79. Планирование работы аппарата управления

Проблема планирования состоит в правильном выборе форм участия в решении задач произ­водства, организации взаимосвязей с вышестоящими органами, установлении рационального режима труда и отдыха.

Фонд рабо­чего времени дня, недели, месяца распределяется с учетом требо­ваний наиболее эффективного решения этих задач. План должен определять время работы с документами, приема посетителей, по­сещения производственных участков, участия в собраниях, прове­дения совещаний с подчиненными и т. д. План руководителя способствует нормальному ритму работы всего аппарата управления, избавляет от необходимости, не закончив одну работу приступать к другой, позволяет выделить вре­мя для творческой деятельности, изучения и обобщения передо­вого опыта, повышения квалификации.

Для эффективной деятельности аппарата управления на предприятиях должны разрабатываться индивидуальные распорядки рабочего дня, общий распорядок работы предприятия, графики взаимозаменяемости, личные творческие планы и т.д. Распорядки рабочего дня позволяют упорядочить работу руко­водителей и специалистов в течение рабочего дня, недели, ме­сяца; установить общую координацию и согласованность рабо­ты аппарата управления; повысить оперативность управления производством с целью согласованной и ритмичной работы предприятия.

Важным резервом повышения эффективности управленческого труда, и экономии времени является перевод аппарата управления на рациональный общий распорядок дня. Характерная особенность такого распорядка —взаимная согласованность выполнения фун­кций управления руководителями и специалистами в течение дня и по объектам, регламентация каждой работы по времени.

Контроль — завершающее звено плановой и организационной деятельности руководителя. Проверка выполнения личного плана и заданий исполнителями должна быть регулярной и последова­тельной. Это дисциплинирует руководителя и его подчиненных, ведет к более рациональному и эффективному использованию ра­бочего времени, повышению производительности управленческо­го труда.

80. Проведение служебных совещании, собраний, бесед

Деятельность руководителей складывается из различных по содержанию управленческих работ, которые можно объединить в две группы: работа с людьми и работу с документами. Работа с документами занимает значительное место в структуре рабочего времени руководителя. Немало времени руководитель затрачивает на проведение приемов (деловых бесед), совещаний и собраний. Для их проведения без излишних затрат времени руководителю необходимо знать и выполнять ряд правил.

Прием посетителей. Беседа с людьми — необходимый элемент деятельности руко­водителя. В процессе беседы он получает и передает информацию. Главными недостатками деловых бесед и встреч являются: много­словие; неумение сосредоточиться на главном; повторение общих фраз и очевидных истин; переключение на вопросы, не имеющие отношения к решаемой проблеме. В беседе нужно стимулировать активность подчиненного, то есть заставлять его думать и брать на себя ответственность за предлагаемый способ решения стоящих задач.

Совещание. Чтобы совещание была деловым и результатив­ным, его необходимо проводить лишь тогда, когда компетентное решение вопроса невозможно без коллективного обсуждения.

По характеру решаемых вопросов деловые совещания подразделяются на информационные, оперативные (диспетчерские), дискуссионные и др.

Информационное совещание проводится в случаях, когда необ­ходимо довести трудящихся новую служебную информацию, указания вышестоящих органов, инструкции, содержание только что принятых решений.

Самым распространенным видом дело­вых совещании являются оперативные (диспетчерские совеща­ния, летучки, планерки и т. д.), на которых обсуждаются производственные вопросы.

На дискуссионных совещаниях обсуждают­ся, как правило, проблемные и перспективные вопросы техноло­гического, технического, экономического и социального развития хозяйства.

Для своевременного обнаружения недостатков, выявления не­отложных проблем и ценных предложений, узнать о которых пу­тем изучения сводок и отчетов не всегда возможно, руководители и специалисты осуществляют периодический обход рабочих участ­ков, вступая в контакт с работниками на местах.