3.5. Документи урядових органів Української козацької держави

Територія Лівобережної України, що на той час увійшла до складу Росії, була поділена на шістнадцять військових округів або полків, де адміністративна, судова та військова влада належала полковникам. Територія кожного полку поділялася на сотні на чолі з сотниками. Державу очолювали гетьман і старшинська рада; справочинством керували генеральний писар та генеральний і полкові судді.

У травні 1710 р. гетьманом став генеральний писар Пилип Орлик, автор «Пактів», або так званої «Бендерської Конституції і вольностей Запорізького війська». Вихідним положенням цього документа була теза про незалежність України. Проте цей документ, укладений тогочасними політичними емігрантами, на території України сили не набув.

Отже, особливості діловодства у цей період:

1. Документи були у вигляді стовпців, текст писався на смугах паперу шириною 15-17 сантиметрів. Зворотна сторона використовувалася для адреси, резолюції, поміток. Документ має форму сувою.

2. Діловодство починалося з моменту отримання документа, на якому ставилася дата отримання. Потім документ готувався до доповіді. Наступні етапи: обговорення документа – прийняття по ньому рішення – складання документа-відповіді.

3. Підпис дяка, що відповідав за складання документа, ставився на склейках документа. Автором документа була та людина, що виконувала записи тексту.

4. Документи систематизувалися за певними ознаками.

5. Види документів: накази царя, приречення боярської думи, приказні книги. Прикази надсилали один одному «пам'яті», формою звертання до державних установ були чолобитні.

6. Налагоджується архів, документи зберігаються в приказних хатах.

7. З'являються особливі форми документів – книги: –- для грошових операцій – прибутково-розхідні; – для обліку мит – митницькі; – для обліку врожаю – умолотні та інші.

8. У документах велося перерахування титулів, звань, повноважень.

9. Розрізняли тексти лицьової та оборотної сторони листа. Площі листа, де розміщувався текст, мала свої назви. Верх листа –«голова», а частина під основним текстом – «спід».

3.6. Системи документування Московської держави XV - XVІІ ст. Загальне документування “приказов” як центральних органів державного управління.

Спеціальні системи документування управлінської діяльності в різних сферах соціального життя: статистико-економічна документація; документація з обліку; з організації зовнішньополітичної діяльності та інші.

Приказне (наказне) діловодство

(кінець XV – початок ХVIII ст.)

До ХV ст. у Московському князівстві система управління мала двірцево-вотчинний характер. Органами управління були так звані путі (сокольничий, ловчий, конюший, стольничий, чашничий). Країна поділялася на повіти, стани і волості на чолі з намісниками і волостелями, компетенція яких не поширювалася на панські вотчини. Діловодство вели дяки, а при намісниках – писарчуки та піддячі. Створення Російської централізованої держави вимагало більш розвинених форм державного управління. У зв`язку з цим відбувалася поступова перебудова органів великокнязівського управління. На кінець ХV – початок ХVІ ст. склалася система приказів – центральних органів державного правління, що керували окремими галузями, виступаючи у ролі відомчих установ. Так, Посольський приказ відав зовнішніми відносинами, Розрядний – військовими, Помісний – земельними справами; існували Холопський, Ямський, Розбійний та інші прикази. Коли Україна у 1654 р. увійшла до складу Росії, при Посольському приказі спочатку було створено канцелярію з малоросійських справ, а у 1663 р. – Малоросійський приказ.

Всього приказів було близько 80, кожний з них налічував від 3 до 400 «наказних людей». На чолі приказу стояв суддя, який разом з «товаришами» (заступниками та помічниками) керував дяками. Дяки з простих писарів ставали начальниками приказних канцелярій і займались всіма повсякденними справами та діловодством. У своєму розпорядженні вони мали «письмові голови» різних рангів, піддячих (старших, середньої руки та молодших), писарів, переписувачів, були також перекладачі, сторожі, пристави.

Канцелярії функціонували при кожному державному, духовному чи громадському закладі. Документи в них складали та оформляли фахівці за певними загальними правилами, що закріпилися згідно з традицією.

Діяльність канцелярії, роботу окремих службовців зі створення офіційних текстів добре видно з елементів створюваних документів. Так, на кожному документі, що надходив до приказу, ставили дату оформлення. Дяк в разі необхідності робив відмітку «виписати», тобто навести довідку. Справу готували до доповіді і обговорювали, після чого виносився «присуд» і розпорядження про підготовку листа-відповіді.

За вказівкою дяка проект документа складали старші піддячі. Дяк цей проект редагував, роблячи позначки в тексті, на полях чи на зворотному боці аркуша. Виправлений документ молодший піддячий переписував заново – «білив». Переписаний документ піддячий зіставляв з чернеткою і візував: ставив підпис на зворотній стороні в нижній правій частині аркуша, стверджуючи правильність написаного. Звірений документ підписувався дяком розтягнуто по всій його ширині, наприклад: «А грамоту писав дяк Андрій Личко».

