5Блок-схема відбору документів за

перехід від попереднього етапу роботи

початок

- вивчення описів документів у бі­бліографічному посібнику

- чи відповідає документ ■ те­матик о-типо- логічній моде­лі фонду

тематичною відповідністю моделі фонду! иимопі, значимості для читачів даної бібліотеки. Цінність докумен­ті характеризують такі ознаки, як актуальність, новизна, достовір­нії м. вміщеної в ньому інформації, доступність викладу для чита­нії І'ОЩО.

Блок-схема відбору документів за їхньою цінністю

ІІ'|Н"ІІД від попереднього нпПу роботи

■ аналіз документа за цінністю

інформації, що міститься в ньому

• за І

• за

І

• за типом *■

і

• за призначенням 4

• за моваю

тематикою

К»|М'Хід ни насту­пного • ищу ро- гівтн

t

кінець

t t ціні- част­ик:- ково таї^. ГІО

видом

та к— так-

так— ні—

так так —

ні -

за іншими ознаками (хронологічною, полі­графічним оформлен­ням) —

І і

" "кінець

4

перехід до наступного етапу первинного відбору

і І

актуальна j нова

-достовірна

доступна за викладом

політично, науково, "художньо значима

для певної галузі знання

для читачів бібліотеки

Після того, як виділено книги, тематика

значення яких

чи виходили

раніше його праці, як оцінила їх преса, чи є вони в єдиному фонді і яким читацьким попитом користуються. Потрібні дані про автора найчастіше можна знайти у видавничій анотації, в бібліо­графічних посібниках і картотеці рецензій.

Обов'язково з'ясовують, чи є в бібліотеці така ж або аналогіч­на книга за темою, читацьким призначенням і чи слід замовляти нове видання додатково до неї, або доцільно зразу ж прийняти рішення про її заміну (в разі недостатнього використання читача­ми аналогічних видань). Якщо видання стереотипне і використо­вується рідко, нове, як правило, не замовляють. Обов'язково за­мовляють наступні томи передплатних та інших багатотомних видань.

Далі визначають безпосередніх замовникв документів, тобто коло структурних підрозділів, яким бажано їх,придбати. При цьому враховують наявність або відсутність цих чи аналогічних видань не тільки у фонді даного підрозділу ЦБС, а й у фондах сусідніх бібліотек. А потім уже визначають необхідну кількість примірни­ків кожної замовленої книги для єдиного фонду в цілому і для кож­ного підрозділу.

кожного документа (зміст, актуальність, дані „_{ро автора> о6ся}, У порівнянні Г^ЯЗтеда. наянтоюу'фонд?⁵

ми пе^Є=а™"Л^Д„ LTroT ^ИДа™ " ознака

передоачає аналіз його змісту, визначення його цінності

4

Кількість та якість інформації, що міститься в документі, біб-

ііотекар оіінює, спираючись на власні знання змісту галузі, бере

цільове і читацьке пр, Гува/и популярність автора, престиж видавництва аналіз твору

відповідають потребам ЦБС, комплектатор в nj кваліфікованими фахівцями та експертами з

дальшому зосереджує свою увагу саме на них. Це дає змогу заощі Загальне правило при оцінці співвідношення ш

дити час, зосередити основну увагу на індивідуальних характер» інформації — максимум інформації в мінімумі оо у.

стиках кожного видання, що планується до придбання. ' Аналізуючи відомості про автору встановлююсь,

Оскільки потрібні теми і типи документів уже визначені в темі раніїг" " ^:

тико-типологічному плані комплектування, в ході первинного вії ЦБС

бору першочергове значення приділяють уточненню доцільнос]

включення книг з нових тем, що не знайшли ще відображенії

у тематико-типологічному плані. При цьому може бути кілька вар

антів: 1) тема вузька, раніше не передбачалась у складі фонду, ал

тепер користується підвищеним попитом читачів (в цьому МОЖЕ

переконатись за даними відмовлень); 2) тема нова, має особлив

значення у зв'язку з розвитком науки, народного господарств

і культури; 3) тема необхідна і можна припустити, що до тематш

ного плану комплектування вона не була включена помилкові

В останніх двох випадках важливо з'ясувати думку читачів-ф; хівців.

