Фильтрация с помощью формы данных
Excel позволяет работать с отдельными записями списка с помощью экранной формы (рис.5). Основные операции обработки записей списка: последовательный просмотр записей, поиск или фильтрация записей по критериям сравнения, создание новых и удаление существующих записей списка,
При установке курсора в область списка и выполнении команды Данные/Форма на экран выводится форма, в составе которой имена полей — названия столбцов списка.
Для просмотра записей используется полоса прокрутки либо кнопки <Назад> или <Далее>, выводится индикатор номера записи. При просмотре записей возможно их редактирование. Поля, не содержащие формул, доступны для редактирования, вычисляемые или защищенные поля не редактируются. Корректировку текущей записи с помощью кнопки <Вернуть> можно отменить.
Для создания новой записи нажимаете) кнопка <Добавить>, выполняется заполнение пустых полей экранной формы; для переходи между полями формы используются курсор мыши либо клавиша <ТаЬ>. При повторном нажатии кнопки <Добавить> сформированная запись добавляется в конец списка. Для удаления текущей записи нажимается кнопка <Удалить>, Удаленные записи не могут быть восстановлены, при их удалении происходит сдвиг всех остальных записей списка.
С помощью экранной формы задаются критерии сравнения. Для этого нажимаете» кнопка <Критерии>, форма очищается для т да условий поиска в полях формы с помои кнопки <0чистить>, а название кнопки <Kкритерии> заменяется на название <Правка>. По ввода критериев сравнения нажимаются кнопки <Назад> или <Далее> для просмотра отфильтрованных записей в нужном направлении. 1И просмотре можно удалять и корректировать отфильтрованные записи списка. Для возврата к форме нажимается кнопка <Правка>, для выхода из формы — кнопка <3акрыть>.
Рис.5. Экранная форма для работы со списком записей
3. Консолидация (агрегирование) данных
В MS Excel есть отличная функция - составление консолидированных отчетов - отчетов созданных на основе отчетов более мелких подразделений компании. Данная возможность может сэкономить массу времени бухгалтеру, а в некоторых случаях даже сократить количество сотрудников работающих над данным отчетом.
Пример: Вспомним задачу – есть некая, достаточно крупная Группа компаний, в которой есть ряд дочерних компаний, которым мы отсылаем пакеты сбора данных и хотим, в дальнейшем, их получить и агрегировать.
Для примера создадим три отдельных файла (file1.xls, file2.xls, file3.xls) с разной структурой.
File1.xls
File2.xls
File3.xls
Теперь создадим консолидационный файл, который будет собирать данные из первых трех первичных файлов. Заметим – структура ВСЕХ, включая консолидационный, файлов может быть абсолютно разной! Это достаточно удобно.
Приступим к настройке консолидации. Для этого в консолидационном файле, открываем меню «Данные», далее «Консолидация».
В открывшемся окне «Консолидация» вводим:
• Функцию – выбираем, что необходимо сделать с данных исходных пакетов – просто сложить, посчитать среднее, найти максимум и т.д. Это очень удобно! В одних случаях вы консолидируете данные (например, выручка), в других – получаете среднее значение (например, драйверы в бюджетировании).
• Ссылку – основной пункт настройки. Здесь мы последовательно выбираем файлы, из которых будем подтягивать данные, а также не забываем указывать ссылку на диапазон. Не принципиально, что бы диапазоны совпадали, однако, важно, что бы размерность диапазонов была одинаковой. После того, как файл выбран и присвоен диапазон – нажимаем «Добавить», формируя список консолидируемых файлов.
Важным пунктом является пункт «Создавать связи с исходными файлами».
Если он выбран, то результат будет иметь следующий вид:
Таким образом, мы можем уточнить структуру получаемого значения. Большим недостатком является то, что не отражаются имена файлов, откуда подтягиваются значения.
Если пункт не отмечен, то результат будет следующим:
Получения итоговой информации является консолидация данных (рис. 6), которая выполняется в соответствии с выбранной функцией обработки.
Консолидация - агрегирование (объединение) данных, представленных в исходных областях - источниках
Результат консолидации находится в области-назначения. Таблица консолидации создается путем применения функции обработки к исходным значениям. Области-источники могут находиться на различных листах или рабочих книгах. В консолидации может участвовать до 255 областей-источников.