Писали на вузеньких (15-17 см) смужках паперу, які в разі необхідності склеювали. Зворотній бік залишали чистим. До першого документа підклеювали послідовно інші, і довгу паперову смужку звертали в рулон. Смужки при читанні тягнулись; звідси і народилось поняття, що означає сьогодні невчасне вирішення того чи іншого питання – тяганину (зволікання).

У діяльності приказів ХV-XVII ст. виробився сталий процес роботи з документами, який і отримав назву приказного діловодства. У практиці приказів затвердились певні формуляри складових частин документів, порядок їх оформлення та проходження як у самих приказах, так і між ними.

Діловодство стало вимагати значного досвіду, якого нерідко не мав начальник приказу – суддя. Тому на допомогу йому призначалися дяки, які й чинили справи (звідси – "справочинство"). Документи поділяли на законодавчі, які виходили від органів державної влади, та розпорядчі, які складали органи управління. До першої категорії відносили укази царів та рішення Боярської думи, до другої – грамоти та листи. Від простих людей до приказів надходили чолобитні.

3.7. Системи документування в Російській імперії в XVШ ст. Документи установ загальнодержавного управління. Спеціальні системи документування: бухгалтерського і статистичного обліку; дипломатична документація тощо. Колегіальне (колезьке) діловодство

(початок ХVIII ст. (1717-1718, 1720 – кінець ХVIII ст.)

До ХVІІ ст. діловодство велось згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.

Застарілу систему приказів у 1717-1718 рр. змінили 12 колегій, кожна з яких відала певною галуззю чи сферою управління і підпорядковувалася Сенату. Згодом 13-ою колегією став Синод, що відав церковними справами. Остаточно структуру колегій визначив підписний в 1720 р. «Генеральний регламент» державних колегій, що заклав засади організації діловодства в державних установах.

Історія складання «Генерального регламенту» така. Ще у 1715 р. Петро І направив своїх представників до Швеції, Данії та Німеччини для вивчення системи управління та подальшої доповіді про можливість її застосування в Росії. Після вивчення було прийняте рішення взяти за зразок шведські колегії і, враховуючи особливості російського державного устрою, поступово вводити їх у державі. Перший варіант «Генерального регламенту» склав Генріх Фік. Згодом документ зазнав дванадцять редакцій.

У «Генеральному регламенті» докладно розкрито функції кожного підрозділу колегії. Спеціальний розділ визначав структуру і функції канцелярії та її секретаря. Найбільш важливі документи складав секретар, інші, за вказівкою секретаря, – канцеляристи. Частину документів писали за«генеральним формуляром», тобто за обов`язковими формами.

«Табель о рангах» 1722 р. поклав початок системі чинів, звань та титулів, які обов‘язково застосовувалися в справочинстві до революції 1917 року. Саме у той період було засновано сучасну практику офіційного адресування.

Хоч питання документування діяльності установ на місцях відображені в законодавчих актах, у завершеній формі вони сформульовані в «Учреждениях для управления губерний» (7 листопада 1775 р.). Згідно з цим документом листування між установами стало ритуалом, який треба було добре знати, щоб мати змогу зайняти відповідну посаду.

Для відносин між вищою владою і владою на місцях встановлювалися відповідні види документів залежно від місця установи на ієрархічній драбині. Тобто, визначалася ієрархія не лише установ, а й документів. Вищі установи давали вказівки, підпорядковані – писали «доноси» про їх виконання.

Весь процес проходження як вхідних, так і вихідних документів реєструвався у журналах, книгах або реєстрах. На вхідних документах у верхньому правому кутку позначали дату надходження та номер за реєстром. Зареєстровані документи розглядались назначеними виконавцями і заносились до настільного реєстру.

Для полегшення знаходження документів до реєстрів складали алфавіти установ та осіб, які мали до них якесь відношення. Про свою роботу установи складали звіти, а про кількість і склад прослуханих справ – термінові зведення.

Таким чином, були вироблені засади організації обліку, проходження та зберігання документів. Тоді ж з‘явилася назва «архів».

Законодавчі та розпорядчі акти державної влади оформляли указами, регламентами, інструкціями, протоколами. Виникло безліч форм листування: листи, реляції, доноси, повідомлення, вимоги тощо. Для деяких документів, таких, як диплом, патенти, були створені генеральні формуляри-зразки, за якими вони мали оформлятися.

Росія дедалі більше обмежувала українське самоврядування. У 1722 р. була утворена Малоросійська Колегія у Глухові, яка контролювала діяльність гетьмана, старшини, керувала фінансами та справочинством. З відновленням у 1750 р. гетьманщини в Україні влада стала належати київському генерал-губернатору і гетьману. Після остаточної ліквідації гетьманства у 1764 р. влада знову перейшла до Малоросійської Колегії. Але до 1775 р. важливу роль у житті українського народу відігравала Запорозька Січ.

