35. Стили управления

Стили управления могут подразделяться по одному или не­скольким критериям.

Авторитарный стиль управления отличается единоличным, централизованным проявлением воли при наличии власти. Руко­водитель решает и приказывает, сотрудники выполняют распоря­жения.

Демократический стиль характеризуется участием сотрудников в процессе принятия решений. При либеральном стиле сотрудники принимают решения сами, как правило, большинством голосов.

Хороший руководитель действует так, что во внимание прини­маются как люди, так и дела, то есть добивается выполнения зада­чи с помощью людей

Для определения стиля руководства используется методика, разработанная а. А. Ершовым, в основе которой четыре позиции, наиболее существенные для эффективной деятельности: отноше­ние к труду; отношение к людям; отношение к себе; отношение к социальным статусам. Данная методика обозначает четыре модели стиля руководства.

1. Самостоятельный стиль — наиболее предпочтительный, ког­да руководитель склонен ориентироваться на дело и на себя.

2. Исполнительный, дисциплинированный, совещательный стиль — руководитель предпочитает ориентироваться преимуще­ственно на других лиц, на коллектив, контакты с людьми и офи­циальную субординацию.

3. Административно-бюрократический, командный стиль — ори­ентация на себя и официальную субординацию.

4. Творческий, гибкий, ситуативный стиль, реже встречающийся, выбор способа решения проблемы обусловлен индивидуаль­ным подходом и ориентацией на комплекс ценностей, источники информации.

Критерии оценки стилей управления могут быть следующими: воздействие на прибыль; воздействие на издержки; обеспечение своевременного решения проблемных ситуаций, влияние на организационную стабильность и гибкость; личные качества.

Стиль управления может меняться в зависимости от ситуации.

36. КОНФЛИКТЫ В КОЛЛЕКТИВЕ И ПУТИ ИХ ПРЕОДОЛЕНИЯ

Конфликт - это способ разрешения противоречий, ко­торые не удалось разрешить другим путем.

Конфликт - признак неэффективно­сти управления организацией. Он помогает выявить разнообразие точек зрения, являет­ся источником дополнительной информации, способствует ста­новлению коллективного управления.

Функциональный конфликт ведет к сотрудничеству. Механизм его таков: предложение (тезис) и контрпредложение (антитезис) дают совместное решение (синтез).

Дисфункциональный конфликт разрушает организацию, приво­дит к снижению личной удовлетворенности, уровня группового сотрудничества, эффективности работы предприятия.

Конфликты могут быть разрешены следующим об­разом:

1. Использование руководителем своего положения в организа­ции (приказ, распоряжение); 2. «разведение» частей организации, участвующих в конфликте (по ресурсам, целям, средствам), или снижение их взаимозависи­мости (большая дифференциация и автономизация подразделе­ний);

3. Организация заделов в работе (запас материалов и комплектую­щих);

4. Введение специальных интеграционных механизмов для конф­ликтующих подразделений (координатор);

5. Слияние разных подразделений и постановка перед ними их общей задачи, например объединение отдела труда и заработной платы и отдела кадров в отдел развития персонала (новый отдел призван заниматься каждым работником, его ростом, а не только расчетно-учетными функциями);

6. Уход от конфликтного направления (перевод внимания на дру­гое направление);

7. Сглаживание конфликта (соглашение, хотя бы текущее);

8. Компромисс (возможность удовлетворения обеих сторон);

9. Принуждение (разрешение конфликта властью);

10. Обсуждение причин конфликта (наиболее эффективный метод его разрешения).

Основные правила поведения во время конфликта: не расширять зону конфликта; предлагать позитивные решения; не использовать категорической формы; сокращать число претензий; жертвовать второстепенным; избегать оскорблений личности.

37. ПОНЯТИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ

Под управленческой информацией понимают совокупность сведений о процессах, протекающих внутри объекта управления и в его окружении.

