5.1.2 Создание отчета с помощью мастера
Мастер позволяет создавать отчеты на основе нескольких таблиц или запросов, выбирать вид отчета, применять группировку данных и проводить статистические вычисления. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора.
Для начала создадим отчет по одной таблице Класс, но с группировкой по классам, сортировкой по фамилиям, потом добавим в отчет красивый фон и заголовок.
Перейдем на вкладку Отчет в главном окне БД и выберем команду Создание отчета с помощью мастера. В появившемся окне в списке Таблицы и запросы выберем таблицу Ученики, перенесем все поля кроме №_ученика в окошко Выбранные поля и нажмем Далее. Появиться окно рис.5.4. В нем Access скорее всего сам определит, группировку по какому полю проводить и выберет поле Класс, т.к. значение именно этого поля повторяются в таблице и записи, у которых одно и то же значение в этом поле можно объединить в группы, т.е. сгруппировать. Если нас не устраивает предложенных вариант, то мы можем с помощью кнопок (‹) и (›) изменить поле для группировки. Нажимаем Далее.
В следующем окне (рис.5.5) выбираем сортировку по возрастанию для поля Фамилия. Нажимаем Далее.
В следующем окне Мастера отчетов выбираем вид макета. Для данного конкретного отчета лучше всего подходит ступенчатый макет (рис.5.6) Нажимаем Далее.
В окне рис.5.7 выбираем стиль отчета, нажимаем Далее и вводим имя отчета «Ученики».
На экране у нас появиться отчет уже покрасивее, чем созданный с помощью Автоотчета (рис5.8) Но сразу видно, что если мы станем увеличивать шрифт, то информация не поместится по ширине листа, в то время, как внизу листа много свободного места. Изменим ориентацию текста на странице. Это делается стандартным образом: Файл Параметры страницы (рис.5.9).
Теперь перейдем в режим конструктора и оформим наш отчет. Сначала растянем на несколько клеточек влево область отчета. Потом поместим картинку в качестве фона. Это делается так же, как и для формы:
В поле Объект БД выбираем Отчет (рис.5.10)
Нажимаем кнопку Свойства на ПИ (рис.2.11)
Слева возле свойства Рисунок нажимаем на кнопку с тремя точками (рис.5.11).
Выбираем подходящий рисунок для фона у себя на компьютере.
В том же окне Свойства для свойства Масштабы рисунка выбираем значение Вписать в рамку и рисунок точно впишется по размерам отчета.
Подберем подходящий цвет для текста отчета, сделаем побольше шрифт и у нас получится такой симпатичный отчет (рис.5.12)
5.2 Создание итогового отчета на основе нескольких таблиц
Построим итоговый отчет, в котором вычислим средние оценки учеников по каждому предмету, среднюю оценку каждого ученика и в целом по классу.
Для этого запустим мастер построения отчета. В первом окне выберем сначала таблицу Ученики и в ней поля Класс и Фамилия, затем таблицу Предмет и поле Название и таблицу Получает и поля из нее – Период и Оценка (рис.5.13).
Второе окно оставим без изменений (рис.5. 14).
В третьем окне добавим дополнительные уровни группировки. Для этого выделим в левом поле Класс и нажмем ( > ), затем выделим Предмет и тоже нажмем ( > ) (рис.5.15). Если у вас не получилось то, что на рисунке, то уровни группировки можно изменить кнопками или .
В следующем окне нажмем кнопку Итоги. Она появляется в том случае, если при создании отчета используются поля с числовыми данными.
В появившемся окне поставим галочку для переключателя Avg – это функция, которая вычисляет среднее арифметическое (рис.5.16). Нажимаем ОК и Далее.
В следующем окне выбираем макет ступенчатый, затем выбираем любой стиль, записываем имя отчета «Средняя оценка» и отчет готов (рис.5.17)
Теперь в конструкторе можно его отформатировать и украсить. Уберем строки Итоги для …=… (рис.5.18) Выделяем соответствующее поле и нажимаем Del
.
Изменим высоту полей для примечаний группы «Название», «№_ученика» и «Класс». Увеличим шрифт в полях Название, Период, Оценка и =Avg(Оценка). Для того, чтобы средняя оценка выводилась с двумя знаками после запятой, а не с семью, для этого поля откроем его свойства и Формат поля установим Фиксированный (рис.5.19). Слово Avg (возле красных стрелочек на рис.5.18) заменим на Средний балл. И наш отчет примет совсем другой вид (рис.5.20). При желании можно поменять цвет фона, текст заголовка и т.п.
