6. Современная пресс-служба.

Пресс-службы сегодня занимают видное место в деятельности служб связей с общественностью. Деятельность пресс-служб вписывается в структуру управления общественными процессами. Информационная работа пресс-служб, организация публичных акций, непрерывного процесса взаимосвязи организации с населением являются действенными инструментами воздействия на социально-политическую сферу общества. Знание характеристик, принципов работы современных пресс-служб, приобретенные навыки и умения по подготовке пресс-релизов, проведение пресс-конференций и организация всего комплекса информационной работы существенно усиливает эффективность деятельности любой организации, в том числе органов юстиции и их подразделений.

При организации пресс-службы можно использовать три основных подхода.

- Пресс-служба создается как один из системообразующих элементов, в полном объеме выполняющий все функции PR и рассматривающийся в качестве одного из механизмов по управлению деятельностью ведомства.

- Пресс-служба формируется для выполнения прикладных задач по взаимодействию со СМИ, сформулированных руководством, и, главным образом, выполняет роль промежуточного звена по распространению информации о деятельности ведомства в структуре PR отдела (департамента).

- Работу пресс-службы выполняет профессиональная фирма, специализирующаяся на PR.

От выбора какого-либо из этих трех вариантов напрямую будут зависеть характер функций пресс-службы, ее штатное расписание и бюджет, а также в немалой степени и эффективность ее работы. Однако при любом из выбранных вариантов руководитель данного ведомства должен исходить из нескольких основополагающих принципов, которые в значительной степени влияют на эффективность работы пресс-служб.

Руководитель пресс-службы должен иметь прямой выход на руководителя ведомства, обладать полной информацией.

Деятельность пресс-службы строится в строгом соответствии с целями и задачами ведомства на кратко-, средне- и долгосрочные, а также оперативные периоды.

Руководитель пресс-службы должен принимать участие в планировании мероприятий с участием руководства ведомства, которым необходимо придать общественный резонанс.

Руководитель пресс-службы должен пользоваться полным доверием главы ведомства, быть профессионалом в своей области и иметь хорошие контакты в журналистской среде.

Руководителю того или иного органа власти необходимые сведения поступают по многим каналам, главными из которых являются: служебный канал (информация от выше- и нижестоящих инстанций); СМИ; информационно-аналитические подразделения и пресс-служба (обобщенные сведения, полученные из открытых источников); письменные обращения граждан; прием граждан; неформальное общение с носителями важной для ведомства информации; собственные каналы получения информации руководителем.

В составе большинства внутрифирменных служб по связям с общественностью обычно имеется пресс-центр, как относительно самостоятельное структурное подразделение. Пресс-центр не должен брать на себя функции руководящего органа. Его задача – подготовка необходимой информации, ее оперативная передача представителям печатных СМИ, содействие в ее публикации и отслеживании напечатанных материалов о деятельности органа.

Размеры и внутренняя структура пресс-центра зависят от размеров самого предприятия или организации, а также от объемов и характера информации, подготавливаемой и передаваемой представителями различных газет и журналов. Число работающих в пресс-центре специалистов должно обеспечивать своевременную и качественную обработку текущей информации о повседневной деятельности компании, а также бесперебойную взаимосвязь с представителями печатных СМИ в период различных кризисных ситуаций, когда информационные потоки существенно возрастают. Организация работы пресс-центра должна предусматривать возможность круглосуточного взаимодействия его сотрудников с представителями прессы. Для этого необходимы сменный режим работы пресс-центра компании и возможность оперативной связи с его основными сотрудниками в нерабочее время.

Однако создание пресс-центра в виде самостоятельного структурного подразделения может оказаться экономически нецелесообразным в силу ряда объективных причин. В этом случае наиболее подготовленный и квалифицированный специалист службы по связям с общественностью назначается за связь с прессой. Ввиду особой важности и трудоемкости такой работы крайне нежелательно, чтобы он совмещал в компании еще какие-либо должности.

