3. Система контролю та умови її ефективного функціонування

Система контролю складається з елементів, які взаємодіють між собою, утворюючи єдине ціле.

Система контролю — система, до якої належать суб'єкт, об'єкт та засоби контролю, що взаємодіють як єдине ціле у процесі визначення завдань, їх виконання, вимірювання, оцінювання стану об'єкта контролю та досягнутих результат/в, розроблення заходів коригуючого впливу.

Кожну систему контролю слід проектувати у такий спосіб, щоб вона виконувала не лише інформаційно-вимірювальні функції, а й аналітикокоригуючі. Проектування системи контролю передбачає:

• визначення завдання контролю (досягнення цілей через моніторинг стану об'єкта управління);

• визначення об'єкта і предмета контролю (який будуть контролювати і за якими параметрами);

• визначення суб'єкта контролю (хто контролює і які повноваження він має для прийняття коригуючих дій);

• вибір типу контролю (лінійний, функціональний, операційний);

• вибір засобів контролю (яким чином оцінюють стан об'єкта контролю і як інформують про це суб'єкта контролю);

• визначення межі відхилень, з огляду на яку слід здійснювати коригуючі дії;

• визначення типових коригуючих дій, які можуть бути застосовані до об'єкта контролю в разі його відхилення від заданих параметрів (особливо якщо система контролю автоматизована).

Ефективна система контролю дає змогу успішно керувати фірмою і регулювати її діяльність. Характеристиками ефективної системи контролю є: точність і достовірність, своєчасність, економічність, гнучкість, обґрунтованість критеріїв і їх множинність, об'єктивність, стратегічна спрямованість, зв'язок із винагородою, орієнтованість на людський фактор.

Достовірність і точність інформації. Часто менеджери приймають рішення, що ґрунтуються на недостовірній або неточній інформації, яка здебільшого надходить від підлеглих і є способом приховання недоліків власної роботи й уникнення покарань. Таке явище має місце за відсутності взаєморозуміння між керівником та підлеглими. Ефективна система контролю має запобігати надходженню недостовірної інформації, використовуючи для цього як систему покарань, так і альтернативні інформаційні канали. Однак найкращим способом усунення цієї проблеми є формування відповідної організаційної культури.

Своєчасність контролю. За своєчасного виявлення недоліків у роботі проблему можна ліквідувати, не допустивши кризових ситуацій. Але своєчасність не означає поспішність. Залежно від характеру проблем контроль можна успішно здійснювати і на основі інформації, яка надходить з установленою періодичністю. Важливо визначити, які інтервали часу є допустимими для забезпечення керованості процесу. Досвідчений менеджер завжди знає, як визначити проміжні точки, на яких він зосередить контрольні дії. Протяжність у часі між цими точками доцільно вибирати з таким розрахунком, щоб виявити можливі відхилення на ранній стадії. Для менеджерів нижчого рівня цей інтервал є меншим, для вищого — більшим. Але в разі різких відхилень інформацію слід миттєво передавати особі, уповноваженій приймати рішення про коригування процесу.

Економічність контролю. Означає, що витрати на створення та впровадження системи контролю мають бути меншими, ніж вигода від її застосування. Значні витрати на придбання технічних засобів контролю, збільшення кількості осіб, які контролюють, і числа перевірок не є гарантією того, що ефективність контролю зросте. Більше того, служби контролю, справно повідомляючи про результати перевірок, відволікають керівника від нагальних завдань і навіть можуть мати зворотний ефект — сформувати у працівників фірми думку, що їм не довіряють, і викликати в них протидію, що негативно вплине на ефективність управління.

Гнучкість системи контролю. Передбачає її здатність швидко адаптуватися до змін і внести у систему контролюючих дій необхідні корективи. Наприклад, після аварії на Чорнобильській АЕС попередній контроль харчових продуктів при їх подальшій переробці обов'язково включає радіологічну пробу.

