5.3. Особливості підготовки дипломатичних прийомів

Кожний прийом потребує ретельної підготовки, вирішення великого кола організаційно-протокольних питань. Перш за все, узгоджується пи­тання, від імені кого влаштовується протокольний захід. Залежно від цього визначається його вид і характер, час і місце проведення, склада­ється список запрошених осіб, розсилаються запрошення, складається план розміщення гостей за столом, якщо йдеться про сніданок, обід або вечерю. Необхідно передбачити тривалість заходу (залежно від його характеру, традицій і звичаїв країни), вирішити, хто зустрічає гостей біля входу, знайомить із розсадкою й супроводжує до зали. Важливо також передбачити місце, де господар, від імені якого проводиться прийом, зустрічає гостей, хто і як представляє йому запрошених.

Необхідно проконсультуватися з місцевою владою щодо загального розпорядку, шляхів під'їзду й виїзду автомобілів, їх стоянки. Якщо погодні умови несприятливі, необхідно потурбуватися, щоб гості при виході з ав­томобілів або при від'їзді були захищені від несприятливих погодних умов.

Потрібно своєчасно підготувати всю протокольну техніку: кувертні, розсадочні, планові картки, а також картки меню з перекладом мовою країни гостя. Необхідно також завчасно вирішити, де і як буде подавати­ся аперитив і кава (якщо влаштовуються вечеря, обід або сніданок). Як­що прийом проводиться в резиденції посла або посольстві, особлива увага надається підготовці приміщень, сервіруванню столів, інструктажу офіціантів, які будуть обслуговувати прийом.

Відповідальний момент прийому - обмін тостами: необхідно заздале­гідь продумати, хто і коли буде виголошувати тост із боку господарів, якою буде його зміст і тривалість. Нарешті, необхідно ретельно проду­мати схему (порядок проведення) прийому, процедуру прощання після завершення протокольного заходу.

Вибір виду прийому, часу й місця проведення. Вибір виду прийому визначається, перш за все, подією, якій він призначений, та фінансовими можливостями його організаторів. Також враховуються мета проведення заходу й протокольні традиції країни перебування.

Прийом може проводитися в резиденції посла або посольстві. Якщо прийом влаштовується поза посольством, то обирається ресторан з гарною кухнею і високою культурою обслуговування. В орендованому посольством приміщенні можуть вивішуватися державні прапори акредитуючої країни і країни перебування, портрети глав держав. В особливо урочистих випадках (прийом на честь глави держави) може бути запрошений оркестр для вико­нання гімнів країни гостя і країни перебування. На таких прийомах нерідко організуються концерти, виконується національна музика. Відповідно й при­міщення повинно відповідати формату прийому такого рівня.

Для проведення прийому з розсадкою бажано мати дві зали: одну для збору гостей, другу для банкету. У першій залі (аванзалі) ставлять крісла, низькі столики, на які можна покласти сигарети, розставити попі­льниці. Тут запрошені збираються до початку прийому й приходу голо­вного гостя. Столи накриваються в другому, основному залі прийому. При проведенні прийому без розсадки гостей можна обмежитися однією залою. Розміри приміщень, де влаштовуються прийоми, повинні відпові­дати кількості запрошених і можливостям обслуговування.

При визначенні дати прийому слід враховувати, що прийоми не вла­штовують у святкові та неробочі дні в країні перебування, а також у дні національного трауру (у цьому випадку прийоми, призначені раніше, відміняються). Не рекомендується влаштовувати денні прийоми з за­прошенням гостей - мусульман у період Рамадану.

Найбільш почесними видами прийомів, які підкреслюють важливість нагоди, з якої вони влаштовані, з денних є сніданок, з вечірніх - обід. Вони зазвичай проводяться з нагоди візитів високих гостей, а також у порядку повсякденної дипломатичної діяльності представництв. їх підготовка, од­нак, вимагає значних організаційних зусиль і фінансових витрат, специфі­ка проведення (необхідність розсадки гостей згідно із протокольним стар­шинством) примушує обмежувати число запрошених осіб.