Для лучшего взаимопонимания между представителями печатных СМИ и ответственными за связь с прессой в каком-либо ведомстве последнему будет весьма полезно поближе познакомиться с условиями работы журналистов и репортеров, посетив для этого несколько редакций и издательств. Ответственный за связь с прессой должен стремиться не только к прочтению большого количества газет и журналов по профилю своей работы, но и к самостоятельному написанию соответствующих заметок, статей и аналитических обзоров.

Пресс-службы существуют практически во всех крупных государственных учреждениях. Собственные пресс-службы или пресс-центры имеют все органы госуправления федерального уровня и уровня субъектов федерации: Президент РФ, Правительство РФ, Госдума и Совет Федерации, Конституционный суд, Центральный банк, Министерства РФ, Государственный таможенный комитет.

Среди конкретных задач сотрудников пресс-служб по осуществлению взаимодействия органа государственной власти со средствами массовой информации выделяются следующие:

- Определять издания, теле- и радиопрограммы, а также конкретных журналистов из общественно-политических газет и журналов, проявляющих интерес к проблемам деятельности соответствующего органа государственной власти.

- Изучать общественное мнение относительно ведомства.

- Проводить аккредитацию журналистов, заинтересованных в долговременном освещении работы органа государственной власти.

- Помогать журналистам в получении необходимых сведений для подготовки публикаций.

- Готовить печатные тексты по проблематике ведомства, в том числе пресс-релизы, заявления для прессы, материалы для конкретных средств массовой информации.

- Готовить фото- и видеоматериалы по проблематике ведомства для СМИ.

- Планировать и проводить кампанию по информационному обеспечению конкретных мероприятий ведомства.

- Планировать и организовывать мероприятия по минимизации негативных последствий от «утечек» информации.

- Определить и использовать методы «сброса» информации конфиденциального и специального характера в СМИ.

Разумеется, в зависимости от уже существующей структуры ведомства, целей и задач его деятельности, квалификации персонала, упомянутые функции пресс-службы (отдела по связям с общественностью) могут выполняться в неполном объеме или поручаться другим подразделениям. Однако практика показывает, что наибольшего успеха пресс-служба добивается тогда, когда работа с информацией строится по замкнутой технологической цепочке под непосредственным контролем руководителя ведомства. При использовании такой полновесной схемы пресс-служба, естественно, будет заниматься информационным обеспечением всех подразделений ведомства.

В зависимости от величины ведомства, его целей и задач, в зависимости от интереса общества к его работе, от стремления и умения руководства вести публичную деятельность определяется и структура пресс-служб. В некоторых органах власти, особенно региональных и местных, она состоит из одного – двух человек. В федеральных – есть многочисленные и часто организационно самостоятельные службы по связям со средствами массовой информации.

Организация работы пресс-служб. Основные понятия.

Пресс-служба (пресс-центр и различные их модификации) является организационной формой отношений государственных и коммерческих структур со СМИ.

Современные пресс-службы выполняют в своих организациях роль информационного центра. Пресс-служба – служба информации, постоянно существующая при организации, учреждении для установления и поддержания контактов с прессой дл освещения деятельности организации.

Таким образом, пресс-служба является связующим звеном, обеспечивающим обмен информацией между обществом и организацией, на базе которой создана данная пресс-служба.

Пресс-служба нужна обязательно, если:

•Речь идет об органах государственного управления;

•Организация ведет крупный бизнес

•Бизнес не относится к числу незаметных для широкой публики

•Организация работает с конечным массовым потребителем

Цели и задачи пресс-службы.

Работу пресс-службы организации можно условно поделить на 2 сферы: внутренняя и внешняя. Внутренней сферой является сама организация (например: региональная областная организация). Внешней сферой является все то, что окружает организацию.

В связи с вышесказанным, главной целью работы пресс-службы организации является:

- Освещение деятельности организации в средствах массовой информации и формирование посредством этого положительного имиджа организации.

- Создание единого информационного потока внутри организации и от организации.

- Внутри организации пресс-секретарь территориальной организации взаимодействует с пресс-секретарями первичных и местных организаций и формирует внутреннее информационное поле. Это поле представляет собой хорошо отлаженные коммуникационные линии для передачи оперативной информации.

