомогою логічного оператора ИЛИ (OR) або И (AND). Наприклад, якщо в графу КР ввести умову <200, а в графі CENA залишити попередню, то будуть відібрані всі записи, в яких у полі КР (Код продукції) стоїть значення, менше ніж 200, а в полі CENA (Ціна) - більше ніж 100.
Для введення умов клацніть мишкою у будь-якому місці рядка Условия отбора (Criteria) потрібного поля і введіть вираз (допускається введення довгих виразів). Для проглядання всього виразу натисніть комбінацію клавіш <Shift+F2> і прогляньте його в діалоговому вікні Увеличение (Zoom).
3.3.2.4. Визначення порядку сортування
Результат запиту можна сортувати за одним або кількома полями. За замовчуванням дані відтворюються в порядку, встановленому для первинного ключа першої вибраної таблиці.
Якщо первинного ключа немає, дані відтворюються в порядку відбору записів.
Рис. 3. 13. Список Типы сортировки
Для задання порядку сортування даних клацніть мишкою на рядку Сортировка (Sort) бланку запиту, відкрийте список (рис. 3.13) і виберіть пункт По возрастанию (Ascending) або По убыванию (Descending). Текстові дані сортуються за збільшенням від А до Я (А до Z), а числові - від 0 до 9, за зменшенням - у зворотному порядку. Клацніть в рядку Сортировка (Sort) і виберіть зі списку пункт По возрастанию (Ascending) або По убыванию (Descending).
При сортуванні за кількома полями порядок, в якому поля додані в бланк запиту, визначає їх пріоритет.
3.3.2.5. Виконання, збереження та друкування запиту
Після створення запиту і встановлення всіх параметрів його необхідно виконати. Для цього клацніть мишкою на кнопці Выполнить (Run) панелі інструментів або виконайте команду Запрос та її опцію Выполнить (Query Ю Run). Запит відбирає дані і відтворює результати в динамічному наборі.
Запити можна зберігати, як і інші об'єкти Access. Коли вікно, що вміщує запит, активізоване, виконайте команду Файл та її опцію Сохранить (File > Save) або клацніть мишкою на кнопці Сохранить (Save) панелі інструментів. Якщо запит зберігається вперше, то з'явиться діалогове вікно, в якому необхідно вказати ім'я запиту.
Для друкування результатів роботи запиту необхідно спочатку виконати запит, щоб відтворити результуючий динамічний набір, а потім - команду Файл та її опцію Печать (File > Print) або клацнути мишкою на кнопці Печать (Print) панелі інструментів. В діалоговому вікні Печать (Print), що з'явилося, задайте необхідні параметри та клацніть мишкою на кнопці ОК. Цей метод дає змогу отримати простий звіт у табличній формі. Якщо необхідна більш красива форма, збережіть запит і створіть звіт, що базується на даному запиті.