Порядок укладання контракту

Контракт може укладатися як з ініціативи керівника підприємства, установи, так і особи, яка наймається на роботу.

Відповідно до статті 24 КЗпП України контракт укладається у письмовій формі і підписується роботодавцем та працівником, якого наймають на роботу за контрактом.

Усі умови контракту обов’язково мають погоджуватися сторонами.

Оформляється він у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу, і зберігаються у кожної із сторін контракту.

Контракт набуває чинності з моменту його підписання або з дати, обумовленої сторонами у контракті.

Контракт може бути змінений тільки за угодою сторін, складеною у письмовій формі.

Контракт є підставою для видання наказу про прийняття працівника на роботу.

Структура тексту контракту

1. Загальні положення.

2. Обов’язки сторін, де зазначаються:

   • основні характеристики роботи, яку виконуватиме працівник, та вимоги до рівня й терміну її виконання, дотримання правил охорони праці;

   • зобов’язання підприємства щодо організації виробничого процесу, обладнання робочого місця, організації підвищення рівня кваліфікації працівника. Окремим пунктом може бути передбачено додаткові пільги, компенсації, якщо умови роботи шкідливі.

3. Робочий час, де визначено умови роботи (неповний робочий день, погодинна оплата, неповний робочий тиждень тощо). Може наводитись конкретний графік роботи на певний термін.

4. Оплата праці та соціально-побутове забезпечення працівника, де зазначаються:

   • посадовий оклад за певний період;

   • надбавка та інші виплати;

   • компенсація у разі використання працівником власного автомобіля для службових поїздок;

   • щорічна основна та додаткова оплачувані відпустки. Може вказуватись матеріальна допомога до щорічної відпустки;

   • додаткові пільги, компенсації.

5. Відповідальність сторін, вирішення суперечок, де зазначається:

   • яку відповідальність несуть сторони у разі невиконання чи неналежного виконання обов’язків;

   • порядок вирішення суперечок відповідно до чинного законодавства.

6. Зміни, припинення та розірвання контракту, де зазначається:

   • як можуть вноситися зміни та доповнення до контракту;

   • дострокове розірвання контракту;

   • припинення дії контракту.

7. Термін дії та інші умови контракту. Контракт може бути укладено на термін до 5 років, але не менше, ніж на 1 рік.

Різниця між трудовим договором і контрактом

Контракт укладають тільки на певний термін, а трудовий договір – як на період виконання певної роботи, так і на невизначений термін.

У контракті, на відміну від трудового договору, можуть визначатися додаткові підстави припинення та розірвання контракту, не передбачені чинним законодавством.

За контрактом порядок надання працівникові відпустки та зарплати може визначатися на розсуд керівника, тоді як трудовий договір передбачає централізоване регулювання відпустки (за встановленим графіком).

У контракті, на відміну від трудового договору, можуть застерігатися наслідки (додаткові гарантії та компенсації моральної та матеріальної шкоди) дострокового припинення контракту з незалежних від працівника причин.

П Л А Н

1. Ділове спілкування.

2. Документ та його функції.

3. Класифікація документів.

4. Основні реквізити ділових паперів.

5. Лист – найпоширеніший вид документації.

У ст.11 “Закону про мови” записано: “Мовою роботи, діловодства й документації, а також взаємовідносин державних, партійних, громадських органів, підприємств, установ, організацій є українська мова”.

Офіційно-діловий стиль (ОДС) – функціональний різновид мови, який слугує для спілкування в державно-політичному, громадському й економічному житті, законодавстві, у сфері управління адміністративно-господарскою діяльністю.

Основне призначення – регулювати ділові стосунки в зазначених вище сферах та обслуговувати громадянські потреби людей у типових ситуаціях.

Під функціональним різновидом мови слід розуміти систему мовних одиниць, прийомів їх виокремлення та використання, обумовлених соціальними завданнями мовлення.

Мовленню у сфері управління притаманна низка специфічних особливостей. Учасниками ділового спілкування є органи та ланки управління – організації, заклади, підприємства, посадові особи, працівники. Характер і зміст інформаційних зв’язків, у яких вони можуть бути задіяні, залежать від місця установи в ієрархії органів управління, її компетенції, функціонального змісту діяльності. Ці стосунки стабільні й регламентуються чинними правовими нормами.

Специфіка ділового спілкування полягає в тому, що незалежно від того, хто є безпосереднім укладачем документа й кому безпосередньо його адресовано, офіційним автором та адресатом документа майже завжди є організація в цілому.

Іншою важливою характеристикою ділового спілкування є конкретна адресність інформації.

Суттєвим фактором ділового спілкування, що впливає на характер управлінської інформації, є повторність дій і ситуацій. Управлінська діяльність – це завжди “гра за правилами”. Як наслідок цього повторність управлінської інформації приводить до регулярності використовування весь час однакових мовних засобів.

Наступною характерною рисою ділового спілкування є тематична обмеженість кола завдань, що вирішує організація, а це, у свою чергу, є наслідком певної стабільності її функцій. Отже, можна вирізнити такі властивості управлінської інформації в умовах ділового спілкування:

• офіційний характер;

• адресність;

• повторність;

• тематична обмеженість.

