Реквізити ділових паперів

Сукупність певних реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром.

Реквізит – обов’язкові елементи укладання документів.

У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським способом виготовляють бланки.

Бланк – це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, протоколів, накладних, доручень.

Окремі внутрішні документи (заява, службові довідки) та документи, створені від імені двох або більше організацій, оформляються не на бланках.

Правила написання основних реквізитів

Дата – обов’язковий реквізит для всіх документів. Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 2004 р.) або цифровим – трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік – 17.06.2004. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється нуль: 03.04.2002; 03.02.99. У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом.

Індекс. Цей реквізит дає змогу забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку вихідних документів. Наприклад: 02-10/36.

Посилання на індекс та дату вхідного документа. Цей реквізит розміщується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад, на № 02-01/49 від 31.12.2004.

Коли потрібно проінформувати заклад вищої державної ланки на виконання розпорядження чи наказу, тоді оформлення посилання на документ відбувається посередині сторінки зі слова інформація (великими літерами в розрядку), з наступного рядка зазначається: на виконання розпорядження голови Рівненської обласної державної адміністрації № 367 від 20.12.2004 “Про інформатизацію закладів освіти області”.

Гриф обмеження доступу до документа. З правого боку у верхній частині сторінки. Записується з середини рядка: “Для службового користування”, “Секретно”, “Цілком секретно”.

Заголовок до тексту. Відображає головну ідею документа: має бути точним, але розкрити зміст тексту. Розміщуються заголовки під назвою документа (посередині або зліва). Найчастіше він починається з прийменника “про ...”.

Адресат. З правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент цього реквізиту подають з нового рядка, бажано без перенесення. Наприклад:

Державний центр прикладних

інформаційних технологій

Відділ ведення реєстру

п. Доманській Н.О.

У документах, адресованих декільком однорідним організаціям чи службовим особам, можна написати узагальнене значення:

Начальникам управлінь освіти

районних державних адміністрацій

Рівненської області

Якщо до складу реквізиту “адресат” входить і поштова адреса, то вона зазначається в документі після назви організації, структурного підрозділу й прізвища службової особи (для офіційної зовнішньої кореспонденції). Наприклад:

Директорові Рівненської

Загальноосвітньої школи № 1

п. Опольському І.В.

33000, м. Рівне,

вул. Космічна, 195

Адресу не зазначають у документах, які адресовані урядовим установам. Наприклад: Міністерство освіти і науки України.

Гриф затвердження. У верхній правій частині документа. Документ може затверджуватись відповідними органами або посадовими особами, компетенцією яких є розв’язання питань, що викладені в документі після його підписання й потребують затвердження. Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили з моменту затвердження.

Якщо документ затверджується посадовою особою, гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (великі літери, без лапок), повного найменування посади, особистого підпису з розшифруванням та дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор Центру

(підпис) Ю.С. Трифонюк

31.01.2005

Якщо документ затверджується спеціально виданим документом, то гриф повинен містити повну назву, номер і дату документа. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства охорони здоров’я України

№ 12 від 31.01.2005

Відмітка про контроль. З лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа. Її проставляють за формою “К” або “Контроль”.

Текс. Складається з елементів: вступ, доказ, закінчення. Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля).

Підпис. Підпис – обов’язковий реквізит більшості документів, який засвідчує законність документа та відповідальність особи за його зміст і наслідки. Коли документ укладається на бланку тоді назва установи не зазначається. У наказах, розпорядженнях право підпису належить лише керівнику. У випадку його відсутності, право підпису належить особі, яка виконує обов’язки. При цьому обов’язково зазначається посада, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ та її тимчасовий статус (В.о., заступник).

Не допускається підписання документа з прийменником ЗА, чи з похилою рискою перед найменуванням посади. Наприклад:

Директор коледжу (підпис) Мартинюк М.М.

В.о. директора (підпис) Захожий О.О.

Підписи кількох службових осіб розташовуються одна під одною в послідовності ієрархії посад:

Ректор академії

Головний бухгалтер

Голова профкому

Підписи осіб, які обіймають рівнозначні посади, розташовуються на одному рівні:

Проректор з адміністративно- Проректор з навчально-

господарської роботи виховної роботи

(підпис) Мирний О.М. (підпис) Тилевний О.В.

В актах, висновках, укладених комісією, позначаються не посади осіб, які підписували документ, а розподіл їх обов’язків у конкретній комісії. Після підпису голови, за абеткою підписи членів комісії:

Голова комісії (підпис) Гончарук О.М.

Члени комісії: (підпис) ----------------------

(підпис) ----------------------

(підпис) ----------------------

У витягах із наказу чи протоколу прізвище та ініціали керівника або голови, а іноді й секретаря зборів, позначають без їхнього підпису:

Оригінал підписали:

Голова ----------------------

Секретар ---------------------

З оригіналом згідно:

Секретар (підпис) ---------------------

Увага! Розшифрування підпису (ініціали) в дужки не береться.

Лист – це поширений вид документації, один з способів обміну інформацією. Службові листи належать до основних засобів встановлення інформаційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на такі, що потребують відповіді й такі, що її не потребують:

• листи-прохання;

• листи-звертання;

• листи пропозиції;

• листи-запити;

• листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

• листи-попередження;

• листи-нагадування;

• листи-підтвердження;

• листи-відмови;

• супровідні листи;

• гарантійні листи;

• листи-розпорядження;

• листи-повідомлення.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ. Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу.

Написання ділового листа – це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані й уніковані. Зазвичай ми дбаємо лише про те, щоб чітко і лаконічно викласти інформацію, а забуваємо, що ця кореспонденція не просто важлива частина бізнесу, а й наше обличчя.

Це найпоширеніший вид документації в системі управління: в загальному обсязі документації установ листування займає 80%. Лист охоплює велику кількість різноманітних тем.

Так, діловий лист є одним з важливих каналів зв’язку промислового підприємства з зовнішнім світом. Через листування ведуться переговори, виясняються стосунки між підприємствами, виставляються претензії. Листи супроводжують матеріальні цінності (правда, останнім часом значну частину своїх функцій лист віддав телеграмі й телефонній розмові).

Листи слід складати з кожного питання окремо, оскільки це значно спрощує й пришвидшує всі операції з обробки і виконання цього документу.

Якщо в листі виникає потреба назвати якісь інші установи, організації, підприємства, слід намагатися називати їх якомога точніше і при цьому вказати адресу: адже в кореспондента може з’явитися потреба звернутися туди за розв’язанням свого питання, а пошуки адреси заберуть у нього багато часу і зусиль.

Лаконізм листа повинен супроводжуватись точністю викладу: будь-яка похибка може змінити відтінок змісту інформації, ускладнити користування ним.