Більш прості в підготовці та більш демократичні за характером про­ведення прийоми без розсадки типу "коктейль", "а-ля фуршет", які отри­мали в останні роки широке поширення в міжнародній протокольній практиці. Означені види прийомів дозволяють значно розширити коло запрошених - до кількох сотень осіб. Гості самі обирають собі місце, мають можливість поспілкуватися з великою кількістю людей і встанови­ти ділові контакти. Дипломатичними представництвами такі види прийо­мів влаштовуються, наприклад, з нагоди національних свят.

Складання списку осіб, що запрошуються па прийом - один із най­важливіших елементів підготовчої роботи. Визначається загальна чисе­льність гостей, яка не повинна перевищувати нормальних можливостей обслуговування і розмірів приміщення, де відбуватиметься прийом. Не­обхідно враховувати певний відсоток гостей, які в силу різного роду об­ставин не зможуть бути присутніми на прийомі, що враховується при складанні кошторису витрат на його проведення.

На прийоми, що даються на честь високого гостя або іноземної деле­гації, які перебувають з офіційним візитом, крім супроводжуючих його осіб (членів делегації) запрошують посла та старших дипломатичних співробітників посольства країни гостя. Також запрошують осіб, які спіл­кувалися з гостями під час візиту. Якщо делегація гостей представлена подружніми парами (парою), то й офіційні особи приймаючої сторони на прийом запрошуються з дружинами. Якщо прийоми влаштовуються з нагоди ювілейних дат у двосторонніх відносинах, то запрошення дипломатичного корпусу не передбачається. Іноземні дипломати присутні на прийомах, присвячених національним святам країн, а також на протоко­льних заходах, які проводяться дипломатичними представництвами в порядку їх повсякденної діяльності.

Кожне представництво має власний список осіб, які запрошуються на прийоми, в якому указані офіційні посадові особи, глави та члени персо­налу дипломатичних представництв, представники ділового світу, гро­мадських організацій, культурних та наукових кіл країни перебування тощо. Протокольні служби зовнішньополітичних відомств, дипломатич­них представництв ретельно перевіряють ці списки, регулярно їх уточ­нюючи. Зокрема, при підготовці запрошення не буде зайвим уточнити родинне становище, точну адресу запрошеної особи, переконатися, чи не змінився його службовий статус. При цьому враховується ділова не­обхідність контакту з тією чи іншою особою, яку передбачається запро­сити. У деяких країнах дипломатам слід виявляти особливу обережність щодо запрошення представників опозиційних партій.

Підготовка та розсипка запрошень. На дипломатичні прийоми гос­тей запрошують за допомогою письмових запрошень. Кожне представ­ництво має власну форму запрошень, як правило, двох типів. Бланки запрошень першого типу виготовляються друкарським способом, а від руки в них вписують прізвище особи, яку запрошують, її посаду, зазна­чають вид прийому, місце, дату (включаючи день тижня) та час прове­дення відповідно до конкретного заходу. Усі ці дані можуть бути й надру­ковані, але це вважається менш ввічливим. Запрошення першого типу використовуються установами, які часто влаштовують різні протокольні заходи, оскільки частково друковані запрошення завдяки своїй універса­льності дешевші, ніж запрошення другого типу.

Якщо прийом влаштовується з нагоди перебування високого гостя в країні, ювілейної дати, національного свята, то запрошення виготовля­ють типографським способом у вигляді спеціальних бланків. У таких за­прошеннях (запрошення другого типу) від руки вписують лише ім'я та посаду запрошеної особи.

Запрошення друкуються на папері білого кольору чорною фарбою. Текст запрошень на офіційний прийом пишеться від третьої особи із за­стосуванням вислову "має честь запросити". У запрошенні рекоменду­ють робити записи чорнилом чорного кольору (у минулому такі записи виконувались лише тушшю). Запрошення не підписуються. Бланки, які надсилаються від імені глави держави, уряду, керівників офіційних дер­жавних відомств (наприклад міністра закордонних справ), голів закор­донних представництв, мають спеціальну форму, де в центрі вгорі дру­кується або виконується тисненням елемент державної символіки. Існує практика, коли на запрошеннях на протокольні заходи, які влаштовують­ся від імені високих посадових осіб, послів елемента державної символі­ки виконуються золотою фарбою, тоді як на запрошеннях, складених від імені дипломатів нижчого рангу - в іншій кольоровій гамі (чорній, червоній тощо). Угорі, вище від імені особи - адресанта, або в тексті можна вказати, на чию честь або з якої нагоди влаштовується прийом. У за­прошеннях на прийом типу "коктейль", "а-ля фуршет" указується час по­чатку й закінчення прийому. У запрошенні на "сніданок", "чай", "обід", "обід-буфет", "вечерю" зазначається лише час початку прийому.

