
- •1. Организация работы по упорядочению документов
- •2. Экспертиза ценности документов организации
- •2.1. Критерии экспертизы ценности
- •2.1.1. Критерии происхождения
- •2.1.2. Критерии содержания документа
- •2.1.3. Критерии внешних особенностей
- •2.2. Порядок проведения экспертизы ценности документов
- •3. Определение фондовой принадлежности документов организации
- •4. Формирование и переформирование дел
- •4.1. Основные требования к формированию дел
- •4.2. Формирование отдельных категорий дел постоянного хранения
- •4.3. Формирование отдельных категорий дел по личному составу
- •4.4. Формирование дел временного хранения (свыше 10 лет) по вопросам опеки и попечительства
- •5. Описание дел
- •5.1. Составление заголовка дела
- •5.1.7. Особенности отдельных видов заголовков
- •5.2. Описание подлинности документов
- •5.3. Описание способа воспроизведения документов
- •5.4. Составление аннотации документов
- •5.5. Выявление и обозначение крайних дат дела
- •5.6. Порядок описания периодических изданий и опубликованных документов
- •6. Оформление дел
- •6.1. Нумерация листов
- •6.2. Составление листа-заверителя
- •6.3. Составление внутренней описи
- •6.4. Подшивка (переплет) дела
- •6.5. Оформление обложки дела
- •6.6. Проставление архивного шифра дела
- •7. Систематизация дел в описи
- •8. Составление и оформление описи
- •8.1. Описательная статья описи
- •8.2. Оформление описи
- •8.3. Печатание описи
- •8.4. Справочный аппарат описи
- •8.4.1. Титульный лист описи
- •8.4.2. Оглавление
- •8.4.3. Предисловие
- •8.4.4. Список сокращенных слов
- •8.4.5. Указатели
- •8.4.6. Переводные таблицы шифров
- •9. Историческая справка к фонду
- •10. Завершение упорядочения документов
- •Форма листа-заверителя дела Формат а4 (210x297 мм)
- •Форма внутренней описи документов дела Формат а4 (210x297 мм)
- •Форма внутренней описи к комплексам личных дел Формат а4 (210x297 мм)
- •Форма описи дел постоянного хранения Формат а4 (210x297 мм)
- •Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения Формат а4 (210x297 мм)
- •Форма описи дел по личному составу Формат а4 (210x297 мм)
- •Форма описи дел постоянного хранения, составленной в государственном архиве Формат а4 (210x297 мм
- •Форма титульного листа описи Формат а4 (210x297 мм)
- •Образец заполнения титульного листа описи
- •Форма акта описания документов, переработки описей Формат а4 (210x297)
- •Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Формат а4 (210x297 мм)
- •Образец заполнения обложки дела
- •Образец заполнения обложки дела
- •Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
- •Образец именного алфавитного указателя лицевых счетов Алфавитный указатель
- •Форма акта приема-передачи дел для упорядочения
- •Образец акта приема-передачи дел для упорядочения
- •Форма сдаточной описи Формат а4 (210x297 мм)
- •Образец сдаточной описи Сдаточная опись
- •Образец описи дел постоянного хранения
- •Образец описи дел по личному составу, составленной по хронологически-структурному признаку
- •Образец описи дел по личному составу ликвидированной организации, составленной по номинально-хронологическому признаку
- •Список источников и литературы
Форма титульного листа описи Формат а4 (210x297 мм)
#G0(Название государственного архива*1) |
|||
|
|||
|
|||
(Название фонда) |
|||
|
|||
|
|||
Фонд N |
|
|
|
Опись N |
|
|
|
|
|||
|
|||
(Название описи) |
|||
|
|||
|
|||
Крайние даты документов |
|
||
_____ *1 Заполняется в государственном архиве. |
Приложение N 9
Образец заполнения титульного листа описи
#G0ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ГОРОДА МОСКВЫ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ - ПСИХИАТРИЧЕСКАЯ КЛИНИЧЕСКАЯ БОЛЬНИЦА N 1 ИМ. Н.А. АЛЕКСЕЕВА КОМИТЕТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ г. МОСКВЫ (август 1996 г. - )
|
|
|
|
|
ГОРОДСКАЯ КЛИНИЧЕСКАЯ ПСИХИАТРИЧЕСКАЯ БОЛЬНИЦА N 1 им. П.П. КАЩЕНКО ГЛАВНОГО МЕДИЦИНСКОГО УПРАВЛЕНИЯ г. МОСКВЫ (сентябрь 1991 г. - май 1994 г.)
