Глава 3. Руководство улучшением деятельности Руководящие органы

         

           Руководящий совет по улучшению деятельности. Руководство процессом улучшения деятельности организации осуществляется коллегиальным руководящим органом - советом или комиссией по улучшению работы.            Высшие управляющие назначают своих представителей для разработки и внедрения процесса улучшения работы. “Лидер” процесса является представителем руководителя организации в совете и, как правило, его председателем.            Административная группа по улучшению работы. Для активизации процесса руководитель организации должен уведомить всех высших управляющих о том, что они должны стать активными членами административной группы, которую он должен возглавить. Эта группа отвечает за оценку и утверждение стратегии улучшения деятельности, которую разрабатывает руководящий совет, и реализацию одобренных мероприятий в своих подразделениях.            Группа анализирует состояние дел с реализацией процесса улучшения и определяет все основные расходы, а также затраты времени персонала. Регулярное участие в деятельности данной группы отражает важность, придаваемую высшим руководством процессу улучшения деятельности.            Задачи совета. Задачами руководящего совета по улучшению деятельности являются разработка процесса улучшения и основных направлений, создание учебных программ, оценка достигнутых результатов и оказание помощи в реализации процесса. Совет обеспечивает эффективное внедрение процесса во всех подразделениях.            Руководитель организации может поставить задачи перед советом следующим образом:            1.Выработка стратегии по реализации процесса улучшения деятельности.            2. 0беспечение руководства его внедрением.            3.Отладка процесса для обеспечения соответствия изменениям в деятельности предприятия            Состав совета. В руководящем совете должны быть представлены все функциональные подразделения организации, поскольку каждое из них имеет сложившиеся связи в рамках сложившейся структуры. Эти связи влияют на уровень производительности труда и качество работы в смежных областях. Членами совета должны быть работники, которые занимают ведущие позиции в реализации новых идей, понимают необходимость усовершенствований, пользуются уважением остальных членов коллектива, разделяют концепцию предотвращения ошибок.            Члены совета: 1) представляют свои функциональные подразделения в руководящем совете и имеют полномочия для вовлечения данного подразделения в реализацию процесса улучшения работы; 2) являются инициаторами процесса улучшения работы в своих функциональных подразделениях; 3) координируют проводимые работы, сообщают о развитии процесса руководству и оценивают достигнутые результаты.            Руководящий совет должен быть достаточно большим, чтобы представлять каждое функциональное подразделение, но и достаточно малочисленным для обеспечения эффективной работы. За исключением председателя, который должен постоянно заниматься всеми сторонами процесса улучшения деятельности, все остальные члены совета работают в нем по совместительству.            Если все работники предприятия являются членами профсоюза, весьма желательно, чтобы в руководящий совет входили представители профсоюза.            Рабочие заседания совета. Первое рабочее заседание руководящего совета представляет собой трехдневное мероприятие, на котором члены совета знакомятся с концепцией улучшения работы и могут открыто обсуждать проблемы с качеством, накопившиеся на предприятии. Такое заседание должно проводиться в спокойной обстановке вне стен организации. Необходимо, чтобы его вел опытный консультант по вопросам улучшения деятельности.            Первоначальное заседание имеет очень важное значение, поскольку оно способствует упрочению связей между членами совета и более глубокому пониманию ими существующих в разных подразделениях проблем. Можно указать следующую типичную повестку дня такого заседания для предприятия:            1. Открытие. (Руководитель предприятия.)            2. Зачем совершенствовать деятельность? (Заместитель руководителя.)            3. Конкурентоспособность. (Руководитель по маркетингу.)            4. Мировые тенденции в области качества. (Лекция консультанта.)            5. Суть процесса улучшения работы. (Лекция консультанта.)            6. Анализ причин неуспехов предприятия. (Семинар с консультантом.)            7. Вечерние задания для рабочих групп по разработке планов действий в соответствии с проведенным анализом. (Три-четыре группы.)            8. Представление и обсуждение рекомендаций групп. (Выступления представителей групп.)            9. Обзор методов улучшения работы. (Лекция консультанта: Подсчет потерь вследствие низкого качества продукции. Статистические методы. Методы решения проблем. Совершенствование деятельности служащих. Методы контроля процессов.)            10. Разбивка на небольшие группы для вечерней работы по разбору примеров и формулированию плана рекомендуемых действий.            11. Представление и обсуждение рекомендаций групп. (Члены групп.)            12. Ознакомление с успешным опытом реализации процесса улучшения деятельности. (Представитель другого предприятия.)            13. Разработка плана действий на последующие три месяца. - Руководящий совет по улучшению деятельности.            14. Подведение итогов. (“Лидер” процесса.)            15. Закрытие. (Руководитель предприятия.)            Желательно, чтобы члены административной группы также присутствовали на этом трехдневном заседании, поскольку это даст им необходимую информацию. Они должны принять участие в разработке изначальной стратегии.            После предварительного заседания руководящий совет должен проводить регулярные заседания не реже двух раз в месяц вместе с административной группой по улучшению деятельности. В ходе таких заседаний будет разработана стратегия реализации процесса улучшения деятельности. После завершения этапа внедрения процесса руководящий совет будет собираться по мере необходимости для решения конкретных проблем.