У запрошеннях на вечірні прийоми може бути вказівка на особливу форму одягу. У лівому нижньому куті бланку зазначається: "white tie" (бі­ла краватка, що означає - фрак); "black tie" (чорна краватка, тобто смо­кінг). Ці позначення також означають, що жінки повинні бути на прийомі у вечірньому одязі. У Великобританії іноді в запрошеннях зазначається "ewenindg dress" - вечірній одяг; "undress" - буквальний смисл - "без одя­гу", що означає побажання гостю бути в повсякденному костюмі.

З метою попереднього з'ясування можливості присутності гостя на прийомі в правому нижньому куті бланка запрошення проставляють лі­тери R.S.V.P., що означає прохання відпові­сти. У Бельгії у відповідному випадку зазначається - R.S.V.P. Нижче лі­тер R.S.V.P. можливе уточнення - українською - "Про­хання повідомити про неучасть" або "У випадку відмови", що означає необхідність повідомлення лише у випадку неможливості бути присутнім на прийомі. Якщо на запрошенні під літерами R.S.V.P. указаний номер телефону, то відповідь можна дати по телефону.

Зразки запрошень на дипломатичні прийоми

Елемент державної символіки Посол (назва іноземної держави) в Україні Пані______________________________________ мас честь запросити (люб'язно запрошує) ______________________________________________ на____________________________________________ у_________________о __________________________ Адреса Просимо дати відповідь за телефоном 558-45-30

З нагоди 14-ї річниці Незалежності України Президент України і пані (ім'я, прізвище дружини президента) Запрошують ______________________________________________________ на урочистий прийом, що відбудеться у середу, 24 серпня 2005 року, о 18-й годині 00 хвилин Форми одягу: Національний заповідник для чоловіків - темний костюм, "Софія Київська" для жінок - сукня звичайної довжини

При запрошенні головного гостя - президента, глави парламенту, прем'єр-міністра, міністра закордонних справ тощо - посол попередньо домовляється з ним усно і тільки після одержання згоди надсилає за­прошення. У цьому випадку літери R.S.V.P. закреслюються і замість них пишуть "р. м." (фр. роиr тетоіrе - для нагадування) або "tо rетіпd' анг­лійською. Таким же чином оформлюється запрошення, якщо з кимось вже досягнута особиста домовленість щодо його присутності на прийомі. На практиці означений спосіб запрошення виглядає таким чином: напри­клад, секретарка посла 9 квітня телефонує до протокольного відділу МЗС і повідомляє, що посол і його дружина запрошують міністра і його дружину взяти участь у прийомі в другій половині травня. Міністр пропо­нує дату - 21 або 23 травня. Посол обирає 21 травня і повідомляє про цю дату службу протоколу. Під час розсипки запрошень міністру та його дружині надсилається запрошення з відповідним зазначенням.

Запрошення прийнято надсилати за два-три тижні до прийому, обо­в'язково в білих заклеєних конвертах. Розсипка запрошень за тиждень до заходу може призвести до чисельних відмов взяти в ньому участь, як у зв'язку з прийнятими раніше запрошеннями на інші заходи, так і через образу з боку деяких осіб, які можуть вирішити, що ї'х запрошують через відмову запрошених раніше взяти участь у заході. Запрошення надси­лаються з кур'єром, рідше поштою. Високим посадовцям, видатним дія­чам рекомендується завжди надсилати запрошення з кур'єром.

