5. Отчеты
Отчет – это форматированное представление данных, которое можно вывести на экран или распечатать. Отчеты позволяют извлечь из БД (из таблиц или запросов) нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.
Перед созданием отчета следует подумать о следующих вещах:
Кто будет пользоваться отчетом?
Какие данные – Поля и Записи – следует добавлять в отчет, а какие следует исключить из него?
Будет ли отчет выводиться на печать или будет использоваться для анализа данных?
При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют вид традиционного текстового документа и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.
Объект Отчет СУБД Access кроме данных из БД может содержать следующие текстовые элементы, которые упрощают его восприятие:
Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или пояснительная часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета.
Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета.
Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет.
Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.
Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета.
5.1 Способы создания отчета
В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:
Конструктор
Мастер отчетов
Автоотчет: в столбец
Автоотчет: ленточный
Создание автоотчета
Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создать отчет на основе одной таблицы или запроса в виде простого списка, а потом вносить в него некоторые изменения. Автоотчет можно создавать и для того, чтобы быстро прикинуть, какого вида отчет на самом деле нужно использовать.
Создадим простой отчет на основе таблицы Ученики.
Перейдем на вкладку Таблицы основного окна БД, выделим таблицу Ученики и выберем команду на ПИ Новый объект Автоотчет (рис.5.1)
У нас появиться довольно безликий листик с данными из этой таблицы (рис.5.2 – фрагмент автоотчета). В конструкторе отчетов мы можем изменить немного его внешний вид: выбрать другой шрифт, добавить область заголовка Вид Заголовок/примечание отчета. Такие отчеты создаются быстро, но не демонстрируют всех возможностей Access по созданию действительно полезных объектов БД.