Excel 2010. Второе занятие.

Формулы и функции.

Формулу в Excel можно определить, как выражение, которое начинается со знака равно, составленного из разного типа констант, и (или) функции Excel (как встроенных, так и других, например, созданных пользователем). А также знак арифметических, текстовых и логических операций.

Арифметические операции.

Знак	Операция
/\	Возведение в степень
*	Умножение
/	Деление
+	Сложение
%	Процент
-	Вычитание
=	Равно
<	Меньше
<=	Меньше или равно
>	Больше
>=	Больше или равно
<>	Не равно
:	Разделитель при задании прямоугольного диапазона
;	объединения диапазона или ячеек
( )	Пересечение диапазонов

Здесь используются следующие знаки, сложение, вычитание, умножение, деление, процент и возведение в степень. Текстовые операции выполняются с помощью знака конкатенации (&), далее за ним идут операции Сравнения. Вы можете использовать такие знаки сравнения как равно, меньше, меньше или равно, больше, больше или равно, и неравно. И последнее, это операции Адресные, эти операции используют следующие три знака, двоеточие, точка с запятой и пробел. Знак двоеточия используется в качестве разделителя при задании прямоугольного диапазона. Знак точка с запятой в качестве разделителя при задании объединения диапазона или ячеек. Более редко принимаемый знак пробела используется в качестве разделителя при задании пересечения диапазона.

Как и любое содержимое ячеек, формулы можно вводить либо в строку формул, либо непосредственно в ячейку. Для того чтобы у вас была возможна правка прямо в ячейке, вы должны включить эту возможность. Лента - Файл - параметры Excel. В открывшемся окне, перейдите на вкладку Дополнительно включить команду «Разрешить редактирование в ячейках».

Наберите несколько произвольных чисел в новом листе. Рассмотрим функции на примере суммы. Существует три основных способа ввода формулы, любой из которых должен начинаться со знака равно: в ручную с клавиатуры (набираем адреса ячеек и математический оператор, который будет связывать эти значения), тоже самое при помощи мыши (когда адрес ячейки вы не набираете, а щелкаете по ней мышкой), или при помощи функции, которую вы можете вызвать нажатием соответствующей кнопки (либо в поле функций, либо на ленте инструментов). Попробуйте все три.

Когда вы находитесь в состоянии правки прямо в ячейке, т.е. когда можно редактировать формулы прямо в ячейке, курсор имеет вид вертикальной линии, которая определяет точку ввода, находящуюся непосредственно в ячейке.

Если же вы в процессе работы считаете, что последняя операция у вас ошибочна, то вы можете отменить данную операцию, нажав на знак крестика в строке имени, т.е. на отмену.

Если у вас в ячейке записана формула, то при вводе новых данных в поле данных, т.е. при изменении данных в ячейках, Excel всякий раз будет автоматически производить пересчет всех формул, всех открытых рабочих книг. Т.е. будут вычислены новые значения этих формул, даже если сама формула не изменилась.

Кроме этого, существует режим ручного пересчета и режим автоматического пересчета, при котором автоматически пересчитываются все формулы рабочего листа, за исключением таблиц данных. Режим ручного пересчета формул рабочего листа обычно устанавливается в тех случаях, когда на рабочих листах открытых в данный момент рабочих книг, размещено много формул и они сложны для вычисления (изменяется этот режим во вкладке Лента-Файл-Параметры-Формулы). Также вы должны будете обязательно активизировать галочку около команды Пересчитывать книгу перед сохранением, потому что вы лишний раз избавите себя от определенного рода проблем. После установки режима ручного пересчета формул, вычисление любой формулы будет выполняться только непосредственно после ее ввода или изменения. Или после выполнения специальной команды по пересчету.

Команды, которые имеются в диалоговом окне параметры Excel на вкладке формулы, мы можем найти на Лента - Формулы, группа кнопок Вычисления. У этой команды имеется свой раскрывающийся список команд, параметры вычисления, пересчет и произвести вычисление. У параметра вычисления тоже имеется раскрывающийся список с командами. Здесь три команды. Автоматически, Автоматически кроме таблиц данных и Вручную.

!!!! Мы с вами оставляем автоматический режим пересчета формул.!!!

Большинство формул рабочего листа Excel содержат ссылки на другие ячейки того же рабочего листа. Формулы могут содержать также ссылки на ячейки других рабочих листов, активной или других рабочих книг (вне зависимости от того открыты они в данный момент или нет).

Для того, чтобы это продемонстрировать, создайте второй файл (у вас должно быть два файла – первый, где вы считали сумму и второй пустой). Теперь в новом пустом файле напишите формулу:

=[Книга1]Лист1!C1/[Книга1]Лист1!C2

Внимание! Если Excel не понимает формулу, попробуйте указывать адреса ячеек, на которые ссылаетесь мышкой!

Написание формулы начинаем со знака равно. Далее, вы должны будете сделать открытую квадратную скобку, потому что название книги – файла, из которого берется значение должно быть обозначено именно так. Закрываем квадратные скобки. Далее необходимо написать адрес листа, где находятся данные, на которые вы хотите ссылаться - лист 1. Следующим действием будет – поставить восклицательный знак. (для того, чтобы отделить название рабочего листа от адреса ячейки). Теперь вы должны ввести адрес ячейки. После чего – знак арифметической операции (в нашем случае – деление) и всю комбинацию параметров для второй части уравнения. В новом (втором) файле вы должны увидеть результат деления данных из первой книги.

Находясь все еще во второй книге, попробуйте воспользоваться функцией автозаполнения – нажав на правый нижний край ячейки с формулой, расширьте диапазон применимости формулы на соседние ячейки. Если адрес ячейки у вас написан относительный, то и ссылки изменяться – изменится и значение, которые вы увидите в ячейке. Чтобы этого не происходило, необходимо писать абсолютный адрес ячейки (вспоминайте занятие 1). Есть способ «полуавтоматического изменения адреса ячейки». Находясь в активной ячейке, перейдем в режим редактирования формулы в ячейке. Нажимаем на клавишу F2 и теперь с помощью клавиш управления курсором и с помощью клавиши Shift мы выделяем одну из ссылок (это можно сделать и мышью). После чего, если мы будем нажимать на клавишу F4, то тип ссылки у нас соответственно будет изменяться.

В самой формуле записаны диапазоны данных – те по адресам ячеек можно себе представить, где находятся эти данные. Иногда бывает полезно увидеть эти диапазоны на листе – для этого можно выделить ячейку, содержащую формулу и поставить курсор в конец строки формул. При этом диапазоны будут выделены на листе. Вернитесь в книгу 1 и проверьте действие этой последовательности на написанных вами формулах суммы.