ЦЕНТРАЛЬНА СПІЛКА СПОЖИВЧИХ ТОВАРИСТВ УКРАЇНИ

(УКООПСПІЛКА)

Кіровоградський кооперативний коледж економіки і права

Розглянуто та затверджено на засіданні

циклової комісії гуманітарної та суспільно-економічної підготовки

Протокол № 1 від .08.2013р.

Голова циклової комісії

_____________ Синенко О.Б.

Спеціальність: 5.03040101 "Право" Курс IIІ

Дисципліна: "Діловодство в юридичній практиці"

Тема дисципліни. Документообіг та документування як складові діловодства.

Семінарське заняття 3

Тема. Документообіг та документування як складові діловодства.

План

1. Документообіг як складова діловодства.

2. Етапи руху документів.

3. Результати документування:

- методи створення документів;

- способи створення документів;

Література

1. Стефанчук Р.О. Правове письмо. – Київ, 2009.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К: Либідь, 2006.

Ключові поняття

"Діловодство", основні стадії та напрями документообігу; призначення контролю за веденням діло­водства

Рекомендовані реферати 1. Документообіг як складова діловодства. 2. Етапи руху документів. 3. Результати документування: - методи створення документів; - способи створення документів;

Питання для актуалізації пізнавальної діяльності студентів

1. Що таке адміністративне діловодство?

2. Що таке спеціалізоване діловодство?

3. Що таке управлінська інформація?

4. Що таке документ?

5. Які види робіт передбачає обробка документів?

6. Що таке документування?

7. Що таке організація роботи з документами?

8. Що таке інформаційно-пошукова система?

9. Охарактеризуйте документообіг.

10. З чого складається об'єм документообігу?

11. Які етапи проходять документи, що надійшли до установи?

1. Документообіг як складова діловодства

Документообіг - рух документів в організації починаючи з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Це рух документа від суб'єкта до об'єкта управління і навпаки, рух документа всередині об'єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв'язку.

Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.).

Вимоги до потоків документів:

1) рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;

2) принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача.

При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності, особовому складу). Різні операції з обробки документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

Документи, що надійшли в організацію, проходять такі етапи:

1. Первинна обробка (прийом);

2. Попередній розгляд (розмітка);

3. Реєстрація;

4. Розгляд документів керівником та винесення резолюції;

5. Направлення на виконання;

6. Контроль виконання;

7. Виконання документів;

8. Відправка вихідної кореспонденції;

9. Підшивка документів до справ;

Документальне оформлення управління і документообіг з метою його реалізації здійснюється через діловодство.

Обсяг документообігу — обсяг вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства за певний період часу.

Графік документообігу — упорядкований у просторі і часі та затверджений в установленому порядку рух документів з виконанням відповідних облікових операцій.

2. Етапи руху документів

Основні етапи документообігу:

1. прийом вхідної кореспонденції;

2. обробка та реєстрація документів;

3. контроль виконання документів;

4. обробка та відправлення вихідної кореспонденції.

1. Прийом документів

Документи надходять до установи:

- від спеціалізованих підрозділів;

- від установ зв’язку;

- від посадових осіб споріднених або сторонніх організацій;

- від громадян.

Під час прийому документів необхідно перевірити:

- вірність адресування та наявність вкладень у конвертах;

- наявність реєстраційно– контрольних карток до цих документів;

- відповідність заповнених реквізитів змістові документів;

При неправильному адресуванні переадресовують кореспондентові.

Якщо виявлено недолік вкладень, складають акт.

Приймаючи документи від співробітників, секретар повинен:

- з’ясувати характер роботи, виконаної за резолюцією керівника;

- при необхідності запропонувати виконавцеві зробити доповнення згідно резолюції;

- після перевірки документ передати керівникові;

- повідомити виконавця про результати розгляду документа керівником.