В целом для обеспечения процесса управления информация должна содержать данные:

1. О целях управления производственным процессом;

2. Критериях оптимальности управления производственным про­цессом;

3. Об ограничениях в производственном процессе и управлении (лимит продуктов и ресурсов, регламентирующие правовые акты, задания и т.д.);

4. Объекте управления и управляющем органе (материальные, трудовые, финансовые потоки и ресурсы и т.д.);

5. О возмущающих воздействиях со стороны внешней среды на систему управления, текущем состоянии производственных про­цессов и объекта управления;

6. Об управленческих решениях, которые вырабатываются систе­мой управления по результатам переработки всей информации.

Информация должна отвечать следующим требованиям: достоверность, точность и объективность; полнота и новизна; избыточность; своевременность и оперативность; однозначность и доступность и др.

По источнику поступления:

1. Внешняя, 2. Входящая, 3. Внутренняя

По роли в процессе управления:

1. Директивная; 2. Плановая; 3. Отчетная; 4. Контрольная

По содержанию:

1. Статистическая; 2. Бухгалтерская; 3. Кадровая

По возможности использования:

1. Полезная; 2. Избыточная.

38. УРОВЕНЬ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ВНУТРЕННЯЯ СИСТЕМА ИНФОРМАЦИИ

В систему информационного обеспечения входят звенья фор­мирования и сосредоточения информации; каналы движения ин­формации; носители информации; технические средства преобразования информации (сбора, обработки, хране­ния, передачи, поиска ).

Информационная система представляет собой совокупность информационных процессов и включает в себя собственно ин­формацию, а также способы и средства, обеспечивающие ее сбор, передачу, накопление, обработку, хранение, предоставление и ис­пользование.

Выделяют простые и сложные информационные системы. Простые информационные системы обеспечивают передачу ин­формации от места ее возникновения к управляющему лицу без переработки Простые ин­формационные системы характерны для нижних уровней управ­ления п/п (звено, бригада).

В сложных информационных системах существуют параллельные потоки первичной информации от мест ее возникновения. Пере­работка такой информации включает статистическую обработку, анализ и сложные вычисления, необходимые для получения вари­антов управленческих решений.

В зависимости от места обработки различают централизованные и децентрализованные информационные системы.

Важнейшими классификационными признаками информационных систем являются уровни механизации (на базе оргтехники) и автоматизации (на базе эвм) процессов передачи и обработки информационных потоков. По этому признаку выделяют три вида сложных информационных систем: с низким, средним и высоким (автоматизированным) уровнем развития.

Внутрихозяйственная система информации выполняет следую­щие функции:

1. Определение характера и содержания необходимой каждому конкретному руководителю информации для оперативного уп­равления производственно-сбытовой деятельностью предприя­тия;

2. Определение потребностей в технических средствах предприя­тия в целом и каждого руководителя для обеспечения их необхо­димой информацией;

3. Централизованное планирование затрат на приобретение и аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функ­ционирования системы информации;

4. Обеспечение высокого уровня сбора, хранения и предоставле­ния информации;

5. Разработка программных средств, прикладных программ и др.

39. ПОНЯТИЕ И НОРМАТИВНАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Информационное обеспечение процесса управления агропро­мышленным производством осуществляется с помощью докумен­тов, которые являются основными носителями информации, по­этому четкость и эффективность деятельности аппарата управле­ния во многом зависят от правильной организации делопроизвод­ства.

Под документированием понимают регламентированный про­цесс записи, обеспечивающий ее юридическую силу.

Результатом документирования является документ — зафикси­рованная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Выделяют общие и специ­альные функции документа.

Общие функции: Информационная, Социальная; коммуникативная; Культурная.

Специальные функции документа: управленческая ,Правовая.

Нормативно-методичес­кая база делопроизводства — это совокупность законов, норматив­ных правовых актов и методических документов, регламентирую­щих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, а также работу службы делопроизводства — ее структуру, функции, штаты, тех­ническое обеспечение и другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает:

1. правовые акты законодательных и исполнительных органов влас­ти разных уровней (федеральный уровень, субъектов рф) в сфере информации и документации;

2. правовые акты нормативного и ин­структивного характера,

3. методические документы по делопроиз­водству учреждений, организаций, предприятий;

4. государственные стандарты на документацию; госты;

5. унифицированные системы документации (усд);

6. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

7. государственную сис­тему документационного обеспечения управления (гсдоу).

