10. Завершение упорядочения документов

10.1. По завершению описания неупорядоченных документов или переработке описей в Главархиве Москвы составляется акт описания (приложение N 10 ).

10.2. После составления описей дел постоянного хранения и по личному составу, на документы с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению в процессе экспертизы ценности документов, составляются акты о выделении к уничтожению по установленной форме (приложение N 14). Графы 1, 2, 3, 6, 7, 8. формы акта являются обязательными, а графы 4, 5 заполняются в необходимых случаях.

На документы с отметкой "ЭПК" составляется отдельный акт о выделении документов к уничтожению.

В акте должно быть указано: дата и место его составления, каким перечнем пользовались при проведении экспертизы, за какие годы выделяются документы, наименования групп однородных дел, количество дел, номера статей по перечню.

В конце акта указывается общее количество дел (документов) выделенных к уничтожению.

Отобранные к уничтожению дела до утверждения описей дел постоянного хранения руководителем организации и ЭПК архивного органа и согласования описей дел по личному составу, должны хранится обособленно по группам, включенным в акт о выделении к уничтожению.

Дела, отобранные к уничтожению, включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с 5-летним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1996 году могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2002 года.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Заголовки однородных дел вносятся в акт под общим заголовков с указанием общего количества дел, отнесенных к данной группе.

Акты о выделении к уничтожению документов с отметкой "ЭПК", составленные в организациях, являющихся источниками комплектования Главархива Москвы, представляются на рассмотрение ЭПК архивного органа в 2 экземплярах вместе с описями дел постоянного хранения и по личному составу.

Уничтожение дел с истекшими сроками хранения, включенных в акт, производится только после утверждения руководителем организации описей дел постоянно го хранения и по личному составу за соответствующий период.

10.3. Описи дел постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Описи дел по личному составу и временного хранения (свыше 10 лет) печатаются в необходимом количестве экземпляров, но не мене трех.

10.4. Описи дел постоянного хранения, по личному составу и временного хранения (свыше 10 лет) действующей организации подлежат рассмотрению ЭК организации. Согласованные ЭК организации описи направляются на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссии Главархива Москвы, экспертно-проверочной комиссий Центрального архива города Москвы Центрального архива общественно-политической истории Москвы.

10.5. При наличии утраты документов вместе с описями представляется справка или акт организации об отсутствия дел постоянного хранения и по личному составу, пути розыска которых исчерпаны за подписью руководителя организации.

10.6. После утверждения описи дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу и временного хранения (свыше 10 лет) действующей и ликвидированной организации ЭПК архивного органа описи передаются на утверждение руководителю организации (председателю ликвидационной комиссии), затем три экземпляра описи постоянного хранения (в том числе первый) и один экземпляр описи по личному составу передаются в государственный архив, а один экземпляр остается в организации.

10.7. Упорядоченные документы организации, передаются на хранение в государственный архив в установленном порядке.

Приложение N 1