4.Обмен данными
MSAccess позволяет осуществлять обмен данными с другими СУБД и с другими базами данных MSAccess, с программами работы с электронными таблицами (Excel и Lotus), а также импортировать и экспортировать данные из текстовых файлов. Кроме того, с помощью этих средств можно копировать объекты из одной базы данных MSAccess в другую.
4.1Экспорт данных
Экспорт данных позволяет использовать информацию, сохраненную в Access-базе данных при работе с другой программой:
В области навигации выберите из списка таблицу, которую предполагается экспортировать.
Откройте контекстное меню и выберите команду Экспорт.
Выберите приложение (например, БД Access), в которое будет экспортирована таблица.
Нажмите кнопку Экспорт.
В открывшемся окне диалога укажите необходимые опции.
Нажмите ОК. Таблица будет сохранена в новом файле указанного типа. Если БД, в которую осуществлялся экспорт была открыта, то ее следует закрыть и еще раз открыть, чтобы увидеть результат экспорта данных.
4.2Импорт данных
MSAccess может считывать данные, представленные в другом формате, и сохранять их в новой таблице данных:
1. Перейдите в область навигации и вызовите контекстное меню.
2. Выберите команду Импорт и приложение из которого будут импортироваться данные.
3. В открывшемся окне диалога укажите необходимые опции.
Упражнение 3
Создайте еще одну БД с именем Новая.
Используя импорт данных, поместите в нее таблицы Товары 1 и Склады, форму Телевизоры и запрос на обновление цены.
Создайте макрос, позволяющий при каждом новом открытии этой БД открывать форму с данными о телевизорах. Для этого сохраните макрос под именем AutoExec. Закройте БД Новая и вновь откройте ее. Посмотрите, какой объект откроется в первую очередь.
Откройте БД Продажи.
Используя экспорт данных, поместите таблицы Фирмы и Продажи в БД Новая и перейдите в нее.
Создайте запрос на отображение данных о названиях товаров, их марке, ценах и данных о складах, где хранятся эти товары.
На основе этого запроса создайте простую форму.
Создайте макрос, позволяющий в созданной форме выполнять команду фильтрации записей по названиям товаров (макрокоманда ПрименитьФильтр). Для задания условия отбора лучше воспользоваться Построителем, чтобы указать название объекта и название поля, для которого будет применяться фильтр (например, Формы![Товары]![Наименование]).
Поместите в созданную простую форму кнопку, при нажатии на которую будет выполняться этот макрос. После нажатия на кнопку с макросом на Ленте отобразятся соответствующие команды для фильтрации данных, среди которых нужно выбрать
и затем в раскрывшемся ниже поля
Наименование
окне указать "галочкой" соответствующее
условие отбора. В результате в форме
можно будет увидеть только те записи,
которые удовлетворяют заданному
условию. Чтобы изменить или отменить
фильтр нужно еще раз нажать кнопку
Фильтр и выбрать соответствующую
команду.
1 в данном случае не обязательно вводить все название целиком, достаточно ввести, например, муз*
2 Каждая инструкция SELECT заканчивается точкой с запятой (;). Точка с запятой может стоять как в конце последнего предложения, так и на отдельной строке в конце инструкции SQL.
В квадратные скобки [] заключены необязательные элементы.
3 Использование ключевого слова distinct (отличный) исключает дубликаты строк, где значения всех выбранных полей идентичны.
4 Если таблица, для которой создается форма связана с другой таблицей, то данные 2-й таблицы автоматически отобразятся в созданной форме.
5 Макрос - макрокоманда или набор макрокоманд, используемый для автоматического выполнения некоторых операций.