Создание типовых документов
12.1. Использование режима структурирования документа.
12.1.1. Общие сведения
Предварительно, в режиме «структура», готовится полное оглавление документа, состоящее из названий разделов, подразделов, пунктов и подпунктов. Каждому разделу, …, подпункту, куда потребуется заносить конкретный текст, - вначале создается пустой поддокумент (который затем и удаляется).
Пользователь, просматривая оглавление, находит интересующий его раздел, …, подпункт, - «разворачивает» его и вносит в него информацию. Для подсказки пользователю в разделы, …, подпункты могут быть заранее введены ПРИМЕЧАНИЯ, представляющие «скрытый текст»: пользователь видит и читает его, но он не сдвигает основной вводимый текст и на принтер не выводится.
В любой момент раздел, …, подпункт может быть свернут (до оглавления), а затем (если надо) – развернут для корректировки информации и т.д. Каждому подразделу, …, подпункту устанавливается уровень подчиненности (по иерархии оглавления). Пункт оглавления, не содержащий информации или подчиненных подпунктов, метится слева знаком «минус», иначе – знаком «плюс».
Структура
техпроцесса:
12.1.2. Создание структуры документа.
Создается
(структура) документа по схеме: ВИД
СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА
12.1.3. Создание поддокументов.
Для
ввода информации нужно сначала выделить
соответствующий пункт и созать на его
основе поддокумент.
12.1.4. Задание подчиненности пунктов / подпунктов.
Любой подпункт можно сделать подчиненным по иерархии предыдущему пункту. Понижение или повышение уровня подчиненности пунктов / подпунктов осуществляется по технологии:
<Выделить пункт> Сместить его уровень кнопками и снять выделение.
12.1.5. Ввод и корректировка информации
Любой (выделенный) пункт может быть «свернут» и отображаться только своим заголовком: кнопкой «МИНУС» на панели структуры документа, либо может быть «развернут» - для ввода и корректировки информации: кнопкой «ПЛЮС».
Развернутый пункт отображается своим заголовком и информацией, содержащейся в данном пункте. Если пункт пустой, то первая (пустая) строка в данном пункте отображается маленьким квадратиком в начале строки: … после которого можно вводить информацию.
Кнопками 1, 2, …. ВСЕ на панели инструментов реализуется селективный просмотр уровней. Нажатие кнопки А/A вызывает автоматическую установку шрифтов в документе:
пункты – шрифт 14 ед, жирный;
подпункты – шрифт 12 ед, жирный курсив;
подподпункты – шрифт 12 ед, жирный;
входящий текст – шрифт 10 ед, нормальный;
Выделенный (свернутый) пункт/подпункт можно передвигать пр документу (со всей его информацией) кнопками «ВВЕРХ» и «ВНИЗ».
Работа с текстом в развернутом виде – обычным образом, велючая механизмы OLE, ODBC. В пункт можно ввести ПРИМЕЧАНИЕ: Вставка Примечание (как скрытый текст).
12.2. Использование режима слияния документов.
12.2.1. Общие сведения.
Предварительно готовится форма документа, подлежащая в дальнейшем заполнению. Для заполнения пустых полей в готовой форме – готовится отдельный файл ИСТОЧНИК ИНФОРМАЦИИ, в который заносятся наименования полей, подлежащих заполнению в исходной форме: в каждое поле может быть введена произвольная информация пользователем. Информация всех полей – представляет одну запись.
Для связи файла – ИСТОЧНИКА информации с соответствующим файлом – ФОРМОЙ документа, - в форму встраиваются наименования полей источника (выполняется заранее), в результате получается ЗАГОТОВКА документа для слияния с источником информации.
Пользователь после внесения информации в файл – ИСТОЧНИК, «запускает» режим его слияния с файлом – ЗАГОТОВКОЙ, в результате чего получается выходной документ.
Структура техпроцесса:
Ограничения этого режима:
максимальная длина имени поля 40 символов
максимальное количество полей 31 поле
максимальная длина поля 255 символов
макс. кол-во записей в файле-источнике
информации (БД записей i-го документа) 16000
12.2.2. Подготовка формы (шаблона) документа.
Файл Создать Создать: С шаблоном Normal Набрать текст формы Сохранить файл
12.2.3. Подготовка источника информации (незаполненная структура для слияния с основным документом).
Сервис Слияние АССИСТЕНТ СЛИЯНИЯ: 1. Основной документ Создать Формы Активное окно АССИСТЕНТ СЛИЯНИЯ: 2. Источник данных Получить данные Создать источник СОЗДАТЬ ИСТОЧНИК: Удалить старые поля Ввести необходимые имена полей Сохранить источник.
12.2.4. Создание заготовки основного документа.
По указанному курсором месту в тексте формы – расставить названия полей из источника информации:
Сервис Слияние Установить курсор в нужном месте текста формы Меню: Поле слияния Щелкнуть мышью на требуемом имени поля (из развернувшегося перечня) Поле вставлено Повторить для всех других полей Сохранить заготовку
12.2.5. Слияние документов.