- Во внешней сфере – СМИ, органы государственной власти различных уровней, общественные организации, коммерческие организации.

- Официальный представитель по связям со СМИ, как и сотрудник (руководитель) пресс-службы должен быть знаком с позицией должностного лица по разнообразным вопросам и иметь прямой доступ к данному должностному лицу. Официальный представитель должен обладать возможностью сообщать неотложные новости непосредственно должностному лицу в любое время, минуя личного секретаря, помощника или иных третьих лиц.

Основные функции пресс-службы:

Ежедневные функции пресс-службы.

•Освещение мероприятий проводимых организацией в СМИ.

•Постоянное информирование СМИ о деятельности организации: организационные изменения, участие в общественно значимых мероприятиях и проектах, сотрудничество организации с органами власти.

•Организация совместно со СМИ общественных акций, подготовка программ на ТВ и радио.

•Сотрудничество с изданиями (можно договориться о том, чтобы организации предоставляли отдельную полосу в газете)

•Организация брифингов, пресс-конференций.

•Формирование состава пресс-центра и организация его работы во время мероприятий.

•Формирование круга "доверенных" журналистов, которые будут постоянно сотрудничать с вашей организацией.

•Подготовка информационных материалов и имиджевых статей, пресс-релизов, справок и других материалов, касающихся деятельности организации.

•Организация интервью руководителя организации или руководителей программ для СМИ (перед публикацией интервью в газете необходимо его считать и исправить обнаруженные ошибки).

•Консультации с руководителем организации и аппаратом по вопросам отношений с прессой и потенциальной реакции СМИ на предложенные решения.

•Контроль за подготовкой выступлений, или, по меньшей мере, пересмотр готовых речей и сообщений.

•Отслеживание (мониторинг) всех материалов (статей и видеоматериалов, по радиопрограммам - название радиостанции, название программы, дата, время выхода и краткое содержание) вышедших в СМИ. Создание архива.

•Анализ эффективности проведенного мероприятия и выработка рекомендаций на будущее.

•Формирование базы данных СМИ и отслеживание изменений на рынке СМИ своего региона.

•Организация транспортного обеспечения и размещения в гостинице приезжих журналистов.

•Аккредитация журналистов.

- Условия аккредитации представителей СМИ определяются руководством администрации, главой пресс-службы с учетом общего числа редакционных заявок и технических возможностей.

- Аккредитационная анкета предлагается для заполнения только журналистам, включенным в квоту аккредитации.

•Сотрудничество с организациями, осуществляющими защиту прав и интересов журналистов и СМИ в своем регионе.

•Сотрудничество с пресс-службами, департаментами по связям с общественностью органов власти в регионе.

•Сотрудничество с пресс-службами общественных организаций и проведение совместных акций.

•Написание статей в газетах и журналы (по мере необходимости).

•Выпуск собственного печатного издания. (Как правило, выходят небольшим тиражом, и распространяется среди членов организации).

•Участие в создании фирменного стиля, собственной рекламной продукции (бланки, визитки, плакаты, сувенирные календари, буклеты, брошюры и т.д., и т.п.).

По утверждению эксперта по вопросам президентской системы правления Стивена Хесса, 50 процентов времени официального представителя по связям с прессой на федеральном уровне США обычно занимают ответы на вопросы журналистов; 25 процентов времени уходит на дела ведомства и на то, чтобы быть в курсе событий, ещё 25 процентов – на подготовку материалов и мероприятий.

Какими чертами должен обладать хороший пресс-секретарь? В своей книге «Связь между правительством и прессой» Стивен Хесс пишет, что представителям по связям со СМИ необходимы выносливость, любознательность, доброжелательность, хорошая память, вежливость, стойкость в условиях стресса, понимание человеческой психологии, способность предугадать и уладить процедурные детали. Так же полезна способность быстро запоминать факты. Кроме того, официальный представитель должен быть человеком высокой персональной этики.

•Важно, чтобы пресс-секретарь поддерживал доверие к себе и к должностному лицу, которое он представляет. Для эффективной работы пресс-секретаря необходимо, чтобы ему доверяла пресса; ему или ей не будут верить, если журналисты в прошлом получали ответы, которые вводили их в заблуждение.

