14. Регулирование и контроль в системе менеджмента

Управленческий контроль – это процесс наблюдения и регулирование разных видов деятельности организации с целью обеспечения выполнения поставленных задач. Управленческий контроль осуществляется на двух организационных уровнях, что отражено на рис.1.

Операционный контроль осуществляется внутри фирмы, где менеджеры сталкиваются с источником физических, человеческих, информационных ресурсов.

Контроль физических ресурсов включает закупки с обеспечением требуемого уровня качества, цены и времени поставки, инвентаризацию соответствия уровня запасов ресурсов их величине в соответствующих документах, контроль за использованием оборудования и за качеством готовой продукции.

Контроль человеческих ресурсов включает правильный отбор, обучение, оценку и оплата труда в организации. Контроль финансовыми ресурсами направлен на эффективное использование капитала, доступного фирме.

Контроль над информационными ресурсами направлен на предотвращение несанкционированного доступа к информации, принадлежащей предприятию. Например, к результатам работы исследовательских лабораторий и зарегистрированному товарному знаку.

Направленность стратегического контроля внешняя. Поэтому он осуществляется подразделениями, подчиняющимися, как правило, высшему руководству фирмы, и направлен на получение информации о конкурентах, потребностях, поставщиках, технологии, правительственных и социальных процессах, что может отразиться на осуществлении планов фирмы.

Одной из основных причин контроля является обеспечение доведения цели до конкретных подразделений. Наличие небольших ошибок, допущенных в нескольких отдельных подразделениях, может привести к осуществленному снижению эффективности работы предприятия. Другая причина необходимости контроля – постоянные изменения во внешней среде. Планы разрабатываются на основании предположения о поведении внешней среды. Поэтому необходим контроль за соблюдением плановых предпосылок. Кроме того, чем больше организация, тем важнее для нее наличие формальной системы контроля.

Выделяют три типа управленческого контроля:

• предварительный контроль;

• текущий контроль;

• обратный контроль.

Предварительный контроль направлен на выбор оптимальных средств для достижения цели организации посредством предотвращения возникновения проблем.

Текущий контроль осуществляется в процессе работы и направлен на выполнение всех работ в соответствии с планом.

Обратный контроль сосредоточен на результатах деятельности организации после завершения производственного процесса. Во-первых, обратный контроль обеспечивает измерение эффективности организационной деятельности. Во-вторых, он используется для оценки стимулирования работников. В-третьих, служит, для совершенствования процессов производства и управления на предприятии.

Задачи контроля

• сбор и систематизация информации о фактическом состоя­нии деятельности, организации и ее результатах (функция учета)

• оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов: плановых заданий, нормативов (функция оценки

• анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (функция анализа

• прогнозирование последствий сложившейся ситуации и обоснование необходимости принятия корректирующих воздей­ствий

Система контроля организации, для того чтобы быть эффек­тивной, должна соответствовать ряду требований

1. Контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый менеджер должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если этого ему не поручали

2. Контроль должен быть экономичным, то есть расходы на его проведение не должны превышать прибыли, полученной в результате контроля. Никогда не следует забывать, что все затра­ты, совершаемые организацией, должны приводить к увеличению ее преимуществ и доходов. Чем меньше требуется контроля, тем эффективней он является

3. Контроль должен быть непрерывным во времени

4. Контроль следует сосредоточить на результатах. Контроли­ровать можно лишь измеряемые явления

5. Система контроля должна быть простой. Избыточная слож­ность создает беспорядок

В процессе контроля выделяются три этапа, на каждом из которых реализуется комплекс различных мер

1. выработка стандартов и критериев — связан с функцией планирования. Устанавливаются стандарты и критерии оценки деятельности объекта управления. Стандарты, использу­емые для контроля, отражаются в форме плановых заданий, нор­мативов, показателей и выбираются из целей и стратегий развития объекта управления и его основных областей

2. сопоставление фактических результатов с ожидаемыми. Измеряются фактически достигнутые результаты, выявляются существенные отклонения от ожидаемых (требующие принятия корректирующих мер

3. принятие корректирующих мер. Анализируются причины возникновения отклонений и принимаются решения их устранения в соответствии с установленными стандартами.

Контроль завершает управленческий цикл в организации. По данным контроля производится корректировка ранее принятых решений плановых заданий, нормативов, показателей или орга­низационных условий их выполнения. Контроль не позволяет растрачивать ресурсы, сохраняет организацию от разрушения, дает возможность руководству своевременно выявить проблемы и скорректировать деятельность организации таким образом, чтобы предотвратить перерастание проблем в кризис или закрепить до­стигнутый успех. Важно, чтобы в организации была разработана система контроля (сроки контроля для различных структурных подразделений, отраженные в графиках; контроль деятельности специалистов — в отчетах и т. д.)

Как правило, на большинстве предприятий используется разветвленная система финансового контроля, позволяющая исследовать обобщенные результаты деятельности предприятий. Важное место в деятельности предприятия занимает система финансового планирования, которая предполагает разработку годовых бюджетов для каждого подразделения, предусматривающих уровень доходов и расходов.