1.2 Внутренние документы

Внутренние документы — это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации, в соответствии с внутренними правилами разработки документов.

К внутренним документам относятся: приказы, распоряжения, докладные, служебные записки и многое другое.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление, согласование, утверждение, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, передачу на исполнение).

Внутренние документы обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д. Их готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения.

Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.

Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:

–составление проекта;

–согласование;

–проверка правильности оформления;

–подписание;

–регистрация.

Далее работа идет в соответствии с правилами работы с входящими документами.

На этапе исполнения работа с внутренними документами включает:

–передачу документа исполнителям;

–исполнение документа;

–контроль исполнения документа;

–подшивку исполненного документа в дело.

Не существует четкого распределения, что относиться к внешним и внутренним документам. Внутренние документы - это документы, которые создаются внутри организации и используются там. Внутренние документы можно разделить на:

–организационные документы;

–распорядительные документы;

–информационно-справочные документы;

–документы по личному составу.

3. Виды внутренних документов

Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов.

1)Локальные нормативные акты

Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.

Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему противоречить. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в Трудовом кодексе (например, штраф или лишение права на отпуск), то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд или в Гострудинспекцию, работники без труда могут оспорить неправовую норму внутреннего документа.

2)Распорядительные документы

К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью директор (генеральный директор) осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.

Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы. Первая группа - приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации), вторая - приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).