3.17.2. Создание отчетов

Интерактивный режим изменения проекта отчета. Новая функция Office Access 2007 позволяет видеть данные, появляющиеся в отчете, в ходе его создания. С помощью нового WYSIWYG-интерфейса можно оперативно изменять проект отчета, поместив данные в конструктор отчетов, поэтому пользователю не придется каждый раз открывать отчет, чтобы оценить, как он смотрится на странице. Это позволяет облегчить создание красиво оформленного отчета и сохранить время.

Просмотр отчетов в интерактивном режиме. Новый режим просмотра отчетов делает отчеты пользователя более доступными. С помощью сочетания клавиш CTRL+F можно найти нужные записи, скопировать их в другие приложения, перейти в подробное представление данных и внести там требуемые изменения. Новая функция фильтрации позволяет получить более четкие сведения для эффективного принятия решений.

Группировка данных в отчетах. Усовершенствованная область группировки обеспечивает четкое отображение групп данных и предварительный просмотр изменений, которые могут быть внесены пользователем в отчет. Можно легко добавлять сведения о предварительных и общих итогах работы, результаты расчетов и другие элементы, помогающие проанализировать данные. Кроме того, можно сгруппировать информацию по одному или нескольким уровням и добавить данные о предварительных итогах работы.

3.17.3 Обмен с другими пользователями

Сбор данных с помощью Office Outlook 2007. Office Access 2007 облегчает процесс сбора информации у других пользователей. Он осуществляет автоматическое построение формы сбора данных с помощью Microsoft Office InfoPath 2007 или HTML в теле сообщения электронной почты. Пользователь может отослать форму получателям по адресам из папки "Контакты" электронной почты Outlook 2007 или непосредственно из Access. Office Outlook 2007 обрабатывает входящие формы и сохраняет данные в хранилище Office Access 2007, выполняя быстрое и эффективное обновление данных в выбранном пользователем приложении и избавляя от необходимости повторного ввода данных вручную.

Веб-сотрудничество с помощью Windows SharePoint Services. Веб-узлы на основе Windows SharePoint Services формируют среду, в которой группа разработчиков может общаться, организовывать общий доступ к документам и вместе работать над проектом. С помощью Office Access 2007 можно опубликовать свои файлы Access в библиотеках или перенести приложение в Windows SharePoint Services, поместив на сервере сами данные и клиентскую базу данных, что позволит участникам группы легко взаимодействовать друг с другом посредством обозревателя. Формы и отчеты могут просматриваться, обновляться или удаляться непосредственно с узла Windows SharePoint Services в соответствии с установленными параметрами разрешений.

Просмотр списков Windows SharePoint Services с помощью Office Access 2007. Для большего удобства пользователь имеет возможность отслеживать информацию в списках Windows SharePoint Services при помощи клиента Office Access 2007 на своем компьютере.

Работа в автономном режиме со списками Windows SharePoint Services. С помощью Office Access 2007 можно работать с Windows SharePoint Services в автономном режиме. Например, во время путешествия можно открыть локальную копию списка SharePoint на своем переносном компьютере, выполнить запрос или отредактировать список, как в любой другой таблице Office Access 2007. Формы и отчеты, используемые для списка SharePoint, являются полностью интерактивными. Таким образом, в дальнейшем при подключении переносного компьютера к сети Office Access 2007 сможет выполнить синхронизацию локального и сетевого списков.

Объединение с делопроизводством Windows SharePoint Services. Работающие в среде Office Access 2007 могут воспользоваться сценарием бизнес-логики с поддержкой делопроизводства в Windows SharePoint Services, чтобы создать совместные приложения рабочей группы. Делопроизводство может быть использовано для автоматической постановки задач другим пользователям, отчетности о состоянии проекта и отслеживания своевременного выполнения задач. Все задачи Windows SharePoint Services можно просматривать непосредственно в Office Access 2007 или Office Outlook 2007, в зависимости от предпочтений пользователя.

Электронная почта и RSS-уведомления. Пользователи могут осуществить подписку на получение уведомлений электронной почты, которые отражают добавление, удаление или изменение записей. Кроме того, пользователи, имеющие RSS-подписку (Really Simple Syndication - синдицированное содержание), могут подписаться на получение списка рассылок в Office Outlook 2007.

Мобильное подключение. Доступ к спискам Windows SharePoint Services также можно получить с мобильного телефона, что позволяет удаленным пользователям постоянно быть в курсе меняющейся деловой информации.

Поддержка PDF и XPS. С помощью Office Access 2007 можно сохранить отчет в формате PDF (Portable Document Format) или XPS (формат XML Paper Specification), что позволит произвести распечатку или публикацию файла, а также переслать его по электронной почте. Сохранив свой отчет в формате PDF или XPS, пользователь получает возможность вводить информацию из отчета в легко рассылаемую форму, которая сохранит все установленные им характеристики форматирования, что позволит другим пользователям просматривать или распечатывать отчет даже при отсутствии у них Office Access 2007 (сохранение в виде файла PDF или XPS в программе системы Microsoft Office 2007 возможно только после установки соответствующей надстройки).