Обґрунтованість критеріїв контролю і їх множинність. Полягає у чіткому роз'ясненні виконавцям завдання. Досягнення мети фіксується за певними кількісними чи якісними критеріями. Якщо критерії необґрунтовані, то існує ймовірність того, що у виконавців виникатимуть сумніви щодо доцільності їхньої роботи. Це зумовить приховування реального стану речей від керівника. Однак кількість критеріїв, за якими контролюється стан об'єкта управління, має дати цілісну його картину. Особливо це стосується параметрів якості продукції фірми. Якщо хоча б деякі з них не відповідатимуть вимогам споживачів, то обсяги продажу суттєво скоротяться. Тому ефективний контроль має передбачати множинність критеріїв.

Об'єктивність контролю. Результати контролю мають якомога точніше відображати ситуацію, особливо коли незначні відхилення від параметрів можуть суттєво вплинути на кінцевий результат, провокуючи ефект «снігової кулі». Наприклад, якщо контролер у звіті вкаже, що кількість рекламацій на якість продукції майже не змінилась, то менеджер вирішить, що справи на фірмі йдуть як завжди. Якщо ж вкаже, що рекламацій надійшло на 1,2% більше, то це свідчитиме про погіршення її роботи і менеджеру слід вживати невідкладних заходів. Якщо ж кількість рекламацій зменшилась на 1,2%, то вжиті заходи були правильними і їх необхідно закріпити. Об'єктивність контролю полягає також у тому, що його результати мусять мати однакові наслідки (як позитивні, так і негативні) для всіх, чию роботу перевіряли, незалежно від їхнього статусу в організації.

Стратегічна спрямованість контролю. Передбачає, що система контролю не може бути надто вузькою або ж занадто зосередженою на кількісних показниках. Вона повинна функціонувати таким чином, щоб створювати в організації сприятливі умови для реалізації її головних, стратегічних завдань. Наприклад, підхід до оцінювання знань студентів з певної дисципліни лише за результатами підсумкового іспиту налаштовує їх на те, щоб за всяку ціну (в тому числі й за допомогою шпаргалки) відповісти на запитання екзаменаційного білета. І дуже часто додаткові запитання, які дають змогу виявити, чи є знання студента системними, залишаються без відповіді. За такого підходу взаємини між викладачем та студентом не налаштовують на здобуття і засвоєння знань. Тому доцільно організувати навчальний процес так, щоб підсумкове оцінювання ступеня засвоєння дисципліни охоплювало роботу на семінарських заняттях, самостійне виконання індивідуальних практичних завдань, відвідування занять протягом навчального семестру, ініціювання студентом вивчення проблемних питань з дисципліни і, нарешті, осмислену відповідь на іспиті. Лише за такого підходу студенти можуть стати фахівцями, здатними творчо мислити і самостійно вирішувати проблеми, що виникатимуть у процесі їхньої практичної діяльності.

Зв'язок із винагородою. Контроль має бути не лише адміністративним важелем у руках керівника, а й підкріплюватися системою мотивацій. Особливо це важливо для підсумкового контролю.

Орієнтованість на людський фактор. Система контролю повинна брати до уваги індивідуальність виконавця — особисті якості, статус в організації, зв'язки у колективі. Вона мусить бути об'єктивною, доброзичливою, не перетворюватися на систему тотального стеження за всіма, не погіршувати морально-психологічного клімату в колективі. Надмірний контроль матиме дисфункціональні наслідки для фірми, оскільки формуватиме в ній атмосферу недовіри. Тому багато сучасних менеджерів, створюючи систему контролю, прагнуть вводити у неї якомога більше елементів самоконтролю. Зокрема, якщо відхилення в роботі об'єкта управління незначні, то підлеглі можуть самостійно виправити становище, не повідомляючи про це керівника. Така позиція менеджера дасть йому змогу не відволікатись на дрібниці, скоротити кількість рішень, а підлеглим — виявити свої здібності. Проте тривала відсутність контролю може погіршити ситуацію, оскільки може сприйматися як байдуже ставлення керівника до фірми і підлеглих. Часто контроль стає початком ділового спілкування керівника і підлеглого, що сприяє довірі, а значить, і партнерській взаємодії.

