Тема 3. Облік грошових коштів План

1. Облік і контроль касових операцій і грошей у касі.

2. Облік створення й використання фонду дрібних сум.

3. Документальне оформлення та облік операцій з банківськими рахунками.

4. Облік поточних (короткострокових) фінансових інвестицій.

1. Облік і контроль касових операцій і грошей у касі

1. Грошові кошти є найліквіднішою частиною активів підприємств, що використовується для сплати боргів, на закупівлю нових активів. До грошових коштів належать:

• готівка, що зберігається на підприємстві;

• гроші в банках (на рахунках);

• банківські векселі;

• грошові чеки й перекази від клієнтів.

У США всі ці складові об’єднуються одним словом «CASH» і обліковуються на одному рахунку «Грошові кошти». У західноєвропейських країнах грошові кошти обліковуються на рахунках «Каса» й «Рахунки в банках» — у національній та іноземній валюті.

Облік і контроль касової готівки має велике значення. У фірмах розробляють системи контролю надходжень і витрат готівки. Готівку здебільшого намагаються зводити до мінімуму, особливо на промислових підприємствах. Але в торгівлі в касі можуть бути чималі суми.

Система внутрішнього контролю передбачає план організації, а також заходи, спрямовані на збереження грошових коштів (як і іншого майна).

Для захисту готівки та контролю за збереженням слід дотримуватися таких чотирьох принципів:

1) облік готівки має здійснюватися в момент її надходження;

2) усю готівку, що надійшла, необхідно здавати в той самий день, принаймні не пізніше, ніж наступного дня;

3) працівник, який одержує готівку, не повинен займатись її обліком у бухгалтерії;

4) працівник, відповідальний за одержання готівки, не повинен займатися її розподілом.

Кожне підприємство розробляє свої заходи контролю за виплатою готівки. Найважливішими контрольними заходами є такі: для виплат необхідно одержувати попередній дозвіл; усі чеки повинні мати серійний номер, доступ до них має бути обмежений; бажано, щоб кожен чек підписували дві особи; варто, щоб працівник, якого вповноважено оплачувати рахунки, не мав права підписувати чеки; у разі оплати зобов’язань на первинних документах слід проставляти дату, номер чека й штамп «Оплачено»; особи, які підписують чеки, не повинні мати доступу до чеків чи займатися вивіркою рахунків; інвентаризація готівки в касі та на банківських рахунках має здійснюватися не рідше, ніж один раз на місяць.

У касі може бути виявлено нестачу або надлишки грошей. Вони відносяться на рахунок «Нестачі або надлишки по касі», який є активно-пасивним. Цей рахунок дебетується на величину нестачі й кредитується на величину надлишку.

Приклад

Касовий апарат показує, що виручка магазину за день становить 4546 дол. У касира в наявності було 4537 дол. Нестача становить 9 дол. Оприбуткування готівки з урахуванням нестачі грошей та відображення доходу від реалізації здійснюють таким бухгалтерським записом:

Д-т рах. «Грошові кошти» 4537

Д-т рах. «Нестачі або надлишки по касі» 9

К-т рах. «Доходи від реалізації» 4546

У разі великої нестачі готівки адміністрація здійснює певне розслідування, з’ясовуючи причини та обставини її виникнення.

Наприкінці звітного періоду дебетове сальдо рахунку «Нестачі або надлишки по касі» відображають у Звіті про прибутки та збитки як операційні (торговельні) витрати. Кредитове сальдо вказаного рахунку відображається у Звіті про прибутки та збитки як «інші доходи».

Операції по касі відображають і групують у касовому журналі надходжень і видатків, підсумки переносять у Журнал реєстрації операцій, а потім — на рахунки бухгалтерського обліку Головної книги. Форма журналів надходжень і видатків грошей здебільшого довільна, пристосована до умов підприємства.

Рух грошей по касі відображають в обліку такими записами:

Надходження:

Д-т рах. «Каса»

К-т рах. «Доходи від реалізації».

К-т рах. «Рахунки до одержання (Клієнти, Дебітори)».

К-т рах. «Рахунки в банках» та ін.

Видатки:

Д-т рах. «Рахунки до оплати (Постачальники)».

Д-т рах. «Фонд дрібних сум (Мала каса)».

Д-т рах. «Рахунки в банках».

Д-т рах. «Витрат за елементами».

Д-т рах. «Розрахунки з персоналом» та ін.

К-т рах. «Каса».