9

Тема 1 Контроль как функция управления, его виды и обеспечение

В теории менед­жмента различают два варианта трактовки понятия «кон­троль».

В узком понимании суть этой управленческой фун­кции сводится к проверке хода реализации планов, заданий, сопоставлению фактических результатов работы, имеющих­ся ресурсов с установленными стандартами, с тем, что долж­но быть в наличии.

Расширенный вариант подразумевает включение в функцию контроля ряда дополнительных составляющих: планирование систем контроля с разработ­кой нормативов (стандартов) контроля, обеспечением эф­фективного функционирования систем контроля, анализом причин допущенных отклонений; разработка и внедрение мер по исправлению ситуации, проведение корректирующих мероприятий.

Эффективно функционирующие системы контроля яв­ляются важной составляющей менеджмента торговой орга­низации. Контроль обеспечивает получение результата в соответствии с требованиями руководителя. Он дает воз­можность оценить качество планирования и соответствие параметров организации требованиям среды. Результаты контроля служат информационной базой для принятия ре­шений на будущее, выявления наиболее перспективных на­правлений развития. Контроль позволяет оценить эффектив­ность делового и управленческого общения. Он служит сред­ством формирования трудового поведения работника и стимулирования его деятельности. И наконец контроль обеспечивает сохранность и эффективность использования ресурсов организации, ее товарно-материальных ценностей.

Таким образом, Функция процесса управления "контроль" устанавливает степень соответствия принятых решений фактическому состоя­нию системы управления, реально достигнутых результатов и целей запланированным, выявляет отклонения и их причины.

Основные составляющие элементы контроля

1. Субъект контроля — специалист или группа специ­алистов, осуществляющих контрольные функции при нали­чии соответствующих полномочий.

2. Объект контроля — составляющая организационной системы, в отношении которой проводится контроль. В ка­честве объектов контроля могут выступать:

-ресурсы организации (трудовые, материальные, техни­ческие, финансовые, информационные, интеллектуальные и др.); - процессы;

- продукты управленческого труда (решения, управлен­ческие системы, разработки).

3. Предмет контроля — характеристики объекта конт­роля, подлежащие контролю (затраты, действия, сроки, ре­зультаты, качество, количество).

4. Стандарты контроля — конкретные результаты, состояния или действия, выраженные в конкретных значени­ях показателей, регламентах, степень отклонения от кото­рых определяется (измеряется) в процессе контроля. Стан­дарты могут разрабатываться специально для конкретной системы контроля или использоваться уже существующие, значение и описание которых содержатся в утвержденных планах, положениях, инструкциях, приказах, правилах, уста­новленных процедурах выполнения операций, описаниях требований к качеству и т. д.

5. Процедура контроля — последовательность действий по проведению контроля.

6. Методы контроля — способы его проведения. При подборе методов контроля необходимо ответить на вопрос: «Как должен производиться контроль?» В качестве методов контроля используются метод сравнения, сопоставления факторов, методы обследования процессов, опросы, наблю­дения и проч.

7. Средства контроля — все то, что используется в процессе проведения контроля. При выборе средств контро­ля следует ответить на вопрос: «При помощи чего будет производиться контроль?» Средствами контроля могут быть измерительные приборы, средства фиксации результатов, на­копления и хранения информации, инструменты, реактивы, плановая и отчетная документация, отчеты сотрудников, сметы, бюджеты и проч.

Выбор принципиальных положений, определяющих спе­цифику элементов контроля, осуществляется на основе анали­за ряда факторов. К наиболее значимым из них относят: особенности стратегии и организационной структуры пред­приятия, специфику объекта контроля, имеющиеся ресурсы, уровень зрелости персонала, политику администрации в об­ласти контроля. Политика в области контроля представляет собой основополагающие положения, которыми руководству­ется персонал организации при разработке и реализации систем контроля. Они устанавливают границы принятия ре­шений в области децентрализации отдельных функций кон­троля, степени его жесткости, требования к регламентирующей документации, разработки механизма стимулирования персо­нала, осуществляющего контроль.

Как правило, контролируются не только количественные показатели, но и качественные.