Р ис. 3.6.3.2. Окно конструктора отчетов

6. Нажмем кнопку Сортировка и группировка для группировки от­че­та по полям Наименование типа изделия, Наименование изделия и сортировки внутри группы по полю Дата выпуска (п. 3.6.3.3).

Рис. 3.6.3.3. Окно сортировки и группировки

В заголовке группы обычно выводится наименование этой груп­пы. Пе­ре­не­cем поле Наименование типа изделия из окна Базовый запрос в область заголовка группы “Наименование типа изделия”, удалив наиме­но­вание этого поля.

7. Перенеcем поле Наименование изделия из окна Базовый запрос в область заголовка группы “Наименование изделия”, удалив наиме­но­вание этого поля.

8. В примечании группы обычно с помощью встроенных статисти­чес­ких функций выводятся итоговые значения по группе/подмножеству записей: сумма (Sum/Dsum), среднее (Avg), минимальное (Min/Dmin) и максимальное (Max/Dmax) значения, число записей (Count/Dcount). Фун­к­ция Dlookup позволяет вывести поле из другой таблицы. В функциях по подмножеству имеются один или два до­пол­ни­тель­ных параметра: имя таблицы с выбираемыми записями и условие вклю­чения записей в под­мно­жество в виде строки с текстом условия.

Пример подсчета количества выпущенных изделий для изделия, код которого указан в поле Поле1 формы Форма1.

Dsum(“[Количество]”, ”[Выпуск изделий]”, ”[Код изделия]=” & _ Forms![Form1]![Поле1]).

Пример установки полю Код изделия значения по умолчанию, рав­ного максимальному значению кода изделия плюс единица.

Dmax(“[Код изделия]”, ”[Изделия]”)+1.

Пример вывода наименования изделия по коду, указанному в поле Поле1 формы Форма1.

DLookup(“[Наименование изделия]”, ”[Изделия]”, ”[Код изделия]=” & _ Forms![Form1]![Поле1]).

Функция Nz возвращает ну­ле­вое значение для ар­гу­мента без значе­ния (типа Null). Это позволяет таким значениям участвовать в итоговых вы­ражениях.

Используя инструмент Надпись, размес­тим текст “Итого по из­де­лию” в примечании группы “Наименование из­де­лия”.

9. Используя инструмент Поле, разместим свободное поле в при­ме­ча­нии группы “Наименование изделия”, удалив его наименование. Для формирования значения его свойства Данные нажмем кнопку с троето­чи­ем и вызовется построитель выражений. Используя список встроенных ста­тистических функций, найдем функцию Sum, дважды щелкнем на ее име­ни, выделим щелчком ее параметр Expr, в папке Выпуск изделий по груп­­пам дважды щелкнем на имени поля Количество. В результате сфор­ми­руется выражение Sum([Количество]), которое возвращает итоговое чис­ло выпущенных изделий одного наименования. Установим значения свойствам ито­го­вого поля: Формат поля=Денежный, Выравнивание поля=По правому полю.

10. Сформируем поле с итоговыми затратами по изделиям одного наименования аналогично итоговому числу выпущенных изделий.

11. Аналогичным образом сформируем примечание группы “Наиме­но­­ва­ние типа изделия” с итоговыми значениями числа выпущенных из­де­лий одного типа и затрат на их производство.

12. Для создания итогов по всему отчету выполним команду Заго­ло­вок/примечание отчета из контекстного меню. Аналогично сформируем примечание отчета с итоговыми значениями числа вы­пу­щенных из­де­лий и затрат на их производство.

13. Разместим в верхнем колонтитуле (заголовке листа) наиме­но­ва­ния отчета и заголовки колонок.

14. В нижней части заголовка листа проведем горизонтальную ли­нию и кнопкой Толщина линии/границы установим ее ширину.

15. Для размещения в заголовке листа номера страницы выполним ко­ман­ду Вставка/Номера страниц.

16. Разместим объект Поле, удалив его наименование. Используя Построитель выражений и список встроенных функций типа Дата/вре­мя, зададим свойство Данные=Date() для вывода текущей даты расчета.

17. Аналогичным образом разместим поле для вывода текущего времени функцией Time().

18. Выполним выравнивание объектов на бланке отчета, выделим заголовки и примечания групп полужирным шрифтом для большей наглядности.

19. Кнопкой предварительного просмотра проверим внешний вид отчета и сохраним его на диске.

Для принудительного перехода на следующий лист на бланке формы размещается объект Разрыв страницы.

Созданный отчет или форму можно использовать в качестве шаб­лона для новых отчетов или форм, если их имена указать в полях Шаблон формы или Шаблон отчета на странице Формы и отчеты окна Параметры, вызываемого командой Сервис/Параметры.