Великої уваги потребує аналіз індивідуальних характерней

НІ

так

«ного документа (зміст, актуальність, дані про автора,

ваяя

67

серія, перевидання, оформлення, тираж, характер викладу тощо| у порівнянні Я ЯНЯППГІпилш — -

з

*Якщо книга має загальний інтерес для всіх підрозділів ЦБС, доцільно замовити її хоча б по одному примірнику для кожною з них. Галузеву літературу слід замовляти згідно з особливостями] профілю фонду кожного підрозділу ЦБС. Обов'язкова вимога забезпечення кожного підрозділу літературою з усіх тем і підтем, зафіксованих у його тематико-типологічному плані комплектуван­ня. Однак із ідентичних тем бажано мати не одні й ті ж (одноймен­ні) видання, а книги різних авторів навіть аналогічного читацького призначення. Це зумовляє широкий вибір назв видань і внутрішньо, системної циркуляції документів.

Існують кілька методик визначення кількості примірників зу­мовлюваних видань. В усіх випадках слід враховувати такі чинни­ки: 1) актуальність змісту видання; 2) укомплектованість фонду з цієї теми; 3) попит читачів на таку або подібну книгу; 4) струк­туру бібліотеки; 5) фінансові можливості бібліотеки: 6) час, про­тягом якого читачі мають бути обслужені книгою. Зрозуміло, чим він менший, тим більшою має бути кількість примірників даної кни­ги і навпаки.

Для визначення необхідної кількості примірників замовленої І книги можна використати формулу

де П — кількість примірників; А — число читачів; t — час, на який видається книга; Т — час активного життя книги.

Наприклад, у видавництві планується до випуску «Довідник ме­ханізатора», який представляє інтерес для 100 читачів. Книгу ми можемо видати кожному читачеві на ЗО днів. Строк активного жит­тя книги (активний попит) —2 роки (730 днів). Отже:

100-30 3000 .

⁼ 730 ⁼ ~730" ⁼

У структурні підрозділи ЦБС плани видавництв надходять з усі­ма необхідними позначками. Керівники структурних підрозділів у відповідності до тематико-типологічного плану підрозділу, запи­тами та інтересами читачів, відбирають необхідні їм видання, залу­чаючи до цієї роботи фахівців, актив читачів. Вони підтверджують, уточнюють або викреслюють позначки комплектатора. Після чого плани в установлені строки повертають до відділу комплектування та обробки для узагальнення одержаних даних.

Увесь комплекс бібліографічних і інформаційних посібників на допомогу поточному комплектуванню вивчає переважно тільки від­діл комплектування. Філіали працюють головним чином з планами видавництв. Оскільки вони надходять до бібліотеки не завжди своєчасно і в необхідній кількості примірників, деякі завідуючі сільськими бібліотеками-філіалами не мають змоги відпрацьовува­ти навіть плани видавництв. Відділ комплектування в цьому, випад­ку змушений замовляти нові видання для даного структурного під- {іояділу, використовуючи довідковий апарат, консультуючись із за- нідуючими філіалами на семінарах, нарадах, переглядах нозих над- пджень у відділі комплектування.

Одержавши опрацьовані плани видавництв від структурних під- і'піділів, комплектатор переглядає, аналізує їх у двох напрямах:

галузевому — з обліку кількості назв і примірників, замовлених и кожної галузі знань; у фінансовому — з обліку розподілу асиг- і\ваиь на комплектування документами певних галузей знання і фондів філіалів. Унаслідок цього вимальовується загальна карти­ни видань на наступний рік.

Зведене замовлення з кожного плану видавництва скріплюють Печаткою і підписом директора ЦБС і здають у бібліотечний колек- ні|) у передбачені терміни з представником бібліотеки або надси- /ішоть поштою. Відділ комплектування також оформляє і надсилає in колектора «Картку обліку попередніх замовлень бібліотеки за планами видавництв». На картці зазначають кількість замовлених назв, примірників і суму замовлення з кожного плану, а також шгальний обсяг замовлення та його вартість.

Для обліку і контролю за надходженням замовлених ви­лянь до кожного структурного підрозділу ЦБС тут ведуть «Зошит обліку замовленої літератури кожним структурним підроз­ділом ЦБС».

Плани із копіями зведених замовлень розставляють за алфавітом назв видавництв і зберігають у відділі комплектування не менше цвох років. Дублетні примірники планів використовують при орга­нізації картотеки поточного комплектування, яка завершує роботу і попереднього замовлення.

