Деятельность групп по совершенствованию процессов

           Непрерывное совершенствование. Группа по усовершенствованию процесса координирует и контролирует решение проблем, а не определяет способы их решения. Целями заседаний групп обычно являются определение проблемы и назначение соответствующего подразделения для ее анализа и представления выводов на рассмотрение группы по совершенствованию процесса. Такая организация позволяет группе работать параллельно над рядом проблем без привлечения других сотрудников. Группа по совершенствованию процесса выявляет каждую проблему и следит за ходом ее решения.            Другим важным направлением деятельности группы по совершенствованию процесса является принятие мер, содействующих общему положительному влиянию на процесс всех изменений, предложенных для включения в него. Все предложения по включению изменений в процесс представляются на рассмотрение группы по совершенствованию процесса. Они подкрепляются соответствующими данными, обосновывающими целесообразность осуществления изменений, которые позволят повысить качество, производительность. Это зачастую требует проведения контрольного эксперимента, обеспечивающего получение необходимых данных. Группа по совершенствованию процесса должна утвердить программу эксперимента, целью которого является подтверждение эффективного воздействия изменений на весь процесс.            Разработка технологии процесса. Вся деятельности групп по совершенствованию процесса предусматривает привлечение менеджеров и ведущих специалистов из подразделений, обеспечивающих производство, к использованию технологических методов для усовершенствования систем, с функционированием которых связана их постоянная работа. Для этого необходимо:            1. Определить требования потребителей.            2. Определить источники входной информации и материалов и требования к ним.            3. Составить документацию на проводимые работы и их последовательность.            4. Определить методы измерений и установления обратной связи.            5. Провести аттестацию процесса.            6. Оптимизировать процесс.            Отчетность. Поскольку группа по совершенствованию процесса рассматривает серьезные и сложные проблемы, ход их решения должен фиксироваться в специальном журнале или файле. Система, предусматривающая контроль за ходом решения серьезных проблем, в которой указана фамилия лица, ответственного за проведение корректирующих воздействий, позволяет зачастую сократить продолжительность их цикла на 50%. База данных должна включать следующую информацию:            1. Описание проблемы, способы ее выявления.            2. Основную причину возникновения проблемы.            3. Календарный план работ.            4. Ответственных за проведение корректирующих воздействий и сроки их проведения.            5. Предполагаемый эффект.            6. Реальный эффект.            7. Изменения процедур контроля.            8. Предполагаемую экономию.            9. Другие области корректирующих воздействий.            Группа по совершенствованию процесса представляет руководству отчет о степени эффективности и результативности функционирования процесса. Требования, предъявляемые к отчетности, зависят от сложности процесса. Они могут быть как простыми, так и чрезвычайно сложными. Можно рассмотреть процедуру отчетности на примере изделия для внешнего потребителя.            1. На всех заседаниях группы по совершенствованию процесса должны вестись протоколы.            2. Необходимо вести журнал или файл регистрации проблем.            3. Необходимо проводить короткие еженедельные заседания с участием высшего руководителя, на которых должны обсуждаться основные вопросы и мероприятия, запланированные к проведению на этой неделе.            4. Должны быть подготовлены еженедельные отчеты об объеме выпущенной продукции, позволяющие определить новые проблемы и оценить эффективность ранее проведенных корректирующих воздействий.            5. Должны быть подготовлены ежемесячные отчеты, включающие итоги обсуждения вопросов с руководством высшего звена, имевшего место во время официального заседания с участием всей группы по усовершенствованию процесса.            6. Для документального оформления результатов деятельности группы по совершенствованию процесса необходимо пользоваться специально составленными бланками.            Отчеты по совершенствованию процесса и проведение заседаний позволяют сосредоточить внимание организации на первоочередных проблемах. Это означает, что основная часть заседаний и отчетов должна быть посвящена обсуждению тех вопросов, которые не решаются в запланированные сроки, и не более 25% повестки дня заседания можно выделить на обсуждение хода работ.            Составление ежемесячного отчета, представляемого руководству, является сложной задачей. Структура отчета должна быть разработана с учетом точки зрения руководителя. Можно предложить следующую структуру отчета:            1. Общая часть. а. Основные проблемы и корректирующие воздействия для их решения. б. Неконтролируемые элементы процесса, требующие принятия мер со стороны вышестоящего руководства.  в. Сравнение общих потерь от производства продукции неудовлетворительного качества со средним показателем за последние месяцы.            2. Оценка качества работы заказчиком.            3. Краткая информация о производительности процесса, включая данные об общем объеме продукции и ее доле, изготовленной качественно с первого раза.            4. Графики, иллюстрирующие тенденции совершенствования процесса.            5. Оценка качества исходных материалов.            6. Потери от производства продукции неудовлетворительного качества.