Отже, характерними ознаками колежського діловодства були:

1. Петро І у 1699 році вводить гербовий папір, а у 1700 році заміняються стовпці зошитами. 28 лютого 1720 року утворений «Генеральний регламент державної колегії», де оформлена система документування та діловодства колегії – колежське діловодство. Це система норм по документуванню внутрішньої діяльності колегій та їх листуванню з іншими установами.

2. Упорядкована система реєстрації, введені журнали. Розроблена система довідкового апарату – настільний реєстр. Журнали А і В – для реєстрації вихідних документів, а С і Д – для реєстрації вхідних документів. У документах обов'язково проставлялися дата і номер.

3. Закладені основи обліку та зберігання документів: «архів». Утворюються архіви колегії, поточні архіви, державні архіви. Відбувається групування справ в архівах, класифікація документів у справах за змістом, географічною ознакою.

4. Документи, що тоді перебували в обігу: листи, донесення, реляції, прохання, вимоги. У всіх установах утворюються документи за грошовою та матеріальною звітністю. Для оформлення угод у XVIII столітті був утворений письмовий порядок їх здійснення.

5. Частина документів складається за генеральними формулярами.

6. Найбільш важливі документи складалися секретарем.

3.8. Системи документування в Російській імперії в ХІХ ст. Документування у вищих органах державного управління. Документація спеціальних систем управління. Виконавче діловодство (початок ХIХ – початок ХХ ст.)

Чергові реформи центрального державного апарату відбулися у 1810-1812 роках. У 1810 р. було затверджено вищий державний законодавчий орган – Державну Раду, а в 1811 р. створені центральні органи державного правління – міністерства з багатоступеневою структурою. Міністерства складались з департаментів, котрі поділялись на відділи, а відділи – на столи.

Керівники структурних підрозділів мали право одержувати і підписувати документи відповідних видів. Зверху вниз надходили документи: від царя – маніфести, найвищі накази та рескрипти, від сенату та інших органів – вказівки та розпорядження. Місцеві губернські влади розсилали вказівки, міністри та керівники підрозділів – циркуляри та накази. Всі ці державні і місцеві управлінські структури були поширені на українські землі, що входили до складу Російської імперії.

Впровадження міністерств завершило процес чіткого розмежування державного апарату. Це спричинило швидке створення прошарку бюрократів-чиновників, які цілком залежали від милості царя. Апарат зростав кількісно і розширював свої повноваження та моральні і матеріальні привілеї. У 1812 р. було затверджено вісім міністерств. Надалі їх кількість збільшилася.

Постанова «Загальна установа міністерств» передбачала єдність форми складання документів за наведеними зразками. Ділові папери складного змісту мали три частини:

– вступ з викладом суті справи;

– обґрунтування з посиланнями на законодавство чи нормативні акти;

– клопотання або прохання.

Порядок проходження документів інстанціями суворо регламентувався законом, який вимагав, щоб рух паперів якомога менше відхилявся від встановленого в департаментах. У кожній інстанції вхідні та вихідні документи реєстрували в журналах, які складались з трьох частин: для реєстрації документів верховної влади, для «звичайних паперів» і для таємних документів.

Справи, які вирішували департаменти, поділялися на три категорії: термінові, невідкладні, вирішення яких було пов`язане з прийняттям важливих рішень; звичайні чи поточні.

Багато уваги цілісності діловодства і звітності приділяв один з видатних державних діячів того часу М.М. Сперанський (1772-1839). Його праці зробили великий внесок у те, що ми нині називаємо уніфікацією документів.

Виникла практика створення різноманітних «письмовників», що надалі стало традицією. Треба підкреслити, що, хоч ці видання і називалися письмовниками, вони вміщували зразки всіх видів документів (розпорядження, рішення, резолюції, вказівки, накази, ділові листи тощо). Достатньо було знайти в письмовнику відповідний зразок та, зробивши заміну прізвища, дати і адреси, переписати наведений документ, щоб скласти новий.

Тимчасовий уряд не встиг внести істотних змін у практику підготовки документів. Лише п’ятнадцятого березня 1917 р. він прийняв постанову «Про вдосконалення форм офіційних відносин та паперів», якою відмінив «титулування та прикінцеві формули ділових листів». Мовний ритуал у практиці складання ділових документів залишився.

Отже, виконавче діловодство мало такі характерні ознаки:

1. Сперанський Г. С. запропонував «Общее учреждение министерств» де була розроблена система ведення діловодства та звітності.

2. Основні види документів цього періоду: донос, рапорт, реляція, рескрипти, циркуляри.

3. Застосовуються бланки з кутовими штампами, що містять дані про організацію.

4. Порядок проходження документів по інстанціям регламентується.

5. Документи складні за змістом складаються із 3-х частин:

– вступ із викладенням суті справи;

– обґрунтування із посиланням на законодавство;

– закінчення із висновками, пропозиціями.

6. Справи для вирішення поділялися на три категорії:

– невідкладні;

– термінові;

– поточні.