1.3.3. Оформление на пк внутренней докладной записки

2.1. Прочитать в теории все о письмах.

2.2. Положить перед собой справочное пособие "Формуляры ОРД", стр.5.

ПЕРЕД НАЧАЛОМ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ВЫПОЛНЯЮТ СЛЕДУЮЩИЕ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ОПЕРАЦИИ:

1. Установить параметры страницы:

Размётка страницы"



Параметры страницы



Верхнее поле – 3 см

Нижнее - 3

Левое – 3

Правое – 1-1,5



По умолчанию



Да

2. Установить шрифт № 14 по умолчанию:

Главная



Шрифт № 14



По умолчанию



Да

3. Активировать знак непечатаемых символов.

4. Установить границы текста



Кнопка "Office"



Параметры Word



Дополнительно (слева)



Показывать содержание документа" (справа"



Показывать границы текста



ОК

5. Установить точный интервал в 12 пт.:

Главная



Абзац



Межстрочный



Точно (12 пт)



ОК

ДАЛЕЕ ВЫПОЛНЯЮТ:

1.Создать таблицу и скрыть границы:

"Таблица"



Вставить



Столбцов – 3



Строк – 2



ОК

2. Установить ширину столбцов:

Левый столбец – 7,25 см

Правая разделительная линия – 8,5 см

НАБОР ТЕКСТА ДОКУМЕНТА ИДЁТ СВЕРХУ ВНИЗ БЕЗ ВЫСТАВЛЕНИЯ ИНТЕРВАЛОВ И АБЗАЦЕВ, А ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА ВЫПОЛНЯЕТСЯ СНИЗУ ВВЕРХ.

3.В левом столбце таблицы набираем от поля:

Название организации. Enter.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - Enter

Черта для даты и номера:

На линейке компьютера установить место окончания первой черты (для даты) – 3,75 см и место окончания второй черты (для номера) – 6,75 см:

Ч (включ.) затем Ctrl + tab и в конце черты Ч (выкл.) – пробел № пробел, Enter.

4.Указываем место составления документа, т.Е. Название населённого пункта, где составлялся документ, например – Москва.

5. В правом столбце таблицы набираем:

Должность человека, которому адресован документ - Enter.

И.О Фамилия - Enter.

6. Во второй строке таблицы слева выполняем заголовок, который должен отвечать на вопрос "о чём?".

7. Вывести курсор из таблицы (щелчок левой клавишей мыши под таблицей ).

8. Набрать текст от поля без выставления абзацев. Конец каждого абзаца обозначаем нажатием клавиши Enter.

9. Если после текста есть ссылка на приложение, то печатать его.

10. От поля набираем должность подписавшего документ, затем устанавливаем на линейке позицию табуляции (подводим курсор к 12,5 см на линейке компьютера и щелкаем левой клавишей, появляется значок установленной табуляции └ ), от которой печатается расшифровка подписи (см. формуляр письма) и затем нажимаем кнопку tab, курсор перемещается к нужному месту и здесь печатаем инициалы и фамилию, Enter.

11. Если докладная записка внешняя, то ближе к нижнему полю необходимо набрать:

Фамилию Имя Отчество (исполнителя) 8(495) 345-78-34

Форматирование документа (снизу вверх)

1.Открываем страницу 5 "Формуляров ОРД", а на компьютере ставим курсор на должность подписавшего документ и смотрим в "Формулярах", сколько пунктов нужно прибавить. Для этого нужно посмотреть, какие цифры стоят в "Формулярах" над должностью после знака плюс:

Главная



Абзац



Межстрочный



Точно 12 пт.



Слева ИНТЕРВАЛ:

перед – 24 пт

после – 0



ОК

14. Ставим курсор на слово "приложение" и смотрим на формуляре документа, сколько пунктов нужно добавить над этим реквизитом, - ОК.

15. Форматируем текст:

Выделяем текст без приложения:



Абзац



Межстрочный



Точно 18 пт.



Первая строка -Отступ - 1,25 см



Выравнивание - по ширине



ОК

16. Ставим курсор на заголовок, по Формуляру смотрим, сколько пунктов нужно добавить до и после заголовка, выставляем – ОК.

17. Выделяем место составления (напр., Москва) и строку с чёрточками для даты и номера, затем смотрим входим:

Главная



Абзац



Межстрочный



Точно 12 пт.



Слева ИНТЕРВАЛ:

перед – 12 пт

после – 0

18. Ставим курсор на ДОКЛАДНУЮ ЗАПИСКУ и смотрим в "Формулярах", сколько нужно добавить пунктов перед.

Главная



Абзац



Межстрочный



Точно 12 пт.



Слева ИНТЕРВАЛ:

перед – 24 пт

после – 0

ОК

19. Выделяем название отдела (во внутренней докладной записке) или выделяем название организации, (если докладная записка внешняя) и вырав-ниваем по центру.

20. В правом столбце ставим курсор на И.О. Фамилию и добавляем перед 6 пт.:

Главная



Абзац



Межстрочный



Точно 12 пт.



Слева ИНТЕРВАЛ:

перед – 6 пт

после – 0



ОК