Отже, система контролю має бути чітко регламентованою. Водночас вона не повинна бути жорсткою — менеджери можуть творчо підходити до вибору методів і засобів контролю для підвищення їх дієвості і результативності. Це дасть змогу сформувати систему контролю, адекватну цілям і завданням організації, і забезпечити високу ефективність.

Контроль - це процес, що забезпечує досягнення цілей організації. Він необхідний для виявлення і вирішення виникаючих проблем раніше, ніж наслідки стануть дуже серйозними, і може також використовуватися для стимулювання успішної діяльності.

Процес контролю складається з установки стандартів, зміни фактичне досягнутих результатів і проведення коректувань в тому випадку, якщо досягнуті результати істотно відрізняються від встановлених стандартів.

Контроль - це критично важлива і доладна функція управління. Одна з найважливіших особливостей контролю, яку потрібно враховувати насамперед, полягає в тому, що контроль повинен бути всеосяжним. Кожний керівник, незалежно від свого рангу, повинен здійснювати контроль як невід'ємну частину своїх посадових обов'язків, навіть якщо ніхто йому спеціально цього не доручав.

Контроль є найбільш фундаментальний елемент процесу управління. Ні планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можна розглядати повністю у відриві від контролю. Дійсно, фактично всі сморіду є невід'ємними частинами загальної системи контролю в даній організації. Ця обставина стані більш зрозумілою після того, як мі познайомимося з трьома основними видами контролю: попереднім, поточним і заключним. За формою здійснення всі ці види контролю схожі, оскільки мають одну і ту ж мету: сприяти тому, щоб результати, що фактично отримуються були як можна ближче до необхідних.

Контроль — це обов'язкова функція менеджменту, є заключною стадією управлінського процесу і відіграє роль зв'язуючої ланки між керуючою і керованою системами. Якщо відмежуватись від конкретної сфери контролю, то суть його полягає в замірах і аналізі проходження та здійснення певних операцій, пов'язаних з реалізацією планів та програм, вико­ристанні одержуваної інформації для коригуючих дій.

Суб'єктами контролю виступають державні, відомчі органи, громадські організації, колективні і колегіальні органи управління, лінійний і функціональний апарат підприємств та об'єднань.

Об'єктами контролю є: місії, цілі і стратегії, процеси, функції і завдання, параметри діяльності, управлінські рішення, організаційні формування, їх структурні підрозділи та окремі виконавці.

Правильна постановка контролю вимагає дотримання діа­лектичної єдності трьох його стадій: установлення фактів, критична їх оцінка, розробка заходів впливу на керований об'єкт у потрібному напрямку.

Контроль є необхідним в силу тих обставин, що на керо­ваний об'єкт завжди діють збурювальні фактори (несприят­ливі погодні умови, несвоєчасна постановка комплектуючих агрегатів, запасних частин, зміна кон'юнктури ринку та ін.), і виникає потреба мати оцінну інформацію, щоб адекватним чином відреагувати на нову ситуацію. Контроль здійснюється з метою досягнення узгодженості і синхронізації зусиль виконавців, виявлення суперечливих тенденцій і протиріч у їх діяльності. Контроль проводиться за дотриманням законності при здійсненні господарських операцій, певних правил і регламентів діяльності, а також нормативів витрачання коштів, сировини і матеріалів. Тому контроль виконує важливу виховну функцію, а також профілактичну і захисну функції, сприяє збереженню власності, правильному витрачанню ресурсів, дотриманню планової, фінансової, виконавчої і трудової дисципліни.

У менеджменті функціонують різні системи контролю, головними з яких є: фінансовий контроль, бюджетний (кошторисний) контроль, контроль якості, контроль товарно-матеріальних запасів, операційний менеджмент, інформаційні системи, які базуються на комп'ютерах. (Рис.1.).