ГСДОУ — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документиро­ванию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприя­тиях, в учреждениях и общественных организа­циях.

40. СИСТЕМА УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Под системой документации понимают совокупность докумен­тов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, требований к оформлению. Официаль­ные документы в зависимости от обслуживаемой сферы деятель­ности подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические и др.

Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Управленческая документация представлена комплексом сис­тем, основными из которых являются организационно-правовая, распорядительная, справочно-информационная и справочно-аналитическая, плановая, отчетная, финансовая и др.

Управленчес­кая деятельность предприятия выражается в разработке и утверж­дении комплекса организационно-правовых документов, содер­жащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность. К ним относятся: устав и положение об организации, положения о структурных подразде­лениях, коллегиальных и совещательных органах; регламенты ра­боты органов, аппарата управления; штатное расписание, инст­рукции по отдельным видам деятельности, должностные инструк­ции работников, правила, памятки и др.

Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию по­ставленных перед ним задач, получать максимальный эффект. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия реше­ния) все распорядительные документы делятся на две группы:

1. Документы, издаваемые в условиях коллегиальности (решения и постановления);

2. Документы, издаваемые на основе единоличного решения (приказы, распоряжения и указания).

Система справочно-информационной документации — служебная по отношению к организационной и распорядительной. Она сообщает сведения, побуждающие прини­мать определенные решения, то есть инициирует управленческие р ешения, позволяет выбрать тот или иной способ действия.

41. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

Документооборот — это движения документов с момента их по­лучения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Вся документация предприятия по источнику поступления де­лится на три документопотока: входящая (поступающая), исходя­щая (отправляемая), внутренняя.

Технология обработки и движения документов на предприятии должна осуществляться в соответствии с требованиями гостов и включает следующие основные этапы: 1) прием и первичная обра­ботка документов; 2) предварительное их рассмотрение и распре­деление; 3) регистрация; 4) контроль за исполнением; 5) инфор­мационно-справочные работы; 6) исполнение документов и от­правка ответов.

Регистрация документа — фиксация факта его создания или получения путем присвоения порядкового номера и записи уста­новленных сведений — может быть трех видов: журнальная, кар­точная и автоматизированная электронная (на базе пэвм).

Посредством регистрации создается банк данных о докумен­тах и ведется информационно-справочная работа на предприя­тии. Информационно-справочная работа, как и система регист­рации и контроля, может вестись с помощью картотек (сгруппи­рованных по подразделениям или направлениям деятельности) или в автоматизированном режиме. Автоматизированная систе­ма расширяет возможности информационно-справочной работы.

Завершающими этапами делопроизводства на предприятии яв­ляются систематизация документов; формирование дел; организа­ция хранения и сдача в архив. Все эти этапы должны осуществ­ляться в соответствии с действующим законодательством и требо­ваниями гостов в области делопроизводства.

42. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ АПК

Систематическое совершенствование документооборота проводится по направлениям:

1. рационализация со­става и форм основных комплексов документации;

2. механизация и автоматизация процессов создания и обработки документов;

3. чет­кое распределение функций работников аппарата управления по созданию и обработке документов во всех службах управления;

4. рацио­нализация документопотоков, разработка оптимальных маршру­тов их движения;

5. внедрение более современной системы регист­рации и отправки документов, организация соответствующей информационно-справочной службы;

6. совершенствование но­менклатуры дел, организация действенного контроля исполне­ния документов;

7. совершенствование организации оперативного и архивного хранения; повышение уровня знаний и квалифика­ции персонала в области документального обеспечения процессов управление.

Современные и перспективные направления совершенствова­ния делопроизводства неотделимы от внедрения достижений на­учно-технического прогресса в сферу управления агропромыш­ленным производством.

Информационная технология — это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, предоставле­ния и использования информации на основе применения техни­ческих средств.