Незважаючи на таку копітку роботу, бібліотекарі відразу ж піс­ля надходження видань до відділу комплектування розпочинають перевіряти і уточнювати, наскільки правильно було здійснено пер­винний відбір. У разі його підтвердження приймається рішення про включення видань до складу фонду.

П.2.5.4. Ретроспективне комплектування

У процесі роботи з фондами в них виявляють прогалини, які виникають із різних причин. Передусім це зміни у профілі району діяльності бібліотеки, що призводить до зміни складу і потреб читачів, втрата видань, їх непридатність до користування, а також помилки при попередньому замовленні. Поповнення фонду від­сутніми профільними назвами видань або теми, що при­дбані в недостатній кількості, одержало назву ретроспективного комплектування, його мета — ліквідувати прогалини (лакуни) у фонді.

Прогалини у фонді виявляють двома основними методами: шля­хом якісного вивчення фонду та за допомогою обліку й аналізу незадоволених запитів читачів, їх пропозицій щодо придбання не­обхідних документів.

Велике значення для виявлення прогалин у фонді мають біблі» графічні посібники ретроспективного характеру. В масових біблії теках на допомогу ретроспективному комплектуванню використо вують в основному такі видання, як рекомендаційні покажчики, «Літопис книг», «Друковані видання України у ... році», зведен ретроспективні плани деяких видавництв, зведені каталоги обмін, них фондів наукових бібліотек. Для виявлення потрібної літератуї ри, що вийшла з друку минулими роками, можуть бути використані також списки, вміщені в книгах, підручниках, статтях тощо.

Слід зазначити, що не всі бібліографічні посібники бібліотечний і бібліографічних установ країни відображають, як правило, докуі менти, необхідні конкретним бібліотекам із огляду на їх місцеві умови. Тому обмежуватися цими посібниками при вивченні фонду, особливо розділів, де збираються видання відповідно до виробничо- економічного профілю району обслугованого бібліотекою, не мож­на. Слід використовувати бібліографічні посібники краєзнавчого характеру, посібники, що видаються установами своєї області. Воші дають змогу з необхідною повнотою виявити документи, яких не вистачає або зовсім відсутні у фонді бібліотеки.

Не меншого значення для виявлення прогалин у фонді і по­дальшого його доукомплектування має чіткий облік відмов чита-і чам та їхніх пропозицій. Незалежно від причин' відмови читачам,; невиконані запити обов'язково фіксують всі структурні підрозділи; ЦБС у зошитах обліку незадоволеного попиту, а потім оформля­ють на каталожних картках із повним бібліографічним записом, зазначають необхідну кількість примірників і надсилають до від­ділу комплектування та обробки.

На основі вивчення бібліографічних посібників, відмов та про­позицій читачів приймається рішення про необхідність придбання! того чи іншого документа. Бібліографічні записи документів на картках ставлять в картотеку ретроспективного комплектування і проводять роботу щодо розшуку і придбання цих видань у фонд.

Систематичне здійснення ретроспективного комплектування до­помагає бібліотекам забезпечити належну повноту фонду, придба­ти цінні видання, що мають велике значення для задоволення по­треб читачів.

Як свідчить досвід, у фондах масових бібліотек досить обмеже­ні розділи краєзнавчого змісту. Мало довідкових, статистичних, демографічних, етнографічних видань, з питань екології та місце­вого землеробства. Практично відсутні книги, присвячені історії краю. Частина таких видань знаходиться у спецсховищах, части­на — у фондах обласних бібліотек. Негативно позначилися на яко­сті цього розділу фонду помилки, допущені у поточному комплек­туванні краєзнавчими документами за минулі роки.

З метою доукомплектування фонду кращими краєзнавчими до­кументами працівники відділу комплектування переглядають біб­ліографічні покажчики краєзнавчого характеру, складені бібліоте­ками, прмкнижкові, пристатейні матеріали, вивчають краєзнавчі каталоги і фонди бібліотек регіону і в першу чергу депозитарні та нГіміїшо-резервні фонди обласних бібліотек. Багато краєзнавчих Мп геріалів знаходяться у місцевого населення, краєзнавців-аматоріи ні краєзнавців-фахівців. Інколи вони мають свої краєзнавчі карто- іі'кн, де цілком ймовірно зустріти запис невідомого раніше ціка- Ииго краєзнавчого видання. Краєзнавчі збірки масових бібліотек Можна поновити завдяки створенню копій відсутніх краєзнавчих видань, закупівля на аукціонах, в букіністичних магазинах, у при­ватних осіб тощо.