Подружнім парам надсилається спільне запрошення із зазначенням на першому місці імені або посади офіційної особи. Для інших членів родини, наприклад для дорослої дочки, складається окреме запрошення. На за­прошення, яке містить літери R.S.V.P., і вони не закреслені, треба відпові­дати протягом 48 годин. Затримка із відповіддю, а тим більше її відсутність - свідчення неповаги до організаторів прийому. Якщо особа, яку запро­шують, не певна в тому, чи зможе вона бути присутньою на прийомі, кра­ще відмовитися одразу, ніж зробити це в останній момент. Після того, як дана згода прибути на прийом, змінювати рішення вельми небажано, для цього повинна бути лише дуже серйозна причина, пов'язана зі станом здоров'я або вимушеною та неочікуваною поїздкою в інше місто. У випад­ку появи форс-мажорних обставин необхідно терміново попередити орга­нізаторів, не залишаючи це на день проведення прийому.

На запрошення відповідають листом або листівкою. Відповідь пи­шеться чорним чорнилом на аркуші білого паперу, який має приблизно такий же розмір, що й запрошення. Відповідь на запрошення складаєть­ся від третьої особи й не підписується.

Неможливість участі чоловіка-офіційної особи в прийомі виключає мож­ливість участі в заході його дружини. Однак хвороба або від'їзд дружини - не перешкода для участі в заході чоловіка - офіційної особи. Він інформує про ситуацію і запитує, чи може взяти участь у протокольному заході сам.

Запрошення на прийоми надсилаються кожному персонально, тому направляти замість себе на захід іншу особу не можна.

Якщо запрошення укладається від імені високих посадових осіб - президента, глави парламенту, прем'єр-міністра, міністрів, послів і по­сланників - або їм адресується, то указується лише їхня посада. Якщо ж адресанти або адресати - заступники міністрів, радники тощо, то в за­прошеннях після службового становища вказують їхні імена та прізвища. Зауважимо, що згідно із нормами етикету західноєвропейських країн в запрошенні не пишуть повний титул глав дипломатичних представництв. Якщо запрошується подружжя, то вважається неввічливим написати, що запрошується "посол... з дружиною". Буде правильним написати, що за­прошуються "посол... і пані..."

У запрошенні на прийом, даний на честь особи, міститься мовна фо­рмула: " Посол (назва країни) має честь запросити на обід, даний на честь пана Міністра закордонних справ (назва країни)...". Якщо почес­ний гість присутній на заході з дружиною, то в запрошенні пишуть так: "Посол (назва країни) має честь запросити на обід, даний на честь па­на Міністра закордонних справ (назва країни) і пані..." . Якщо прийом дається на честь високого державного діяча, який прибув до країни з візитом, то в запрошенні пишеться: "З нагоди прибуття з візитом пана Міністра закордонних справ (назва країни) Міністр закордонних справ (назва країни) має честь запросити...".

Позитивна відповідь на запрошення може мати таку форму: "Радник Посольства (повна назва країни) та (ім'я та прізвище дружини) дяку­ють Послу (повна назва країни) і пані (ім'я та прізвище дружини) за їхнє люб'язне запрошення на обід у середу 27 квітня о 20.00, яке вони із за­доволенням приймають".

У випадку, якщо з будь-яких причин запрошені не можуть бути прису­тніми на прийомі, то в останньому рядку після зазначення часу слід про це повідомити, наприклад: "...на якому вони, на жаль, не зможуть бути присутніми у зв'язку з від'їздом у відпустку".

Якщо із запрошеного подружжя дружина не зможе бути присутньою, то дипломату треба повідомити, що він приймає запрошення, але його дружи­на "пані (ім'я та прізвище), на жаль, не зможе бути присутньою на обіді...".

Важливим елементом підготовки та проведення дипломатичних при­йомів типу сніданок, обід, вечеря є визначення порядку розсадки запро­шених. Попередній план розсадки гостей за столом необхідно скласти ще до розсилки запрошень. Гостей слід підбирати таким чином, щоб, по-перше, між ними не могли виникнути конфлікти чи то на політичному, чи на особистому або соціальному ґрунті. По-друге, гостям слід віддавати шану, яка відповідає їх рангу, щоб ніхто не залишився ображеним за не­достатньо виявлену гостинність.

Основне правило розсадки виходить із суворого дотримання стар­шинства згідно зі службовим та суспільно-політичним становищем гостей при визначенні їх місця за столом. Оскільки місця за столом поділяються и.) більш і менш почесні, то гостям, які мають вище старшинство, необ­хідно надавати більш почесні місця. Порушення цього правила може ну їй розцінене як навмисне нанесення образи престижу гостя та пре­сі ижу держави, яку він представляє.