Рис. 6. Представление о консолидации данных
Существуют следующие варианты консолидации данных:
с помощью формул, где используются ссылки;
по расположению данных дляодинаково организованных областей-источников (фиксированное расположение);
по категориям для различающихся по своей структуре области данных;
с помощью сводной таблицы;
консолидация внешних данных.
При консолидации данных с помощью формул используемые в них ссылки могут иметь разное представление в зависимости от взаимного расположения областей-источника и области-назначения:
все области на одном листе — в ссылках указывается адрес блока ячеек, например D1.C8;
области на разных листах — в ссылках указывается название листа, диапазон, например
лист1!D1 :лист2!С8;
области в разных книгах, на разных листах — в ссылках указывается название книги, название листа, диапазон, например [книга1] лист1!D1: [книга2] лист2!С8.
При консолидации по расположению данных все источники имеют одинаковое расположение данных источников (имена категорий данных в выделяемые области-источники не включаются). Данные имеют одинаковую структуру, фиксированное расположение ячеек и могут быть консолидированы с определенной функцией обработки (среднее значение, максимальное, минимальное и т.п.) по их расположению. Для консолидации данных курсор устанавливается в область места назначения. Выполняется команда Данные, Консолидация, выбирается вариант, и задаются условия консолидации.
Пример. На отдельных листах рабочей книги по каждой учебной группе хранятся сведения о среднем балле по фиксированному перечню предметов в разрезе видов занятий (рис.7). Серым цветом показана консолидируемая область источников.
Рис. 7. Пример областей-источников при консолидации данных по расположению
При консолидации по категориям области-источники содержат однотипные данные, но организованные в различных областях-источниках неодинаково. Для консолидации данных по категориям используются имена строк и/или столбцов, (имена включаются в выделенные области-источники). Выполняется команда Данные, Консолидация, выбирается вариант, и задаются условия консолидации.
Пример. На рабочих листах представлена информация областей-источников в виде структуры на рис. 8. Число строк – переменное, состав предметов и виды занятий повторяются и могут рассматриваться как имена столбцов для консолидации по категориям. Серым цветом показана консолидируемая область источников
Рис. 8. Пример областей-источников при консолидации данных по категориям
Условия консолидации задаются в диалоговом окне «Консолидация» (рис.8). В окне «Функция» выбирается функция консолидации данных. Для каждой области-источника строится ссылка, для чего курсор устанавливается в поле ссылки, затем переходят в область-источника для выделения блока ячеек и нажимается кнопка <Добавить>.
При консолидации по категориям область имен входит в выделение, устанавливаются флажки подписи верхней строки или значения левого столбца (рис. 9). Excel автоматически переносит эти имена в область назначения.
Рис. 9. Диалоговое окно «Консолидация» для задания условий консолидации
Ссылка может иметь любую из следующих форм:
ссылки на ячейки ссылки на лист и ячейки ссылки на книгу, лист и ячейки полный путь и все ссылки имя поименованной области |
источники и назначение на одном листе источники и назначение на разных листах источники и назначение в разных книгах источники и назначение в различных местах диска область-источник поименована |
При консолидации внешних данных в диалоговом окне «Консолидация» следует нажать кнопку <0бзор>, в диалоговом окне «Обзор» выбрать файл, содержащий области-источники для добавления к списку, а затем добавить ссылку на ячейку или указать имя блока ячеек.
Переключатель Создавать связи с исходными данными создает при консолидации связи области назначения к областям-источникам. При изменениях в области назначения автоматически обновляются результаты консолидации.
Внимание! Нельзя корректировать ссылки на области-источники (добавлять или удалять новые области-источники) при наличии флажка переключателя Создавать связи с исходными данными
В окне «Список диапазонов» для текущего рабочего листа итогов консолидации перечислены ссылки на все области-источники. Ссылки можно модифицировать: добавить новые области-источника, удалить существующие области-источника либо изменить его конфигурацию, если только до этого не был выбран переключатель Создавать связь с исходными данными.
Для одного листа итогов консолидации набор ссылок на области-источники постоянен, на нем можно построить несколько видов консолидации с помощью различных функций, Курсор переставляется в новое место, выполняется команда Данные, Консолидация, выбирается другая функция для получения сводной информации.