Организация работы пресс-службы государственных органов.

Так, основной задачей государственной пресс-службы является разъяснение гражданам, каким образом политика и целевые программы государства влияют на их жизнь. Благодаря этой деятельности деятельность государства и его органов на местах приобретает общедоступный характер, что в свою очередь содействует пониманию обществом тех или иных действий государства. Находясь в постоянном контакте со СМИ, сотрудники государственных пресс-служб разъясняют положительные стороны действия правительства, исправляют недостоверную или ошибочную информацию о правительстве. Однако это не должно является единственным направлением в их работе. Сотрудникам государственных пресс-служб необходимо помнить о том, что они в равной степени ответственны как за имидж государства в глазах общественности и журналистов, так и за имидж СМИ и журналистов в глазах государства.

Основные принципы работы пресс-служб государственных органов:

- Принцип открытости власти перед обществом – обеспечение открытости информации при выработке и принятии управленческих решений. Это один из основных принципов, должен быть соблюдён, так как журналисты, систематически сталкиваются с невозможностью получить интересующую информацию.

- Принцип равенства – обеспечение равного права на информацию для всех СМИ. Следует особо отметить, что равное право на получение информации закреплено Конституции, и должно неукоснительно соблюдаться. По данным мониторинга нарушений законных прав и интересов журналистов, избирательность в предоставлении информации является одним из наиболее распространённых видов данных нарушений.

- Принцип социальной ориентации – обеспечение приоритета при осуществлении государственной поддержки информационным проектам социальной направленности. Данный принцип наиболее актуален для работы государственных пресс-служб, которые должны придавать особое значение для освещения посредством СМИ проектов имеющих большое социальное значение, осуществляемых правительством. Например, строительство коммунального жилья.

- Принцип законности – формирование системы, обеспечивающей политическую и идеологическую свободу мысли и слова, независимость средств массовой информации.

- Принцип системности – информационная политика опирается на принцип системности в отношениях администрации со всеми СМИ. В данном случае подразумевается регулярное проведение встреч с руководителями СМИ, где все совместно обсуждаются интересующие вопросы, проблемы.

Пресс-служба Президента РФ.

Одно из ведущих мест среди PR-подразделений в крупных государственных структурах занимает Пресс-служба Президента РФ, насчитывающая в своем составе около 40 сотрудников. Структурно она состоит из четырех основных отделов: аккредитации и организация брифингов, оперативной информации, перспективного планирования и отдела фотодокументов.

Отдел аккредитации и брифингов в основном занимается организацией взаимодействия со СМИ. Приоритетной группой общественности в поле деятельности данного отдела являются журналисты. Сотрудники отдела занимаются организацией и проведением пресс-конференций, брифингов, встреч, совещаний и т. п.

Отдел оперативной информации занимается сбором и анализом самой разнообразной информации о деятельности Президента и его Администрации, а также распространением новой информации. В его функции входит подготовка сводок передач телевидения и радиовещания с информацией о Президенте и его Администрации; обзор прессы с краткими комментариями к статьям газет о Президенте и его политике; пресс-дайджест вчерашних газет с приведением полных статей; тематические подборки и др.

Отдел перспективного планирования в тесном сотрудничестве с другими отделами готовит и распространяет новые информационные сообщения о Президентских программах и российской политике.

Отдел фотодокументов занимается формированием банка фото- и видеоматериалов о деятельности Президента и его Администрации.

Пресс-служба Государственной думы РФ.

Функции связей с общественностью и пресс-службы в Государственной думе сосредоточены в одной структуре пресс-службе. В ней занято около 70 сотрудников. Организационно пресс-служба Государственной думы состоит из отделов: средств массовой информации; информационного взаимодействия; по связям с центральной и региональной прессой; общественных связей и информационного обеспечения; телерадиослужбы и др. Некоторые отделы подразделяются на подотделы. В частности, отдел телерадиовещания включает в себя следующие подотделы: телевещания, радиовещания, координации теле- и радиопрограмм, эксплуатации телерадиокомплекса.