У зв'язку з тим, що мета систем контролю полягає у підвищенні ймовірності досягнення організаційних цілей та стандартів, менеджери використовують системи контролю для того, щоб їх плани діяльності мали успіх. Наприклад, система фінансового контролю допомагає менеджерам слідкувати за фінансовою діяльністю підприємства, тобто виясняти, чи одержує воно прибуток і чи бере багато в борг. Системи бюджетного контролю допомагають менеджерам різних рівнів порівнювати доходи та витрати, пов'язані з різноманітною підприємницькою діяльністю, з тими, що були заплановані. Системи контролю якості забезпечують менеджерів інформацією для оцінки якості продуктів (послуг) та визначення їх конкурентоздатності. Системи контролю товарно-матеріаль­них засобів повинні гарантувати, що необхідна кількість сировини є в наявності, коли потрібно, і в той же час витрати на зберігання зведені до мінімуму. Управління виробничими операціями включає контроль за процесами, пов'язаними з фактичним виробництвом товарів чи послуг. Нарешті, комп'ютерне орієнтовані інформаційні системи використо­вуються все більше, щоб розвивати високу оперативність у здійсненні контролю і реагуванні менеджерів на ситуацію відповідно до одержаної інформації.

На практиці системи контролю мають тенденцію зміню­ватись в залежності від ступеня використання їх на різних рівнях управління. Наприклад, системи фінансового контро­лю є первинним контрольним механізмом, який використо­вується менеджерами найвищого рангу, тому що такі системи відносяться до загального фінансового здоров'я організації. Менеджери середнього рангу також зацікавлені в контролю­ванні фінансових справ тому, що вони мають вплив на їх поле діяльності.

З іншого боку, менеджери середнього і нижчого рангів головним чином використовують бюджетний контроль, оскільки їх робота полягає у тому, щоб управляти організа­ційною діяльністю так, щоб різноманітні бюджети були вико­нані і не було перевитрат. Однак менеджери високого рангу мають можливість контролювати загальне дотримування бюджету, а також те, як реальний бюджет відрізняється від запланованого, коли це торкається якості, хоча цей контроль в основному знаходиться в руках менеджерів нижчого рангу, і вони є тими, хто працює на рівні, де безпосередньо вироб­ляється продукція і де кожне їх рішення впливає на якість продукції та послуг. Менеджери середнього та вищого рангів можуть також бути зацікавлені в одержанні інформації про те, в яких напрямках змінюється якість, хоча вони приймають меншу участь у вирішенні безпосереднього процесу вироб­ництва. Таким чином, контроль товарно-матеріальних засобів входить в обов'язки менеджерів нижчого та середнього рангів, хоча вищий менеджер може використовувати деякі показники для оцінки витрат.

Кожна система контролю акцентує увагу на різних питаннях в залежності від того, наскільки важливий контроль до, під час або після процесу виробництва продукції чи надання послуги. Фінансові системи контролю мають тенден­цію проводити контроль по закінченню виробництва, тому що дані про фінансовий стан підприємства оцінюються і сумуються в кінці повного звітного періоду. Хоча це дуже пізно для того, щоб вносити зміни в певний процес, ці дані можуть бути корисними для корекції планів, яка, в свою чергу, буде впливати на результати діяльності майбутніх періодів. Навпаки, контроль бюджету частіше здійснюється під час процесу виробництва, тому що він використовується для регулювання робіт, які ще знаходяться в процесі виконання. Це необхідно для того, щоб запланований рівень бюджету був виконаний. Якщо бюджет розглядається в кінці певного періоду року, бюджетний контроль стає більш схожим на контроль, який здійснюється після того, як виробничий процес завершився. А що стосується контролю якості, то він має бути поточним тому, що він проводиться під час фактичного виробництва для того, щоб визначити, чи задовольняє продукт або послуга вимогам стандартів якості. Якщо контроль не зроблено під час виробництва, коли матеріали можуть бути допущені до виробництва, або не допущені, якщо вони браковані, він буде входити до категорії перевірок, які проводяться після завершення виробничого процесу. Контроль товарно-матеріальних запасів, головним чином, є контролем, який проводиться до початку виробни­чого процесу, тому він дає гарантію, що матеріали і продукти будуть в наявності, коли вони будуть потрібні.

У менеджменті найбільш вагоме значення має фінансовий контроль, який включає вивчення звітності, аналіз фінансо­вих співвідношень, порівняльний фінансовий аналіз та фінансовий контроль (аудит).