Адміністративно-канцелярський підстиль

ОФІЦІЙНА КОРЕСПОНДЕНЦІЯ – вся вхідна і вихідна кореспонденція, яка стосується Представництв та їх функцій.

ДОГОВІР – домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків.

За розподілом між сторонами прав та обов'язків договори поділяться на односторонні (в одної сторони лише права, в іншої лише обов'язки) та двосторонні (правами й обов'язками наділені обидві сторони).

КОНТРАКТ – це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між партнерами (підприємством, установою та працівником) про засади спільної виробничої та творчої діяльності.

Контракт має відповідати вимогам чинного законодавства.

Контракт складається в двох примірниках — по одному для кожної з сторін.

КОНТРАКТ

з директором

м.Харків 12 липня 2004 р.

ВАТ «Промекспорт» в особі генерального директора Кучерявенка Геннадія Олеговича, який діє на підставі Статуту, у подальшому «Роботодавець», з однієї сторони, і Микулич Роман Борисович, у подальшому «Директор», з другої сторони уклали цей контракт про нижченаведене:

Предмет контракту

Роботодавець доручає Директорові здійснювати загальне управління заводом оптичних приладів на правах господарського ведення за умови виконання таких вимог:

— забезпечення стабільного й динамічного розвитку підприємства;

— розширення міжнародних зв’язків підприємства з метою розширення ринку збуту продукції, створення спільних та дочірніх підприємств;

— удосконалення існуючої системи управління підприємством.

Директор самостійно вирішує всі питання діяльності підприємства, які належать до сфери його компетенції відповідно до чинного законодавства, статуту ВАТ і цього контракту.

Робота за цим контрактом є основним місцем роботи Директора.

Права й обов‘язки Директора

Директор має право:

Самостійно діяти від імені підприємства й представляти його інтереси в усіх вітчизняних та іноземних установах, включаючі судові, організаціях і підприємствах.

Розпоряджатися майном, грошово-матеріальними цінностями підприємства відповідно до призначення підприємства. Наймати й звільняти робітників підприємства згідно з трудовим законодавством; застосовувати до них передбачені чинним законодавством заохочення й стягнення.

Видавати накази й давати вказівки, обов’язкові для всіх робітників підприємства.

Підписувати як перший розпорядник кредитів усі фінансові документи, відкривати в банку розрахункові та інші рахунки, укладати від імені підприємства угоди, віддавати доручення.

Затверджувати посадові й нормативно-технічні інструкції, інструкції з питань техніки безпеки, протипожежної безпеки тощо.

Визначати зміст і межі відомостей, які складають комерційну чи іншу таємницю підприємства, визначати порядок її захисту.

Здійснювати інші повноваження, передбачені чинним законодавством, статутом ВАТ і підприємства.

ЗАЯВА – це документ, у якому приватна чи посадова особа звертається з проханням тобто пропозицією на адресу установи чи посадової особи.

Заява може бути:

— простою (викладається тільки прохання);

— мотивованою (вказується мотивація прохання);

— складною (заява містить додатки).

Особиста заява пишеться, як правило, від руки і в одному примірнику; службова заява пишеться з використанням технічних засобів і має відповідні реквізити (назва та адреса організації, вихідний номер тощо), може адресуватися кільком посадовим особам чи організаціям.

Внутрішні заяви мають такі реквізити:

1. Адресат. З великої літери в давальному відмінку вказується, кому адресована заява: посада, назва підрозділу, установи, звання, прізвище, ініціали посадової особи, якій адресовано заяву. При цьому слід уникати однакових закінчень у назві посади й прізвищі:

Директорові… Морозову Т. /.;

Ректору(ові) …Борнагу Л. П.;

завідувачу(-еві) … Сліпцю Л. Г.

Спочатку вказується прізвище адресата, потім ініціали, наприклад:

Михайленку Р. Т.

2. Адресант. З малої літери в родовому відмінку вказується, від кого подається заява: посада, звання, назва підрозділу, установи, прізвище, ім’я, по батькові (повністю). При цьому прийменник від не вживається.

3. Назва документа (як правило, з малої літери).

4. Текст (з абзацу, з великої літери).

5. Додаток (підстава) у складній заяві: перелік документів, які додаються до заяви. За необхідністю вказується кількість сторінок кожного з документів.

6. Дата.

7. Підпис адресанта (якщо підпис розшифровується, то спочатку слід писати ініціали, потім — прізвище).

АВТОБІОГРАФІЯ – це документ, у якому особа, що складає його, подає опис свого життя та діяльності в хронологічній послідовності.

Автобіографія має бути вичерпною й лаконічною, може писатися від руки або з використанням технічних засобів. Залежно від призначення автобіографія може бути:

- автобіографією-розповіддю (укладається в довільній формі);

- автобіографією-документом (точно викладаються основні факти).

Автобіографія складається з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2.Текст.

3. Дата.

4.Підпис, ініціали, прізвище особи, яка написала автобіографію.

Основними складовими частинами тексту автобіографії є:

1. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю, у називному відмінку).

2.Число, місяць, рік і місце народження.

3. Відомості про навчання (роки й місце, одержана освіта й спеціальність за дипломом тощо).

4. Відомості про трудову діяльність (коли, де, на якій посаді працював автор автобіографії, останнє місце роботи чи навчання, посада).

5. Відомості про громадську роботу, досягнення, заохочення, захоплення.

6. Відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, де й ким працюють, посада або останнє місце роботи).

7. Склад родини і стан сім’ї.

8. Паспортні дані, домашня адреса, номер телефону.

ДОРУЧЕННЯ – це документ, за яким приватна чи посадова особа, організація передає права (повноваження) іншій особі чи організації здійснювати від її імені зафіксовані в дорученні дії.

Доручення можуть бути особистими (приватними) і офіційними (службовими). Приватні доручення можуть бути написаними від руки. Для офіційних доручень виготовляються, як правило, відповідні бланки. Бланки доручень можуть мати захист від фальсифікації (водяні знаки тощо), такі бланки підлягають суворій звітності.

Доручення обов’язково мають бути засвідченими нотаріально або ж підписом посадової особи та печаткою установи. Доручення, що не виходять за межі установи (найчастіше це особисті доручення, пов’язані з одержанням заробітної плати, стипендії тощо), можуть засвідчуватися підписом керівника структурного підрозділу та печаткою цього підрозділу.

Залежно від обсягу та змісту повноважень доручення можуть бути:

- разові — це, як правило, одноразове отримання грошових чи матеріальних цінностей;

- спеціальні — передається право здійснювати в межах певного часу однотипні дії (певні господарські чи банківські операції, представництво в судових органах тощо);

- генеральні — на виконання розширених повноважень (управління й володіння рухомим і нерухомим майном, банківські операції, представницькі функції в судових органах тощо).

Доручення складається з таких реквізитів:

1.Назва документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис довірителя.

5. Засвідчення підпису довірителя (дата засвідчення, посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка засвідчила доручення, печатка). Засвідчення здійснюється за місцем роботи чи проживання довірителя або в нотаріальній конторі.

Текст особистого доручення містить, як правило, такі дані:

1. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю).

2. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається доручення, дані документа, що посвідчує особу.

3. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повноваження.

4. Термін дії доручення.