1.5 Схема данных бд «Школа»

Перейдем в главное окно БД и в ПИ нажмем кнопку Схема данных . Появится соответствующее окно (рис.1.22). Если в процессе создания таблиц мы использовали Мастер подстановки, то Ms ACCESS самостоятельно установит нужные связи между полями в таблицах. Расположение таблиц в окне может быть другое. Вы можете для удобства сравнения с рисунком перетащить их, ухватившись за заголовок таблицы. Если на вашей схеме появилось меньше 6 таблиц, то недостающие таблицы нужно добавить. Нажмите правую кнопку мыши внутри окна схемы данных и выберите команду Добавить. Если же у вас появились лишние таблицы с именами Класс1 или Преподает3, то их нужно удалить, т.к. они не дадут нам построить запросы. Для удаления лишней таблицы, нужно сначала удалить связи, которые у нее есть с другими таблицами. Нажимаем правую кнопку мыши на линии связи и выбираем команду Удалить. Если же между таблицами нет линий связи, то вы не использовали мастер подстановки. Связи можно установить и в окне Схема данных. Выделаем нужное поле в нужной таблице и перетягиваем его на другую таблицу.

Теперь изменим свойства связей в БД. Посмотрим на рис.1.1. Там на стрелках стоят значки 1 и . Такие же значки нужно установить и в схеме данных.

Для этого:

1 . На каждой линии связи нажимаем правую кнопку мыши и выбираем команду Изменить связь (рис.1.23)

2. В появившемся окне (рис.1.24) ставим флажок Обеспечение целостности данных и жмем ОК.

3. Получаем результат (рис.1.25) - в одном классе учиться много учеников.

Та таблица, возле которой стоит 1, считается главной, т.к. она связывается по ключевому полю, которое в ней не повторяется. Таблица со знаком  называется подчиненной. В главной таблице мы не можем удалить запись, пока в подчиненной таблице есть хоть одна запись с таким значением.

Аналогичным образом устанавливаем все свойства связей между таблицами, кроме связи Учитель – Класс. Хотя в одном классе может быть только один классный руководитель, и один учитель может быть классным руководителем тоже только в одном классе, этот тип связи между таблицам Учитель и Класс мы установить не можем, т.к. есть еще и учителя-предметники. Поэтому не может быть совпадения количества записей в таблицах Класс и Учитель.

В результате должна получиться такая картинка (рис.1.26):

Всю основную работу по проектированию и созданию таблиц БД «Школа» мы сделали, а заполнять таблицы можно по мере наличия свободного времени!

2. Создание форм

Данные в БД можно также вводить и редактировать с помощью экранной формы. Для этого ее сначала нужно создать. Любая форма строится на основе уже существующей таблицы или нескольких таблиц.

2.1 Создание автоформы.

В главном окне БД выделяем нужную таблицу и нажимаем на кнопку Новый объект. В выпадающем меню выбираем Автоформа (рис.2.1):

У нас появиться такая форма (рис.2.2):

В ней мы видим только одну запись. В левом столбце находятся названия полей, а в правом – значения. Для перемещения между записями служит специальная навигационная панель, которая находится в левом нижнем углу формы.

Назначение элементов навигационной панели:

1. Перейти к первой записи.

2. Перейти к предыдущей записи.

3. Номер текущей записи.

4. Перейти к следующей записи.

5. Перейти к последней записи.

6. Создать новую запись.

7. Общее количество записей.

В режиме конструктора она выглядит так, как на рис 2.3. Форма, созданная таким образом обладает ограниченными возможностями для оформления. Поэтому мы будем создавать форму другими способами.