ГОРОДСКАЯ КЛИНИЧЕСКАЯ ПСИХИАТРИЧЕСКАЯ БОЛЬНИЦА N 1 им. Н.А. АЛЕКСЕЕВА ГЛАВНОГО МЕДИЦИНСКОГО УПРАВЛЕНИЯ г МОСКВЫ (май 1994 г. - август 1994 г.)
ГОРОДСКАЯ КЛИНИЧЕСКАЯ ПСИХИАТРИЧЕСКАЯ БОЛЬНИЦА N 1 им. Н.А. АЛЕКСЕЕВА ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ г. МОСКВЫ (август 1994 г. - апрель 1995 г.)
ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ - ПСИХИАТРИЧЕСКАЯ КЛИНИЧЕСКАЯ БОЛЬНИЦА N 1 ИМ. Н.А. АЛЕКСЕЕВА ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ г.МОСКВЫ (апрель 1995 г. - август 1996 г.)
|
фонд N 389
Опись N 1
дел постоянного хранения
|
|
1991-1998 годы |
Приложение N 10
Форма акта описания документов, переработки описей Формат а4 (210x297)
#G0(название государственного архива)
|
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
АКТ |
|
УТВЕРЖДАЮ
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
N |
|
|
Директор |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
(дата) |
|
(название государственного архива) |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
описания документов, переработки описей |
|
Подпись |
Расшифровка подписи |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
(нужное подчеркнуть) |
|
Дата |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Фонд
|
N |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
(название фонда)
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
По состоянию на |
|
в фонде N |
|
по учетным |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
(дата начала работы) |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
данным числилось |
|
описей, |
|
ед. хр. |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
документов, |
|
листов россыпи за |
|
годы. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Для работы получено: по описи N |
|
ед. хр. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
неописанных |
|
ед. хр. |
|
документов, |
|
листов. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
В результате |
|
произошли следующие изменения: |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
(наименование работы) |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
- выделено не подлежащих хранению |
|
ед. хр. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
- возвращено собственнику |
|
ед. хр. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
- передано в научно-справочную библиотеку |
|
ед. хр. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
- передано в другие фонды архива |
|
ед. хр. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
- передано в другие архивы |
|
ед. хр. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
- объединено с другими ед. хр. |
|
ед. хр. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
- сформировано из россыпи |
|
ед. хр. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
- поступило из других фондов |
|
ед. хр. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
- включена пересоставленная опись |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
- |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
- |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Вновь составлены описи N |
|
на |
|
дел |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
По состоянию на |
|
в фонде N |
|
по учетным |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
(дата начала работы) |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
данным числится |
|
описей, |
|
ед. хр. за |
|
годы |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Проведены следующие виды работ |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
(перечисляются проделанные виды работ) |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Составлено для именного каталога |
|
карточек |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
для систематического каталога |
|
карточек |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
К описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
(перечислить какой именно)
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Работу выполняли: |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
(наименование должности работника |
подпись, |
расшифровка подписи) |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Работу принял заведующий отделом |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
(подпись, |
расшифровка подписи) |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Дата |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Карточки для каталога принял |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Заведующий отделом |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
(подпись, |
расшифровка подписи) |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Дата |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Документы фонда и научно-справочный аппарат принял |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Хранитель фондов |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
(подпись, |
расшифровка подписи) |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Дата |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Изменения в учетные документы внесены |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Наименование должности работника |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Дата |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
СОГЛАСОВАНО |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Протокол ЭПК |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
(наименование архивного |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
органа, архива) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
от |
|
N |
|
Приложение N 11