- •1. Организация работы по упорядочению документов
- •2. Экспертиза ценности документов организации
- •2.1. Критерии экспертизы ценности
- •2.1.1. Критерии происхождения
- •2.1.2. Критерии содержания документа
- •2.1.3. Критерии внешних особенностей
- •2.2. Порядок проведения экспертизы ценности документов
- •3. Определение фондовой принадлежности документов организации
- •4. Формирование и переформирование дел
- •4.1. Основные требования к формированию дел
- •4.2. Формирование отдельных категорий дел постоянного хранения
- •4.3. Формирование отдельных категорий дел по личному составу
- •4.4. Формирование дел временного хранения (свыше 10 лет) по вопросам опеки и попечительства
- •5. Описание дел
- •5.1. Составление заголовка дела
- •5.1.7. Особенности отдельных видов заголовков
- •5.2. Описание подлинности документов
- •5.3. Описание способа воспроизведения документов
- •5.4. Составление аннотации документов
- •5.5. Выявление и обозначение крайних дат дела
- •5.6. Порядок описания периодических изданий и опубликованных документов
- •6. Оформление дел
- •6.1. Нумерация листов
- •6.2. Составление листа-заверителя
- •6.3. Составление внутренней описи
- •6.4. Подшивка (переплет) дела
- •6.5. Оформление обложки дела
- •6.6. Проставление архивного шифра дела
- •7. Систематизация дел в описи
- •8. Составление и оформление описи
- •8.1. Описательная статья описи
- •8.2. Оформление описи
- •8.3. Печатание описи
- •8.4. Справочный аппарат описи
- •8.4.1. Титульный лист описи
- •8.4.2. Оглавление
- •8.4.3. Предисловие
- •8.4.4. Список сокращенных слов
- •8.4.5. Указатели
- •8.4.6. Переводные таблицы шифров
- •9. Историческая справка к фонду
- •10. Завершение упорядочения документов
- •Форма листа-заверителя дела Формат а4 (210x297 мм)
- •Форма внутренней описи документов дела Формат а4 (210x297 мм)
- •Форма внутренней описи к комплексам личных дел Формат а4 (210x297 мм)
- •Форма описи дел постоянного хранения Формат а4 (210x297 мм)
- •Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения Формат а4 (210x297 мм)
- •Форма описи дел по личному составу Формат а4 (210x297 мм)
- •Форма описи дел постоянного хранения, составленной в государственном архиве Формат а4 (210x297 мм
- •Форма титульного листа описи Формат а4 (210x297 мм)
- •Образец заполнения титульного листа описи
- •Форма акта описания документов, переработки описей Формат а4 (210x297)
- •Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Формат а4 (210x297 мм)
- •Образец заполнения обложки дела
- •Образец заполнения обложки дела
- •Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
- •Образец именного алфавитного указателя лицевых счетов Алфавитный указатель
- •Форма акта приема-передачи дел для упорядочения
- •Образец акта приема-передачи дел для упорядочения
- •Форма сдаточной описи Формат а4 (210x297 мм)
- •Образец сдаточной описи Сдаточная опись
- •Образец описи дел постоянного хранения
- •Образец описи дел по личному составу, составленной по хронологически-структурному признаку
- •Образец описи дел по личному составу ликвидированной организации, составленной по номинально-хронологическому признаку
- •Список источников и литературы
Форма описи дел постоянного хранения Формат а4 (210x297 мм)
#G0Наименование организации |
|
УТВЕРЖДАЮ |
|||||||
|
|
Наименование должности |
|||||||
Фонд N |
|
|
|
руководителя организации |
|||||
Опись N |
|
|
|
Подпись |
Расшифровка |
||||
|
|
|
подписи |
||||||
дел постоянного хранения |
|
Дата |
|||||||
за |
|
год |
|
|
|||||
#G0N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Кол-во листов |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Название раздела (структурного подразделения организации)
|
|||||
|
|
|
|
|
|
#G0В данный раздел описи внесено |
|
дел, |
|||||||||||||||
|
(цифрами и прописью) |
|
|||||||||||||||
с N |
|
по N |
|
в том числе: |
|||||||||||||
литерные номера: |
|
||||||||||||||||
пропущенные номера: |
|
||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||
Наименование должности составителя описи Дата |
Подпись
|
Расшифровка подписи |
|||||||||||||||
Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) Дата |
Подпись
|
Расшифровка подписи |
|||||||||||||||
|
|||||||||||||||||
УТВЕРЖДЕНО |
СОГЛАСОВАНО |
||||||||||||||||
Протокол ЭПК архивного учреждения |
Протокол ЦЭК (ЭК) организации |
||||||||||||||||
от |
|
N |
|
|
от |
|
N |
|
|||||||||
Приложение N 5
Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения Формат а4 (210x297 мм)
#G0Наименование организации |
|
УТВЕРЖДАЮ |
|||||||
|
|
Наименование должности |
|||||||
Фонд N |
|
|
|
руководителя организации |
|||||
Опись N |
|
|
|
Подпись |
Расшифровка |
||||
|
|
|
подписи |
||||||
дел временного (свыше 10) лет хранения |
|
Дата |
|||||||
за |
|
год |
|
|
|||||
#G0N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Срок хранения |
Кол-во Листов |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Название раздела (структурного подразделения организации)
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
#G0В данный раздел описи внесено |
|
дел, |
||||||||||||
|
(цифрами и прописью) |
|
||||||||||||
с N |
|
по N |
|
в том числе: |
||||||||||
литерные номера: |
|
|||||||||||||
пропущенные номера: |
|
|||||||||||||
|
||||||||||||||
Наименование должности составителя описи
Дата |
Подпись
|
Расшифровка подписи |
||||||||||||
|
|
|
||||||||||||
Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)
Дата |
Подпись
|
Расшифровка подписи |
||||||||||||
|
||||||||||||||
СОГЛАСОВАНО |
|
|||||||||||||
Протокол ЦЭК (ЭК) организации |
|
|||||||||||||
от |
|
N |
|
|
|
|||||||||
Приложение N 6