Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение

высшего профессионального образования

"Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации"

Кафедра "Информационные технологии"

Е.А. Мамонтова

Работа с базами данных в MS ACCESS 2010

(2 часть)

Методические указания и задания к изучению курса

"Информационные технологии в управлении"

Москва 2013

1.Работа с запросами в ms Access

Запрос – это объект базы данных, используемый для выборки или модификации хранимых данных и допускающий многократное использование. В большинстве случаев, результат запроса – представленный в табличном виде набор данных. Access поддерживает много типов запросов, в которых реализуются различные способы отбора данных.

1.1Запрос на выборку

Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Данный тип запроса отбирает данные из одной или нескольких таблиц базы данных и отображает набор записей в таблице данных. Запрос на выборку можно использовать для группировки данных и вычисления сумм, количеств, средних чисел и других итоговых значений. Также запрос на выборку может содержать новые вычисляемые поля, создаваемые пользователем на основе полей таблиц или запросов, указанным в данном запросе. Эти поля могут быть созданы с использованием встроенных функций (например, IIF, LEFT, DATE, NOW(), YEAR и др.) или с помощью арифметических операций.

Задание 1. Создайте запрос на основе данных таблицы Товары, выбрав поля Наименование, Марка, Цена, Количество. Выполните запрос.

Задание 2. Создайте запрос на основе данных таблицы Товары, выбрав поля Наименование и Цена. Используя команду Итоги, сгруппируйте товары по наименованию, а для поля Цена укажите максимальную цену (max) по каждому виду товара. Выполните запрос.

Задание 3. Создайте запрос на основе данных таблицы Товары, выбрав поля Наименование, Цена, Количество. Создайте новое 4-е поле Общая стоимость. Для этого, установив курсор в 4-е пустое поле нажмите кнопку Построить (группа Настройка запроса) и в открывшемся окне Построитель выражения, введите название нового поля Общая стоимость и через : введите выражение по которому будет вычисляться стоимость данного вида товара в зависимости от цены и количества. Название полей может быть введено как с помощью Построителя, так и вручную. В 1-м случае следует в нижней левой части окна Построителя выбрать с помощью двойного щелчка мыши название файла с текущей БД, затем таблицу (Товары), а затем, в центральной части окна выбрать нужное поле (Цена), поставить знак умножения (*) и выбрать поле Количество. В построенной формуле названия таблиц и полей вводятся в квадратных скобках и отделяются восклицательным знаком.

Общая стоимость:[Товары]![Цена]*[Товары]![Количество]

Нажать ОК. Выполнить запрос.

В режиме Конструктора измените свойства поля Общая стоимость, выбрав формат поля Денежный. Выполните запрос еще раз.

Задание 4. Создайте запрос на основе данных таблицы Контактные лица, выбрав поля Фамилия, Имя, Дата рождения. Создайте новое 4-е поле Возраст, используя Построитель выражений.

Возраст: Year(Now())-Year([Дата рождения]).

Выполните запрос.

1.2Запрос с параметрами

При запуске выводит в собственном диалоговом окне приглашение ввести условие отбора записей. Как правило, запросы с параметром создаются в тех случаях, когда предполагается выполнять этот запрос многократно, изменяя лишь условия отбора. В отличие от запроса на выборку, где для каждого условия отбора создается свой запрос, и все эти запросы хранятся в БД, параметрический запрос позволяет создать и хранить один единственный запрос, указывая условие отбора (значение параметра) при запуске этого запроса, при этом каждый раз получая новый результат.

Задание 5. Создайте запрос на основе данных таблицы Товары, выбрав поля Наименование, Цена, Количество. Для поля Наименование в качестве условия отбора введите параметр, заключенный в квадратные скобки (например, =[Введите название]). Выполните запрос для нескольких значений параметра.

При выполнении запроса значение параметра, которое пользователь вводит в диалоговое окно Введите название (например, телевизор) подставляется после знака = вместо параметра, заключенного в квадратные скобки.

Примечание: Текст, заключенный в квадратные скобки (параметр) и название поля, для которого задается этот параметр, обязательно должны различаться.

Знак = перед квадратными скобками может быть опущен.

Задание 6. Добавьте в запрос из Задания 5 условие отбора по полю Цена (например, <[Ниже какой цены?]). Выполните запрос для нескольких значений обоих параметров.

При выполнении запроса значение параметра (любое число), которое пользователь вводит в диалоговое окно Ниже какой цены? подставляется после знака < вместо параметра, заключенного в квадратные скобки. В результате выполнения запроса отображаются только сведения о товарах, цена которых меньше указанного значения.