Організаційна структура Товариства «вікнотрейд»
Під організаційною структурою управління розуміється упорядкована сукупність ланок управління та зв'язків між ними. У ній виділяють такі поняття, як елементи (ланки), зв'язки та рівні. Елементами організаційної структури є служби, групи та працівники, що виконують різні функції. У свою чергу, між підрозділами існують певні зв'язки, серед яких виділяють горизонтальні, вертикальні, лінійні і функціональні зв'язки.
Розглянемо
організаційну структуру управління
ТОВ «ВІКНОТРЕЙД», яка представлена на
рисунку 1.1.
Рисунок 1.1 – Організаційна структура ТОВ «ВІКНОТРЕЙД»
Як видно з Рисунку 1.1 Товариство має організаційну структуру, яка характеризується горизонтальним та вертикальним поділом праці, має лінійні зв’язки.
Горизонтальний поділ праці є однорівневим. Головне призначення - сприяти найбільш ефективній взаємодії частин організації при вирішенні виникаючих проблем. Вони мають ряд важливих переваг: економлять час, підвищують якість взаємодії, розвивають у керівників самостійність, ініціативність, вмотивованість.
Вертикальний поділ праці - це зв'язки підпорядкування, необхідність у них виникає при ієрархічності управління. Дані зв'язку служать каналами передачі розпорядчої та звітної інформації, створюючи тим самим стабільність в організації.
Лінійні зв'язки відображають рух управлінських рішень інформації між лінійними керівниками.
Поділ на підрозділи відбувається відповідно до цілей і стратегії організації. Кожен підрозділ має мати чітко визначені завдання і функції.
Перевагою цієї структури є можливість швидко приймати рішення, реагувати на зміни у зовнішньому оточенні і забезпечувати неформальний підхід до мотивації і контролю діяльності співробітників.
Така структура задовольняє виповненню цілей та завдань, які стоять перед підприємством. Так, наприклад, для виконання завдання реалізація продукції за встановлений термін, на складі слідкують за наявність товару, відділ торгівлі слідкує який саме товар необхідно, а головний механік слідкує за доставкою, в бухгалтерії проводиться аналіз успішного виконання завдань.
Робота, яка повинна виконуватись на підприємстві, розподілена між підрозділами. Це дозволяє економити час та трудові ресурси. Перед кожним працівником стоять свої завдання, цілеспрямоване виконання яких кожним окремо приведе до конкурентоспроможного функціонування всього підприємства. Кожний працівник має свого безпосереднього керівника, від якого отримує завдання та поради, та перед яким відповідає за виконану роботу.
Організація облікового процесу на тов «вікнотрейд»
Вся робота, пов’язана з веденням бухгалтерського обліку на ТОВ «ВІКНОТРЕЙД» здійснюється бухгалтерським апаратом. На нього покладено функції здійснення поточного бухгалтерського обліку, складання звітності, забезпечення контролю за дотриманням фінансової і кошторисної дисципліни. Тому бухгалтерський апарат виділено в самостійний структурний підрозділ, він не може входити до складу будь-якої іншої служби підприємства.
Очолює бухгалтерський апарат головний бухгалтер, який несе безпосередню відповідальність за правильну організацію обліку, достовірність звітних показників та ін., а на підприємствах і в установах, де посада головного бухгалтера не передбачена, його функції виконує старший бухгалтер.
План виконання облікових робіт складають у вигляді графіків. Плануючи процес обліку за графіком, треба чітко визначити обсяг і трудомісткість окремих видів облікової роботи, послідовність і строки її виконання. Обсяг цих робіт встановлюють складанням переліку всіх облікових операцій, які слід виконати за місяць.
На Товаристві використовується лінійно-штабна структура апарату бухгалтерського обліку. При лінійно-штабній організації структури апарату бухгалтерського обліку, контролю та аналізу створюються проміжні ланки — сектори (підрозділи), які об’єднують групи.
За такого варіанта організаційної побудови розпорядження головного бухгалтера передається старшому бухгалтеру сектора, який, у свою чергу, передає його керівникові групи.
В структурі апарату бухгалтерії виділяють групи (сектори, підрозділи): обліку матеріальних цінностей; праці і заробітної плати; витрат на виробництво готової продукції та її реалізації; фінансово-розрахунковий та інші. Роботу кожної групи (сектора, відділу) очолює старший бухгалтер.
Розглянемо схему структури бухгалтерського апарату на Товаристві «ВІКНОТРЕЙД», який представлений в рисунку 2.1.
Рисунок 2.1 – Схема структури бухгалтерського апарату на ТОВ «ВІКНОТРЕЙД»
Головний бухгалтер здійснює загальне керівництво роботою всього бухгалтерського апарату і, як правило, безпосередньо керує роботою фінансово-розрахункової і зведено-балансової групи.
В наказі «Про облікову політику підприємства» (Додаток А) зазначено, що відповідно до Закону України від 16.07.99 №996-ХІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»[1], Положень (стандартів) бухгалтерського обліку, а також із метою дотримання єдиних методів оцінки, обліку та процедур, використовуваних підприємством для складання і подання фінансової звітності ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності здійснювати відповідно до норм національних П(С)БО. Норми МСФЗ не застосовувати.
Організація документообігу на ТОВ «ВІКНОТРЕЙД»
Згідно закону України "Про інформацію" документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.
Первинний документ - це документ, що містить в собі вихідну інформацію.
Вторинний документ - це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів.
Розробляє і затверджує типові форми первинного обліку Державний комітет статистики (Держкомстат) України.
При проектуванні раціональних документопотоків на Товаристві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.
Схема документообігу для Товариства «ВІКНОТРЕЙД» з обсягом документообігу від 25 до 100 тисяч документів представлено на рисунку 2.2.
Рисунок 2.2 – Схема документообігу ТОВ «ВІКНОТРЕЙД»
Схеми руху документів затверджує керівник служби діловодства.
Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності, особовому складу).