10. Планирование в системе менеджмента
Планирование — это основная функция менеджмента, которая представляет собой особый вид деятельности, связанный с определением целей и задач организации, а также ресурсов (финансовых, материальных, человеческих), необходимых для ее успешного функционирования. С данной функции начинается процесс управления, ее эффективная реализация обеспечивает успешное функционирование хозяйствующего субъекта
Планирование — это ориентированный в будущее систематический процесс принятия решений. Сущность планирования проявляется в конкретизации целей развития организации на установленный период и заключается в определении хозяйственных задач и средств их достижения, сроков и последовательности их реализации; выявлении материальных, трудовых и финансовых ресурсов для решения поставленных задач. Планирование дает возможность заблаговременно учесть внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для эффективного функционирования и развития предприятия. Это умение предвидеть цели организации, результаты деятельности и способы, необходимые для их достижения
Таким образом, назначение планирования как функции менеджмента состоит в обеспечении (на основе системы планов) благоприятных условий для успешного функционирования и развития организации. По своей сути функция планирования призвана ответить на следующие основные вопросы
- где организация находится в настоящее время? Менеджеры должны оценить сильные и слабые стороны организации в основных ее областях (финансы, маркетинг, персонал, НИОКР), чтобы определить, чего может реально добиться организация
- куда организация хочет двигаться? Менеджеры должны, оценивая возможности и угрозы в окружающей организацию среде, определить, какими должны быть цели организации и что может помешать достижению этих целей
- как она собирается это сделать? Менеджеры решают, что должны делать члены организации для достижения поставленных целей
Планирование является обязательным элементом системы управления любой организации, на его основе принимаются управленческие решения относительно:
- распределения ресурсов
- координации деятельности между отдельными подразделениями
- координации с внешней средой (рынком);
- создания эффективной внутренней структуры
- контроля деятельности организации
- развития организации в будущем.
Первым и самым существенным шагом при планировании является выбор целей организации.
Цель — это желаемое состояние, которого стремится достичь организация.
Цели, которые ставит перед собой организация, должны удовлетворять определенным требованиям:
1. Достижимость. Нет смысла ставить цели, если заведомо известно, что достичь их организации не удастся (например, из-за недостатка средств.
2. Конкретность и количественная измеримость.
3. Ориентация во времени. Ориентация во времени — это сложное понятие, предполагающее, что все цели организации должны быть связаны друг с другом так, чтобы было возможным их последовательное достижение.
4. Взаимоподдержка. Другими словами, цели должны быть согласованными между собой. Достижение ближайших целей должно гарантировать возможность достижения последующих (более отдаленных) целей.
Основная общая цель организации - четко выраженная причина ее существования - обозначается как ее миссия.
В зависимости от периода времени, требуемого для их достижения, цели делятся на долгосрочные и краткосрочные. Краткосрочными считаются цели, которые достигаются в течение одного - двух лет, долгосрочными - цели, достигаемые через три - пять лет. Для краткосрочных целей характерна гораздо большая, чем для долгосрочных, конкретизация и детализация. Если возникает необходимость, между долгосрочными и краткосрочными целями устанавливаются ещё и промежуточные цели, которые называются среднесрочными.
Принципы планирования:
По целевой ориентации различают стратегическое и тактическое планирование.
Стратегическое планирование представляет собой набор приемов и методов, позволяющих выбрать наиболее оптимальный путь развития предприятия в долгосрочной перспективе. Стратегическое планирование, как правило, ориентировано на период от пяти лет.
Результатом стратегического планирования должна стать модель нового предприятия, которая будет действовать на рынке более эффективно. Для перехода предприятия в новое состояние необходимо формирование стратегии. Под стратегией понимают определение основных долгосрочных целей и задач предприятия, а также утверждение курса действий, необходимых для достижения целей с учетом риска. Стратегия направлена на изменение потенциала и тесно связана с процессом самообучения, самосовершенствования организации.
В настоящее время разработаны сотни моделей стратегического планирования. Учитывая, что любой стратегический план основывается на прогнозе будущего сложной целенаправленной организации, которой является предприятие, число возможных вариантов будущего состояния сложной системе, состоящей из 300 элементов, даже если каждому варианту будет прикреплен один атом, потребует массы, сопоставимой по размерам с Землей.
Наиболее известна модель Гарвардской школы бизнеса, которая показана на рис., основанная на SWOT-анализе.
Иными словами предприятие должно использовать возникающие возможности, опираясь на свои сильные стороны. При этом необходимо учитывать угрозы, а слабые стороны должны развиваться. На стратегию оказывают влияние этические нормы как руководителей, так и общества в целом.
Тактическое планирование связано с планированием ресурсов, требуемых для достижения целей. Планирование ресурсов требует детального учета потребностей в каждом виде.
Выделяют четыре основных вида ресурсов:
входные ресурсы (материалы, энергия)
сооружения, оборудования;
персонал;
деньги.
Не всегда деньги являются наиболее важным ресурсом. Например, иногда нельзя «купить» наиболее квалифицированных работников. Планирование ресурсов в натуральном выражении предполагает нахождение ответов на следующие вопросы:
сколько потребуется ресурсов каждого вида, когда и где они потребуются;
сколько будет в наличии ресурсов каждого вида в каждом месте в определенный менеджером момент времени;
каков разрыв между потребностями и наличием;
как устранить этот разрыв посредством развития ресурсов внутри организации или путем приобретения их из внешних источников;
каковы будут затраты на приобретение ресурсов.
Затем переходят к планированию финансовых средств. Необходимо планирование финансов по следующим направлениям:
потребность в инвестициях;
прибыльность деятельности;
движение наличности.
В случае ограниченности денег необходимо пересмотреть распределение ресурсов в натуральном выражении. Широкое распространение в тактическом планировании получило управление по целям, которое состоит из четырех этапов:
выработка целей
планирование действий;
проверка и оценка работы;
корректирующие меры.
Установка целей предопределяет направление деятельности. Поэтому ошибка на данном этапе может привести к бесполезным затратам ресурсов в дальнейшем. Интересен подход к формированию целей, используемый в Японии, при котором поставленная перед подразделением цель должна быть одобрена всеми работниками. Если существуют возражения, то цель должна быть изменена, пока с ней не согласятся все члены коллектива. Несмотря на длительность такой процедуры ее преимуществом является быстрое осуществление мероприятий при осуществлении дополнительных затрат на стадии реализации. Планирование действий предполагает календарное планирование с установлением прав и ответственности конкретных менеджеров, определение длительности отдельных операций, определение требуемых ресурсов в натуральном и стоимостном выражении.
Вышеперечисленные формы и виды планирования соединяют организацию в целом с каждым конкретным подразделением и являются залогом успешной координации действий.
Этап проверки и оценки наступает после истечения установленного периода времени. Его задачей является определение степени достижения целей, выявление проблем, помех, определение причин этих проблем, выявление личных потребностей и вознаграждение за эффективную работу, Затем необходимо скорректировать цели с учетом накопленного опыта.