3.3 Создание запроса для выборки информации из таблиц

Создание Запросов осуществляется с помощью Мастера запросов. В окне Новый запрос выберите Простой запрос и нажмите кнопку ОК.В открывшемся окне Создание простых запросов выберите из таблиц базы данных нужные поля и нажмите кнопку Далее.

При нажатии на кнопку Запросы в области Объекты и кнопку Создать панели инструментов окна База данных.

В следующем окне Создание простых запросов оставьте помеченным переключатель подробный и нажмите кнопку Далее.

В последнем окне Создание простых запросов задайте имя запроса – «ЗАРПЛАТА запрос», пометьте переключатель Изменить макет запроса и нажмите кнопку Готово.

На экране появится окно конструктора запросов .

Нижняя часть окна (Надстройка) содержит поля исходных таблиц, которые вы поместили в созданный запрос. Если Вы хотите удалить поле из таблицы-запроса, выделите столбец, соответствующий ему в надстройке, и нажмите клавишу Delete. Для помещения нового поля в таблицу-запрос зацепите мышкой имя нужного поля на схеме и, удерживая левую кнопку нажатой, перетащите название поля в надстройку или выделите столбец, перед которым нужно вставить новое поле, далее из меню Вставка выберите команду Столбец.

В созданной таблице-запросе отсутствуют поля «Дети СУММ», «Начислено», «Уральский коэффициент» и т.д. Любым из описанных способов добавьте их в таблицу-запрос.

В таблице-запросе поля «Дети СУММ», «Начислено», «Уральский коэффициент» и т.д. вычисляемые, для определения содержимого поля Сумма надстройки поместите в него курсор и нажмите кнопку Построить на панели инструментов окна Microsoft Access.

После этого на экране появится окно Построитель выражений .

Общие сведения о построителе выражений

В области Элементы выражений окна Построителя выражений находятся три поля.

• В левом поле показываются папки, содержащие таблицы, запросы, формы, объекты базы данных, встроенные и определенные пользователем функции, константы, операторы и общие выражения.

• В среднем поле задаются определенные элементы или типы элементов для папки, заданной в левом поле. Например, если выбрать в левом поле таблицу из папки Таблицы, то в среднем поле появится список всех полей этой таблицы.

• В правом поле выводится список значений (если они существуют) для элементов, заданных левым и средним полями

Порядок создания выражения:

В поле Элементы БД, функции и др. при раскрытии списка таблиц и выбора нужной таблицы, в поле Категории элементов выбираем нужное поле, двойным нажатие кнопкой мыши, для того чтобы вставить его в Поле построителя выражений, или нажатием кнопки Вставить.

После выбора всех необходимые операторы в выражение. Для этого поместите указатель мыши в определенную позицию Поля построителя выражений и выберите одну из кнопок оператора.

После создания выражения нажмите кнопку ОК окна Построитель выражений. Тем самым возвращаясь в окно конструктора запросов. В Надстройке появится созданное выражение, редактируем при необходимости.

После формирования вычисляемых полей необходимо закрыть конструктор запросов. Откройте запрос и вы увидите примерно следующее:

Надстройка позволяет также задать способ сортировки и группировки данных по различным полям. Для задания сортировки выберите нужный способ в окне Сортировать для соответствующего поля таблицы-запроса.

Создание отчетов

Для того чтобы иметь возможность распечатать данные, имеющиеся в базе данных, используются отчеты, с помощью «Мастер отчетов» расположенной на ленте «Создать».

 

В процессе работы «Мастер отчетов» предлагает выбрать из списка доступные поля, для чего можно воспользоваться стрелками влево и вправо, выделяя нужную строку из списка курсором, в правую часть все доступные поля.

На следующем этапе существует возможность сортировки информации в будущем отчете.

 

 

 

Далее выбираем «Табличный» макет и книжную ориентацию бумаги, т.к. число полей в таблице не большое и она легко разместиться на странице достаточно крупным шрифтом.

 

Следующий этап «Мастера отчетов» предполагает выбор стиля (т.е. внешнего вида будущего отчета) – выберете тот, который больше подходит.

 

На завершающем этапе вы должны выбрать удобное для вас имя отчета и, либо просмотреть готовый отчет, либо перейти к редактированию, выбрав команду «Изменить макет отчета». Выбираем последний вариант.

 

Данный выбор связан с тем, что Мастер отчетов создал поле «Список сотрудников» очень малой ширины при том, что справа на листе есть свободное место.

 

Устанавливаем курсор мыши на правой части поля «ФИО» в «Области данных», нажимаем левую кнопку мыши и перемещаем границу поля до желаемой ширины, т.е. изменяем ширину ячейки в таблице. После этого действия щелкаем мышью на команде «Режим» в левой части ленты «Конструктор» и переключаемся в режим просмотра полученного отчета.

Аналогично создаем отчет для таблицы «Зарплата общая отчетность», «Премия», «Премия + Сотрудники», «Список сотрудников». Отчеты могут отличаться только выбранным стилем, количеством выбранных полей.