Робота секретаря, керівник якого часто відсутня

Секретар повинен мати можливість за необхідності говорити зі своїм керівником у невідкладних справах.

Якщо робота керівника добре узгоджена з роботою його секретаря, то обидва мають один план, з якого видно, в який час керівник буде знаходитися в певному місці і як з ним можна зв'язатися за телефоном або телексом, якщо це необхідно.

Існують керівники, у яких тривалість окремих бесід, нарад, а також час, на який вони призначені, досить різні. У цьому випадку можна зв'язатися з ним тільки у визначений час. Про цей час обидва повинні чітко домовитися.

На мою думку, керівник повинен завжди говорити своєму секретарю, куди він іде, як з ним можна зв'язатися, якщо виникне необхідність і у скільки він повернеться, хоча б приблизно. І в цьому немає нічого поганого.

Робота на нарадах. Підготовка до проведення конференцій.

Запрошення на конференцію потрібно розіслати запрошеним, принаймні, за 2 тижні до її початку, причому следет просити відповісти на запрошення, оскільки необхідно знати, скільки прибуде учасників.

У запрошенні обов'язково повинно бути вказано місце засідання, частина будинку або корпус, поверх, кімната, а також найменування транспорту, на якому можна буде дістатися до призначеного місця.

Потрібно подбати про те, щоб при проведенні засідань було забезпечено наступне:

1) приміщення для засідань на весь час їх проведень;

2) забезпечити прохід запрошених через вахту чи прохідну без затримки. Для цього необхідно заздалегідь скласти список запрошених і віддати на прохідну;

3) службові машини або таксі для підвезення учасників з готелів або з вокзалу;

4) обслуговування в залі засідань.

Професія секретаря вимагає від людини високої підготовленості, цілого комплексу особистих і ділових якостей, зумовлених специфікою секретарської праці. Завдання секретаря полягає в тому, щоб звільнити керівника від виконання нетворчих, допоміжні-технічних операцій. У його оязанності входить виконання великого обсягу робіт по збору, складання, оформлення, обробці усній і документаційною інформації, а також з організації прийому відвідувачів, підготовки засідань і нарад, за телефонним обслуговування і т.п. Дуже важливим фактором в роботі секретаря є хоро діловий контакт з керівником, уміння виконати роботу в стилі керівника.

Умовно обов'язки секретаря можна розділити на роботу за документним та бездокументним обслуговуванням керівника. До операцій з бездокументного обслуговування належать такі, як виконання технічних функцій щодо забезпечення керівника, підготовка засідань і нарад, організація прийому відвідувачів,телефонне обслуговування, підготовка відряджень, планування своєї роботи.

До документного обслуговування належить: складання, оформлення, редагування службових документів, реєстрація, контроль виконання, підшивання в справи і передача їх на зберігання, стенографування, розшифровка та оформлення на друкарській машинці документів.

Слід враховувати те, що обов'язки секретарів зверхників різних рівнів управенія відрізняються як за змістом, так і за обсягом. Нерідко секретар керівника великої установи, предпріятія6 організації має в совем підпорядкуванні співробітників, що виконують машинописні роботи (друкарки) і роботу з документами (діловод). Секретар виконує більшою мірою функції бездокументарній обслуговування: прийом відвідувачів, робота з телефоном і т.д. Секретар керівника структурного підрозділу, як правило, виконує за мимо своїх основних обов'язків ще значний обсяг машинописних робіт, веде табель обліку робочого часу співробітників совего підрозділи.