При складанні плану розсадки спочатку обирається почесне місце, ЯКИМ вважається місце напроти вхідних дверей. Якщо двері розміщені пижу, почесне місце знаходиться напроти вікон, які виходять на вулицю. У ресторані почесного гостя садять обличчям до зали й оркестру. Найпочесніше місце для гостя - праворуч від господині (на прийомі з участю дружин) та праворуч від господаря (на офіційному прийомі). Хоча в цьо­му правилі є й винятки, наприклад, у Швеції почесного гостя садять ліво­руч під господині, почесну гостю - праворуч від господаря. Далі за поче­пи і н і йдуть місця ліворуч від господині та ліворуч від господаря. У міру віддалення від господині та господаря місця стають менш почесними. На офіційному прийомі, де присутні лише офіційні особи, головному гостю може бути запропоноване місце за столом напроти господаря.

Суверен або спадкоємний принц, запрошений у дипломатичну резиденцію, розглядається з точки зору протоколу так, якби він знаходився у себе вдома. Він займає місце на чолі столу, і передбачається, що він зустрічає гостей. У такому випадку розсадка за столом складається разом з місцевою протокольною службою.

Якщо глава держави присутній на прийомі, який дається іноземним послом у своїй резиденції, план розсадки за столом готується місцевою протокольною службою. Основні принципи такої розсадки наступні: якщо глава держави присутній без дружини, він займає місце напроти посла і дружина посла сидить справа від нього. Якщо глава держави присутній на прийомі з дружиною, він обіймає місце напроти посла. Його дружина сідає справа від посла, а дружина посла - справа від глави держави. У всіх випадках, якщо глава держави - суверен, посол поступається йому своїм місцем і сідає справа від нього.

На прийомах, у яких беруть участь чоловіки й жінки, треба уникати розміщення жінки біля жінки, краще чергування: жінка - чоловік. Поруч або через стіл напроти один одного не садять подружжя. Жінку не садять у кінці столу (з краю повинен сидіти чоловік). Поруч не садять іноземців з однієї країни. При розсадці на прийомі з нагоди візиту закордонної деле­гації необхідно враховувати знання іноземної мови особами, які сидіти­муть поряд із гостями. Перекладачі зазвичай також сидять за столом, але можуть знаходитися й позаду крісел господаря й головного гостя.

Якщо на прийомі присутні лише дипломати, то розсадка не створює проблем для його організаторів, оскільки індивідуальне старшинство серед дипломатів визначити неважко. Орієнтиром у цьому питанні є ди­пломатичні ранги. Старшинство дипломатів одного рангу визначається часом перебування в країні. Складніше визначити старшинство серед політичних і громадських діячів, представників ділових кіл, преси, які бе­руть участь у змішаних прийняттях, оскільки може виникнути протиріччя між визначенням старшинства за правом (ранг, посада) і старшинством з міркувань ввічливості. При визначенні порядку розсадки за столом вра­ховується старшинство осіб, які займають офіційні посади, старшинство з міркувань ввічливості осіб, які мають великий вплив на суспільне жит­тя, займають високе становище в суспільстві. Перевага надається дер­жавним діячам вищого рангу, вищим дипломатичним чинам та працівни­кам МЗС, у той час як серед інших запрошених перевага надається ста­ршим за соціальним статусом та віком. Якщо виникають сумніви з роз-садкою, можна проконсультуватися з місцевим протокольним відділом.

Якщо характер зустрічі виключає можливість надати почесне місце з міркувань ввічливості, краще утриматися від запрошення таких осіб. Мо­жна розмістити гостей за двома або більше столами, створивши додат­кову кількість почесних місць. Сучасна протокольна практика свідчить, що дедалі частіше на прийняттях з великою кількістю запрошених, серед яких багато високоповажних осіб, перевага надається розміщенню за кількома круглими або овальними столами на 6 або більше персон, чим полегшується визначення порядку розсадки запрошених.