Функции и задачи каждого отдела носят относительно самостоятельный характер, отражающий специфику функциональных связей Государственной думы с общественностью.

Информационные и PR-службы органов государственной власти создают условия для принятия оптимальных управленческих решений, берут на себя упреждение конфликтными ситуациями, во многих случаях активно влияют на реализацию принятых решений. Деятельность PR-служб способствует конструктивному диалогу власти и общества, поэтому органам государственной власти в информационно-коммуникативном взаимодействии с гражданским обществом необходимо лишь более эффективно использовать научно-техническую базу и технологические возможности PR-служб.

Особенности и специфика деятельности пресс-службы МИД. Основополагающие направления новой Концепции внешней политики в сочетании с изложенными соображениями определяют функции и задачи пресс-службы МИД России, которые возложены на Департамент информации и печати (ДИП). Департамент информации и печати является структурным функциональным подразделением центрального аппарата Министерства иностранных дел России.

В число основных задач, возложенных на ДИП, входит:

– участие в разработке и осуществлении мероприятий по информационному обеспечению внешней политики Российской Федерации, широкому информированию о ней отечественной и зарубежной общественности, формированию правильного понимания сути и целей инициатив и конкретных акций на международной арене;

– проработка международных информационных проблем и обеспечение участия Российской Федерации в международных организациях и форумах по информационной тематике;

– участие в межведомственной координации международного сотрудничества в информационной сфере;

– аккредитация корреспондентов иностранных СМИ в России и оказание им содействия в профессиональной деятельности.

Для выполнения этих задач ДИП распространяет официальную информацию по вопросам, касающимся внешней политики России, проводит пресс-конференции и брифинги, содействует организации выступлений высоких российских представителей в Пресс-центре МИД, участвует в информационном обеспечении государственных визитов в Россию, а также визитов за границу на высшем и высоком уровне государственных должностных лиц и делегаций Российской Федерации, проводит консультации на двусторонней и многосторонней основе с зарубежными партнерами, участвует в подготовке международных договоров и соглашений по вопросам, касающимся информационной сферы, выпускает «Информационный бюллетень» МИД России, журнал «Дипломатический вестник», обеспечивает информационное наполнение Web-сайта Министерства в Интернете.

Аккредитация иностранных корреспондентов- официальное признание полномочий иностранных корреспондентов уполномоченными органами РФ в соответствии с законодательством. А.и.к. в РФ производит МИД РФ в соответствии со ст. 48 и 55 Закона РФ «О средствах массовой информации». Обращение с просьбой об открытии корреспондентского пункта иностранного средства массовой информации (СМИ) направляется его руководством в МИД РФ непосредственно либо через дипломатическое представительство РФ в соответствующей стране. Обращение включает в себя письмо на официальном бланке СМИ за подписью его руководства или дипломатическую ноту посольства соответствующей страны в РФ, сведения о СМИ, биографию, справку о журналистской деятельности корреспондента, две фотографии. Решение об открытии корреспондентского пункта принимается МИД РФ не позднее 2 месяцев со дня получения обращения, после чего выдается свидетельство об открытии корреспондентского пункта. В качестве корреспондентов иностранных СМИ в РФ могут быть аккредитованы журналисты независимо от их гражданства, представители периодических печатных изданий, радио-, теле-, видео- и кинохроникальных программ, иных форм периодического распространения массовой информации. Обращение с просьбой об аккредитации направляется руководством иностранного СМИ в МИД РФ. Решение об аккредитации корреспондента при МИД РФ принимается не позднее 2 месяцев со дня получения обращения. Аккредитованным корреспондентам выдается удостоверение иностранного корреспондента сроком действия до 2 лет. В качестве специальных корреспондентов могут быть временно аккредитованы журналисты независимо от их гражданства, прибывшие в РФ по заданию своих редакций для освещения отдельных мероприятий при визовой поддержке МИД РФ. Журналисты, выехавшие в РФ при визовой поддержке любых др. российских организаций, аккредитуются при МИД РФ по запросу руководства этих организаций.