Специфіка ОДС полягає в певних стильових рисах (ознаках), що

притаманні лише йому, а саме:

• нейтральний тон викладу змісту лише у прямому значенні;

• точність та ясність повинні поєднуватися з лаконічністю, стислістю й послідовністю викладу фактів;

• документальність (кожний офіційний папір повинен мати характер документа), наявність реквізитів, котрі мають певну послідовність, що дозволяє довго зберігати традиційні стабільні форми;

• наявність усталених одноманітних мовних зворотів, висока стандартизація вислову;

• сувора регламентація тексту; для чіткої організації текст поділяється на параграфи, пункти, підпункти.

Ці основні риси є визначальними у формуванні системи мовних

одиниць і прийомів їх використання в текстах ділових (управлінських) документів.

Мовознавець М.Пилинський зазначив, що найпершою традиційною ознакою досконалості для групи “нехудожніх” стилів, до яких належить й офіційно діловий. Залишаться стислість, а також такі вимоги:

• додержання основних загальномовних і функціонально-стилістичних мовних норм;

• слова й вирази, що безпосередньо пов’язані з думкою, повинні стояти в тексті якнайближче;

• дотримування максимально чіткого, послідовно-логічного і граматичного зв’язку між реченнями, що містять окремі судження;

• вставні речення, застереження, супровідні твердження, усякі відхилення від основної думки повинні значно поступатися своїм обсягом перед викладом основної думки.

Писемне регулювання ділових стосунків у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговування громадських потреб людей у побутових ситуаціях здійснюється за допомогою ділових паперів, документів.

Документ (від латин. Documentum) – доказ, свідоцтво, взірець, повчальний приклад.

Розрізняють декілька значень поняття “документ”:

1. Письмове офіційне свідчення, доказ юридичної сили, зафіксований на спеціальному папері (паспорт, свідоцтво про народження, диплом про освіту та ін.);

2. Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує дії, повноваження чи права конкретної особи (закон, акт, протокол, заповіт, доручення та ін.);

3. Матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація (перфокарта, дискета, файл, кіно- та фотоплівка та ін.);

4. Історично достовірні письмові джерела (грамота, указ та ін.).

Узагальнюючи наведені вище формулювання, можна визначити поняття документ як матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Кожний документ укладається згідно з узаконеними нормами та правилами, які є стабільними (канонічними) для конкретного виду, але всі вони повинні відповідати таким вимогам:

- не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного та адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів;

- видаватися лише відповідними повноважними органами або службовими особами згідно з їх компетенцією;

- відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;

- бути достовірними, переконливими й відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи тощо або їх керівництва (базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);

- бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній стрічці, дискеті.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Види документів визначаються за такими ознаками:

найменуванням – заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

походженням – службові (офіційні) й особисті:

• службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють.

Вони оформляються в установленому порядку;

• особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;

місцем виникнення – внутрішні та зовнішні:

• внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;

• зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

призначенням – організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні,

спеціалізовані, щодо особового складу;

напрямком – вхідні й вихідні;

формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):

• стандартні – це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);

• індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

строками виконання – звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:

• звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

• термінові – зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передавання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом;

• дуже термінові - документи з позначенням “дуже терміново”;

ступенем гласності – секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначення “Секретно”. Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

стадіями створення – оригінали, копії й виписки:

• оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;

• копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка “Копія” вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

• за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг);

• якщо документ загублено, видається його другий примірник – дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні;

складністю – прості (односкладові) й складні;

строками зберігання – постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним способом;

носієм інформації – оформлені на папері, диску, фотоплівці.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна - документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа.

Соціальна – документ є соціально важливим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна – документ виступає, як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

Культурна – документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська – документ є інструментом управління. Ця функція притаманна низці управлінських документів, які спеціально створюються для організації та реалізації завдань управління.

Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві. Ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин.

Історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства. Цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

З наукової точки зору документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації.

Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), котра застосовується в оформленні управлінських рішень.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Документи можуть називатись однаково, але виконувати різні функції:

Призначення (спеціалізація)	Найменування
ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ	Положення, статут, посадова інструкція (інструкція), правила
РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ	Постанова, ухвала, розпорядження, накази та витяги з наказів, вказівки
ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ	Акти, відгуки, висновки, довідки, доповідні, службові та пояснювальні записки, запрошення, звіти, плани робіт, оголошення, протоколи, службові листи, телеграми, факси, телефонограми
ДОКУМЕНТИ ЩОДО ОСОБОВОГО СКЛАДУ	Автобіографія, заява, контракти, особові листки, характеристика, трудова книжка, особова справа
СПЕЦІАЛІЗОВАНІ ДОКУМЕНТИ (обліково-фінансові, господарсько-договірні)	Договори з господарсько-договірної діяльності, посередницької діяльності, банківської діяльності, протоколи розбіжностей, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви, гарантійні листи, відомості, квитанція, накладна, чекові книжки, платіжне доручення, акт, розписка, контракт, трудова угода