Таблиця 2. Список запрошених на прийом шипу "сніданок"

У деяких країнах (Німеччина, Франція) дотримуються правила "інозе­много дома", згідно з яким у домі іноземного дипломата спікер парламе­нту, міністр закордонних справ країни перебування мають перевагу у старшинстві перед іноземними послами, посланниками, міністрами. У домі прем'єр-міністра, міністра закордонних справ країни перебування іноземні посли займають більш почесні місця, ніж глави парламенту, а іноземні посланники - ніж члени уряду.

При визначенні порядку розсадки за столом перевага надається іноземним гостям: рівні за рангом іноземні гості займають більш почесне місці;, ніж співвітчизники організатора прийому. Особи, які працюють за кордоном, мають вище старшинство від своїх співвітчизників, які мають такий самий ранг і проживають у своїй країні. Глави дипломатичних представництв у ранзі послів і посланників у країнах акредитації мають і старшинство вище, ніж глави дипломатичних представництв, акредитованих в інших країнах. Офіційні особи, які мають ранг або почесний титул, але вже не виконують функції, що відповідають їх рангу, поступаються старшинством гостям того ж рангу, які активно працюють.

Слід пам'ятати і про те, що дружині привласнюється старшинство чоловіка. Удови зберігають старшинство чоловіка. Заміжні жінки мають статус вищий, ніж незаміжні та розлучені. Усі жінки за віковим старшинс­твом вищі за молодих дівчат.

Чоловік жінки, яка є офіційною особою, займає місце відповідно до рангу жінки, якщо його титул, почесне звання тощо не дають йому право на більш почесне місце. Водночас, прийнято надавати чоловіку жінки - посла місце за столом після дипломата, який виконує обов'язки тимча­сового повіреного в справах у випадках її відсутності.

За певних обставин може не бути можливості надати почесному гос­тю місце, належне йому за протоколом. Господар повинен вибачитися одразу ж після його приходу й пояснити причину порушення протоколь­них вимог. Якщо це подружжя, господар повинен забезпечити відповід­ним місцем хоча б дружину, вибачившись перед чоловіком.

У дипломатичному протоколі склалася практика позначення місць за столом кувертними (столовими) картками, якщо запрошено 8 або біль­ше гостей. Кувертні картки являють собою невеликі білі прямокутники із цупкого паперу (розміром з візитівку) з написаними від руки або надруко­ваними іменами та прізвищами учасників прийому. Якщо запрошений - висока посадова особа, на картці зазначається лише його посада. Існує практика зазначення на кувертних картках почесних титулів запрошеної особи, наприклад, "Й. В. пан міністр закордонних справ (назва країни)". На кувертних картках може розміщуватись елемент державної символіки.

У аванзалі, де збираються гості й подається аперитив, на невеличко­му столику виставляється план розсадки. Відповідно до плану кожне місце за столом позначається кувертною карткою. Запрошені на прийом гості знайомляться з планом, знаходять свої місця, уточнюють прізвища сусідів по столу тощо.

Мал. 1. Зразок кувертної картки

На прийомах з великою кількістю гостей використовують спеціальні картки зі словами "ваше місце за столом" з відповідним позначенням. Інколи на прийомі з присутністю дам гостю-чоловіку може бути вручена картка, на якій надруковане прізвище жінки, у парі з якою він повинен прослідувати у зал прийомів.

Для полегшення роботи зі складання схеми розсадки на прийомі до­цільно скласти два списки гостей відповідно до їхнього старшинства:

список гостей-іноземців і список гостей-співвітчизників. Потім обидва списки зводяться в один у порядку передбачуваної розсадки гостей від­повідно до вищезазначених протокольних правил.

Схеми розсадки та форми столів, які використовуються при про­веденні дипломатичних прийомів. Для прийомів з розсадкою обирають­ся столи різної форми. При цьому треба враховувати, що мінімальний простір для одного гостя за столом - 70 см. Комфортним для проведен­ня неофіційного прийому вважається круглий стіл, який створює атмос­феру неофіційності та невимушеності. За таким столом жодний із гостей не здається головуючим і жодний не опиниться з краю, що особливо ва­жливо, коли на прийомі присутні жінки. Для прийомів, у яких бере участь десять осіб, потрібен круглий стіл діаметром 2,20 м; для двадцяти осіб - діаметром 4,50 м; для тридцяти осіб - діаметром 6,50 м. Перевагою кру­глого столу є й те, що гостям за ним зручно спілкуватись між собою, але якщо їх не більше 12 (діаметр стола в цьому випадку має бути 2,70 м). Зауважимо, що число 12 вважається застільним числом. За стіл не при­йнято садити тринадцять осіб. З чотирнадцятьма запрошеними особами є ризик, що, якщо один гість не прийде, господиня потрапить у складну ситуацію, оскільки гостей буде тринадцять.

