Методика аудиторской проверки учета расчетов с персоналом по подотчетным суммам

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам предприятия на хозяйственные, команди­ровочные, представительские расходы, на оплату поставщикам за продук­цию (работы, услуги) и др. Их учет осуществляется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Аудит таких расчетов может быть организован в два этапа. На первом этапе выполняется подтверждение целесообразности расходов, произве­денных подотчетными лицами, правильности их оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета. На втором осуществляется проверка пра­вильности организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.

В процессе реализации первого этапа проверки на основе сделанного ранее вывода об эффективности систем внутреннего контроля и бухгалтер­ского учета расчетов с подотчетными лицами аудиторы принимают реше­ние о методе проверки: сплошной или выборочный. В случае методом сплошной проверки авансовых отчетов аудиторы устанав­ливают суммы, выдаваемые отдельным сотрудникам в подотчет, назначе­ние и фактическое использование авансов, наличие приказов о направле­нии работников в командировки, правильность оформления и своевре­менность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм, правиль­ность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами. В результате могут быть выявлены факты оплаты командировоч­ных расходов (суточных, оплаты проезда и проживания в местах команди­ровки) сверх установленных норм. Суммы превышения установленных норм, не подтвержденные документально, подлежат включению в сово­купный доход работника и обложению налогом на доходы физических лиц. Эти суммы не уменьшают налогооблагаемую прибыль предприятия, а уплаченный по ним НДС не относится к налоговым вычетам. Покрывают­ся за счет собственных средств предприятия также расходы по компенсации своим работникам стоимости проездных билетов городского и пригородного транспорта, по подписке на газеты и журналы для личного пользования (оформленной на домашний адрес) и т. п.

Обоснованность произведенных через подотчетное лицо представительских расходов должна подтверждаться наличием оправдательных документов: приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятия; программы встречи с представителями другого предприятия; смет расходов, утвержденной руководителем; акта с приложенными документ ми, подтверждающими расходы; списка участников встречи и др.

При проверке правильности корреспонденции счетов по изучаемым хозяйственным операциям важно исследовать также сторнировочные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться отдельные ошибки. Для этого кредитовые обороты по счету "Расчеты с подотчетными лицами" сверяют с суммами дебетовых oборотов по счетам учета материальных ценностей (10 "Материалы", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и др.), затрат (20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы" и др.), денежных средств (50 "Касса") и расчетов (60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и др.). Дебетовые оборот по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" сверяют с суммами по кредиту счета 50 "Касса".

Проверяя организацию аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, аудиторы должны учитывать, что сроки, на которые выдаются денежные средства в подотчет устанавливаются приказом руководите­ля предприятия и фиксируются в положении об учетной политике. Для контроля за сохранностью имущества предприятия целесообразно также_; отдельным приказом определить состав должностных лиц, которым раз­решено получать наличные денежные средства на хозяйственные и пред­ставительские расходы.

Достоверность записей по данному разделу учета подтверждается по итогам взаимной сверки сумм сальдо и оборотов по подотчетным лицам в аналитическом учете с суммами сальдо и оборотов по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Как свидетельствует аудиторская практика, типичными ошибками, ко­торые выявляются в ходе проверки расчетных операций, являются следующие:

• отсутствие договоров на поставку продукции, первичных расчетно- платежных документов или их неполное оформление:

• ненадлежащее ведение учета (неправильная корреспонденция счетов, недостоверность аналитического учета, формальное проведение ин­вентаризаций расчетов и т. п.);

• неправильное оформление и предъявление претензий по договорам;

• несоблюдение порядка выдачи денежных средств в подотчет и возвра­та неиспользованных сумм (нарушение сроков возврата подотчетных сумм, выдача в подотчет денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам и др.);

• отсутствие договора простого товарищества или составление его с на­рушениями Гражданского кодекса РФ;

• отсутствие фактического совместного ведения дел, отдельного баланса по договору простого товарищества;

• имущество, внесенное в качестве вклада по договору простого товарище­ства, не учитывается товарищами при начислении налога на имущество;

• прибыль, полученная товарищем, включается в налогооблагаемую прибыль по факту поступления денежных средств, убытки относятся на расходы от прочих операций.