Работу по внедрению автоматизированных систем для реше­ния задач делопроизводства и управления производством в апк целесообразно вести в следующих направлениях:

1. переходить к использованию типовых решений при обработке информации;

2. унифицировать аппаратуру эвм, математическое обеспечение, прикладные программы и модели;

3. создавать интегрированные базы данных общего назначения;

4. широко использовать модели ibm — совместных компьютеров.

Создание автоматизированных рабочих мест. Это возможно объединением ПК в локальную вычисли­тельную сеть в пределах одного предприятия, это обеспечит полную и комплексную автоматизацию функций управле­ния предприятием.

Внедрение АРМ в делопроизводство на базе персональных компьютеров позволяет повысить производительность труда, качество работ и исполнительную дисциплину, а также эффек­тивность функционирования систем управления предприятий АПК

43. СУЩНОСТЬ И КЛАССИФИКАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

Управленческое решение — это выбор из возможных вариантов действий одного, позволяющего достичь поставленной цели, ре­шить ту или иную проблему.

Основанием для принятия управленческого решения могут служить различные производственные ситуации, изменения вне­шних и внутренних условий производства.

Важнейшие требования к управленческому решению — это всесторонняя обоснованность; полномочность (правомочность); правомерность (соответствие существующим законам); необходи­мая полнота и целостность содержания (комплексность); своевре­менность принятия и доведения до исполнителей.

Классификация:

1. по функциональной направленности: планирующие, организующие, активизирующие, координирующие, контролирующие, информирующие;

2. по организации: индивидуальные, коллегиальные (групповые) и корпоративные;

3. по причинам: ситуационные, по предписанию, программные, инициативные, сезонные;

4. по повторяемости выполнения: однотипные, разнотипные и инновационные (нет альтернатив);

5. по масштабам воздействия: общие и частные;

6. по времени действия: стратегические, тактические и оперативные;

7. по прогнозируемым результатам: с определенным результатом, с вероятностным исходом;

8. по характеру разработки и реализации: уравновешенные, импульсивные, инертные, рискованные, осторожные;

44. ПРОЦЕСС ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

Этапы принятия управленческих реше­ний.

1.Определение целей и формулирование проблемы. Цель — это предполагаемое или намеченное условие, служащее мотивом для принятия решения. Цель должна быть конкретной, реальной, дос­тижимой. Проблема — это расхождение между фактической ситу­ацией и желаемой. Другими словами, проблема существует всякий раз, когда имеется разрыв между тем, что есть, и тем, что может быть.

2. Сбор и изучение необходимой информации. На этом этапе соби­рается соответствующая информация о внешней и внутренней среде организации по решаемой проблеме. Информация должна быть релевантной (касающейся только данной проблемы), достоверной, своевременной, соответ­ствующей реальным событиям. Своевременное получение необхо­димой информации обеспечивается эффективной системой ком­муникаций.

3. Разработка возможных вариантов действия. В идеале желатель­но выделить все возможные действия, которые могли бы устра­нить проблему или использовать появившиеся возможности и обеспечить достижение целей.

Среди многочислен­ных методов творческого поиска альтернатив — «мозговая атака», метод выдвижения предложений, групповой анализ ситуации, при­чинно-следственная диаграмма, карта мнений.

4. Анализ и оценка альтернатив предполагают определение отри­цательных и положительных сторон каждой из них и сравнение их с определенным (ранее установленным) стандартом или критери­ем. При этом могут быть использованы как количественные, так и качественные измерители.

5. Принятие решения. Существует несколько критериев, которые помогают принять решение.

Максимин (критерий вальда) — внимание концентрируется на наихудших исходах, при этом игнорируются все другие («рассчитывай на худшее»). Принимающий решение полагает, что какая бы ни была выбрана стратегия, наихудший исход обя­зателен.

Максимакс (критерий крайнего оптимизма) — противоположен максимину: рассматриваются только наилучшие последствия и иг­норируются другие.

Принцип недостаточного основания (критерий лапласа) может быть использован, когда вероятности исходов неизвестны. В этом случае правильно предположить, что все исходы равноверо­ятны.

Критерий математического ожидания — это статистический метод, который делает возможным полное использование всей информации, заключенной в результатах и их вероятностях.