За овальним столом почесне місце може знаходитись у центрі або з бо­ків. Квадратний стіл використовують, якщо число учасників прийому кратне чотирьом. В іншому випадку гості отримають неоднаковий простір за сто­лом, що може сприйматись ними неоднозначно. Наприклад, для двадцяти осіб потрібен стіл зі стороною 4,20 м; для 28 осіб - зі стороною 6,30 м.

За прямокутним столом можливі дві конфігурації розміщення. При "французькому" розміщенні почесні місця знаходяться в центрі столів, при "англійському" - за торцями. При "французькому" розміщенні за ко­жною довгою стороною прямокутного столу повинна розміщуватись не­парна кількість осіб. Для 10-12 осіб потрібен стіл довжиною від 3,20 м на 1 м ширини. У першому випадку за довгими сторонами столу буде сидіти по п'ять осіб, у другому - по п'ять осіб за довгими сторонами і по одній - за короткими. Для двадцяти учасників прийому потрібний стіл розміром 6,50 м х 1,50 м, за торцями столу сидітиме по одній особі. Для 30 осіб необхідний стіл розміром 10 м х 2,10 м, за торцями столу сидітиме по два учасника прийому.

При "англійському" розміщенні число гостей за довгими сторонами прямокутного столу може бути як парним, так і непарним. При цій конфі­гурації розміщення, якщо число гостей 15 і більше, виникає два центри розмови, тоді як при "французькому" розміщенні гості, які знаходяться в кінці столу, ризикують залишитися поза рамками бесіди, яка відбуваєть­ся в центральній частині столу. Використання такої схеми розсадки до­зволить попередити ситуацію, коли запрошені вважали б за образу на­дане їм місце в кінці столу. Британську схему розсадки прийнято використовувати, коли учасників прийому не більше 22 - 24 осіб. При більшій кількості запрошених буде занадто велика відстань між господарями.

Для організації офіційних дипломатичних прийомів можливе викорис­тання довгого прямокутного столу; одного круглого, квадратного або оваль­ного столу; кілька круглих, квадратних або овальних столів. В останньому випадку стіл для почесних гостей може розміщуватись у центрі або окремо від інших столів, не виділяючись від інших столів своїми розмірами. Бувають випадки, коли столи розставляються у вигляді літер "П", "Ш", "Т", у вигляді гребінця, колосу тощо, що дозволяє прийняти велику кількість гостей.

Схеми розміщення

Прийом, на якому присутні лише офіційні особи. Господар пропонує почесному гостю місце за столом напроти себе. Відповідне розміщення називають "президентським" (схема 2).

Другий варіант розміщення за прямокутним столом на прийомі, на якому присутні лише офіційні особи. Господар пропонує головному гостю місце за столом справа біля себе. При такому розміщенні напроти гос­подаря нікого немає (схема 3).

Схема 3.

Варіант розміщення за прямокутним столом ("французьке" розміщен­ня) на прийомі, де присутні офіційні особи та їхні жінки/чоловіки. Госпо­дар і господиня сидять у центрі столу один напроти іншого. При такому розміщенні центр розмови - посередині столу (схема 4)

Інший варіант розміщення за прямокутним столом ("англійське" розміщення) на прийомі, де присутні офіційні особи та їхні жінки/чоловіки. Госпо­дар і господиня сидять за торцями столу один напроти одного (схема 5).

Схема 5.

Однак, при такому розміщенні чергування чоловік-жінка можливе ли­ше тоді, коли за столом сидить 6, 10, 14, 18, 22 тощо особи. Якщо учас­ників прийому 8, 12, 16, 20 тощо (число, кратне чотирьом) для чергуван­ня чоловік-жінка необхідно змістити господиню на одне місце (схема 6).

