3.2.2. Создание пустой базы данных

При запуске Access пустую базу можно создать без режима кон­струк­тора, с помощью мастера и путем ввода данных. Используя окна мас­­тера Создание таблиц, можно выбрать шаблон базы и, следуя указаниям мастера, создать базу данных.

Создать пустую базу после запуска Access можно двумя способами командой Файл/Создать или нажатием кнопки Создать.

3.2.3. Рабочая среда Access

Главное окно Access содержит меню, панели инструментов (наст­рой­ку панелей производится командами Вид/Панели инструмен­тов/На­строй­­ка или Сервис/Настройка), окно базы данных, строку сос­тоя­ния, ди­­алоговые окна и окна таблиц, форм, запросов, от­че­тов (рисунок 3.2.3.1). Настройка среды производится командой Сервис/Парамет­ры.

Для управления окном базы используются соответствующие стра­ни­цы, кнопки и контекстое меню этого окна.

С каждым объектом базы данных можно работать в двух режимах: вы­полнения (открытия и просмотра) и конструктора (создания и измене­ния о бъекта). Выбор режима осуществляется с помощью первых двух кнопок Вид на панели инструментов База Данных, которые меняют свое изоб­ра­же­ние в зависимости от доступного вырианта режима работы.

Рис. 3.2.3.1. Окно базы данных

Для работы с объектом нужно вначале его выделить (щелчком мыш­ки), а затем произвести необходимые действия, используя нужную ко­ман­ду из меню (главного или контекстного) или нажимая нужную кнопку или клавишу.

Перечислим основные операции над объектами: открытие, выпол­нение, удаление, переименование, копирование в буфер, вставка из буфера всего объекта или его части (структуры, данных таблицы), объединение объек­тов разных типов в группы (перетаскивая мышкой объект в нужную папку на панели объектов), вывод свойств объекта (командой Свойства из контест­ного меню).

Работа с Помощником позволяет быстро найти нужную спра­воч­ную информацию, получить совет, облегчить диалог с пользова­те­лем. Для вызова Помощника выполните команду Справка/Показать помощника. Смена персонажа помощника осуществляется командой Выбрать по­мощника/Коллекция из контекстного меню.

Справочную информацию можно получить командой Справка/ Сп­рав­ка по Microsoft Access, кнопкой Справка по Microsoft Access, клавишей F1, двойным щелчком по изображению Помощника или путем ввода текста вопроса в окно ввода вопросов Помощнику (это ок­но находится в конце строки меню).

3.2.4. Работа с таблицами

3.2.4.1. Создание таблиц

Покажем порядок работы с таблицами и со всей базой на примере базы “Выпуск изделий” (п. 1.5.2). Таблицы могут создаваться кон­струк­тором или мастером путем ввода значений, копированием или свя­зы­ванием существующих таблиц из других баз данных или электронных таблиц. Обычно таблица создается в режиме конструктора (рис 3.2.4.1.1).

Рис. 3.2.4.1.1. Окно конструктора таблиц

В нижнем правом углу окна выводится синим цветом опиcание те­ку­ще­го элемента окна. Имена полей, таблиц и других объектов могут со­дер­жать любые символы, кроме точки, знака восклицания, апострофа, квад­рат­ных скобок. Ес­ли предполагается использование Visual Basic [5], то вместо пробелов ре­ко­мен­дуется использовать знак подчеркивания.

Р екомендуется по­ля с одинаковым содержанием называть одним именем и ука­зывать один тип для автоматического связывания таблицы.

Тип поля задается в колонке Тип данных: Текстовый (строка любых символов до 255 символов, незначащие пробелы не хранят­ся в поле), Поле MEMO (текстовое поле длиной до 65535 символов), Чис­ло­вой, Дата/Время, Денежный, Счетчик (автоматически устанавли­ва­­емый уникальный номер для каждой новой записи), Логический (Истина/Ложь, Да/Нет, -1/0), Поле объекта OLE (ссылка на объект любой при­роды: изображение, звук, документ Word или Excel и др.), Гиперс­сылка (гиперссылка на документ или файл на том же компьютере, в ло­кальной сети или в Internet (п. 3.9) ), Мастер подстановок.

Подстановку можно задать и через свойство поля Подстановка (рисунок 3.2.4.1.1). Подстановка позволяет не вводить значение поля, а выбирать его из спис­ка значений или из таблицы. Обычно для поля с кодом формируется под­ста­­новка из таблицы или списка с наименованием кода. Ес­ли ука­зать нулевую ширину столбцов, то в таблице вместо кода выводится его наименование.

Ключевые поля задаются кнопкой Ключевое поле после их выде­ле­ния. Если ключ отсутствует, то его можно создать искусственно в виде поля типа Счетчик.

Индексы ускоряют поиск записей по проиндексированным полям. Для формирования составного индекса используется кнопка Индексы конструктора таблиц. В каждой строке окна Индексы указывается имя индексного поля в колонке Имя поля, а имя всего индекса указывается один раз в строке с именем первого индексного поля в колонке Индекс.