Принцип розміщення за овальним столом той же, що і за прямокут­ним (схема 7).

Варіант розміщення за столом П - подібної форми на прийомі, де при­сутні офіційні особи та їхні жінки/чоловіки. Господар і господиня сидять один напроти іншого (схема 8).

Варіант розміщення за столом П - подібної форми на прийомі, де при­сутні офіційні особи та їхні жінки/чоловіки. Господар і господиня сидять поруч. Напроти господарів нікого не садять (схема 9).

Складання меню і сценарію проведення прийому. При складанні ме­ню необхідно враховувати смаки гостей, їхні культурні й релігійні тради­ції. Треба пам'ятати, що деякі гості з релігійних мотивів або через стан здоров'я можуть потребувати спеціальну їжу. Наприклад, мусульмани та особи юдейського віросповідування не їдять свинини, а також продуктів, до складу яких входить свинина. Гостю індуїстської віри не слід пропону­вати яловичину. Серед гостей зустрічаються вегетаріанці. Тому варто заздалегідь з'ясувати дієтологічні обмеження гостей. На відповідних кувертних картках може ставитися малопомітний знак, який дозволить офіціанту не переплутати, які блюда можна подавати даному гостю.

На прийомі, який влаштовує дипломатичне представництво, варто включити в меню національні страви, приготовлені особливим, специфі­чним для цієї країни способом. Таким блюдом може бути десерт із фрук­тів, якими відома ця країна. Жестом особливої поваги до іноземної деле­гації вважається включення в меню блюд, традиційних для країни гостя. Не буде помилкою поцікавитися, якій кухні віддає перевагу почесний гість. Як правило, отримана відповідь - "жодних особливих побажань". Однак, якщо в гостя є проблеми зі здоров'ям, протокольна служба пові­домляє про це приймаючу сторону.

Зразок меню офіційного обіду на честь президента іноземної

держави, який прибув до України з офіційним візитом, від імені

Президента України

…….

Зразок меню обіду на честь делегації Верховної Ради України від імені Голови Європейського Парламенту

………

При організації дипломатичних прийомів загальноприйняті правила по­дачі блюд та сервірування столу дотримуються неухильно (чергування блюд, відповідність напоїв закускам тощо). Сучасна міжнародна практика еволюціонує в бік спрощення прийомів: обмежується подача спиртних напоїв, занадто дорогих блюд. Водночас спостерігається намагання орга­нізаторів прийомів надати протокольним заходам національний колорит.

Для прийомів з розсадкою друкуються меню на одинарних або по­двійних аркушах, які розкладаються на столах. Меню для офіційних за­ходів може містити елемент державної символіки, зазначення, з якого приводу або на чию честь дається прийом.

На прийомі прийнято використовувати посуд високої якості: криш­таль, порцеляну, срібло. Живі квіти на столах і у вітальні створюють атмосферу святковості й комфорту. Інколи квіти підбирають так, щоб вони відповідали кольору національного прапора країни високого гостя.

Для чіткого й організованого проведення прийому заздалегідь проду­мується його сценарій. Передбачається місце зустрічі гостей господарями в аванзалі. Виділяються співробітники для зустрічі гостей біля під'їзду або у вестибюлі. Розподіляються обов'язки співробітників організації, яка вла­штовує прийом. Це особливо важливо для прийому типу "коктейль" або "а-ля фуршет". Представники господарів повинні вельми коректно виявляти увагу гостям (підтримувати бесіду, знайомити з присутніми, пропонувати пригощення, наливати напої) з тим, щоб не бути занадто надокучливими. Якщо прийом, крім безпосереднього пригощення, передбачає організацію концерту, виставки, показ кінофільму тощо, необхідно потурбуватися про їх органічне включення в загальний сценарій заходів.

Меню, час і черговість подачі окремих блюд, графік перерв у ході об­слуговування для виступів із промовами й тостами заздалегідь узгоджу­ються з обслуговуючим персоналом. Для успішного проведення відпові­дального прийому й обслуговування гостей доцільно запросити кваліфі­кованого метрдотеля або доручити цю справу підготовленій особі.